ETD là Estimated Time of Departure — thời gian dự kiến khởi hành; ETA là Estimated Time of Arrival — thời gian dự kiến đến. Trong vận tải biển, hai mốc này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đóng hàng, vận chuyển và nhận hàng. Chúng là dự kiến của hành trình, không thay thế giờ tàu thực tế rời cảng hoặc đến cảng.
Để dùng ETD và ETA đúng trong công việc, cần đọc cùng các hạn chốt trên booking: thời điểm tiếp nhận container, cargo cut-off, SI cut-off và VGM cut-off. Nhầm giờ tàu dự kiến chạy với hạn hoàn tất hàng hoặc chứng từ có thể làm kế hoạch không còn phù hợp dù doanh nghiệp vẫn theo dõi đúng tên tàu.
ETD ETA là gì? Phân biệt thời gian dự kiến và thực tế
ETD cho biết thời điểm phương tiện dự kiến khởi hành tại điểm được nêu. Với booking đường biển, hãy xác định ETD đang gắn với cảng xếp và chuyến tàu nào. Đây là căn cứ để phối hợp tiến độ trước khi tàu chạy, nhưng giờ có thể thay đổi theo tình hình khai thác.
ETA cho biết thời điểm dự kiến đến điểm đang theo dõi. Khi đọc lịch có nhiều chặng, cần nhìn cùng tên cảng hoặc địa điểm để biết ETA của chặng nào. Không lấy ETA ở một điểm trung gian làm giờ đến cuối hành trình, cũng không tự coi ETA cảng dỡ là thời điểm hàng được giao tới kho.
Chữ E trong ETD và ETA là Estimated, nghĩa là dự kiến. Khi sự kiện đã xảy ra, có thể xuất hiện ATD — Actual Time of Departure, thời gian khởi hành thực tế, và ATA — Actual Time of Arrival, thời gian đến thực tế. Việc đọc đúng nhãn giúp phân biệt kế hoạch đang được điều chỉnh với sự kiện đã được ghi nhận.
Vì vậy, khi báo tiến độ cho bộ phận mua hàng hoặc kho, nên ghi rõ đang dùng ETD/ETA hay ATD/ATA, tại điểm nào và theo cập nhật nào. Một ngày giờ đứng riêng, thiếu trạng thái và địa điểm, chưa đủ để các bên cùng lập kế hoạch.
Bảng các mốc thời gian cần đọc trên booking tàu biển
Booking confirmation là xác nhận đặt chỗ để doanh nghiệp đối chiếu thông tin chuyến và các yêu cầu thực hiện. Bảng dưới đây giúp đọc chức năng của từng mốc; ngày giờ áp dụng phải lấy từ xác nhận và cập nhật của lô hàng, không dùng một khoảng cách cố định trước ETD cho mọi tuyến.
Phần hướng dẫn dưới đây tập trung vào container giao qua bãi. CY (Container Yard) là bãi lưu giữ container trước hoặc sau chặng tàu; terminal trong ngữ cảnh này là khu khai thác container, nơi tổ chức tiếp nhận và xếp dỡ. Khi đọc booking, cần tìm đúng tên hoặc mã terminal/bãi tiếp nhận, không chỉ tên cảng. Với hàng lẻ giao kho gom hàng, hãy lấy hạn giao kho do bên nhận hàng xác nhận; không dùng hạn CY thay cho hạn giao kho. Có thể đối chiếu cách phân biệt bãi container và kho gom hàng trong giải thích CY và CFS của hãng vận chuyển.
| Mốc | Ý nghĩa khi đọc booking hoặc lịch tàu | Việc cần phối hợp |
|---|---|---|
| CY open | Thời điểm bãi bắt đầu tiếp nhận container theo lịch được thông báo. | Đối chiếu trước khi sắp xếp đưa container tới bãi. |
| Cargo cut-off; CY closing theo booking | Hạn tiếp nhận hàng hoặc container theo phạm vi được ghi. | Hoàn tất phần việc giao hàng vào đúng điểm tiếp nhận; kiểm tra trạng thái, không chỉ giờ xe xuất phát. |
| SI cut-off | Hạn gửi Shipping Instructions — chỉ dẫn lập chứng từ vận chuyển. | Chuẩn bị, đối chiếu và gửi thông tin chứng từ qua kênh được hướng dẫn. |
| VGM cut-off | Hạn cung cấp dữ liệu Verified Gross Mass cho container. | Xác nhận dữ liệu, kênh gửi và tình trạng tiếp nhận; đọc thêm ghi chú terminal xem có yêu cầu VGM trước gate-in hay không. |
| ETD | Thời gian dự kiến khởi hành tại điểm được nêu. | Theo dõi cập nhật chuyến, không coi đây là hạn cuối cho mọi thủ tục trước tàu chạy. |
| ETA | Thời gian dự kiến đến tại điểm được nêu. | Chuẩn bị kế hoạch đầu đến và kiểm tra lại khi lịch thay đổi. |
| ATD / ATA | Thời gian khởi hành / đến thực tế đã được ghi nhận. | Phân biệt với dự kiến để cập nhật tiến độ cho các bên liên quan. |
Bảng phân loại theo chức năng, không mô tả thứ tự SI, VGM và cargo cut-off của một chuyến cụ thể. Các hạn này có thể khác nhau; phải đọc từng trường trên booking thay vì suy từ thứ tự trình bày trong bảng.
Cut-off time, closing time, SI và VGM cần phân biệt thế nào?
Cut-off time là hạn chốt cho một công việc xác định. Khi nhận thông báo, cần nói rõ đang đề cập hạn chứng từ, hạn dữ liệu khối lượng hay hạn tiếp nhận container. Chỉ gọi chung là “giờ cut-off” dễ khiến các bộ phận hiểu khác nhau về việc cần hoàn tất.
Cargo cut-off và closing time
Cargo cut-off liên quan hạn tiếp nhận hàng theo điều kiện của chuyến. Với container, thông tin CY closing thường gắn với hạn container được tiếp nhận vào bãi. Cần đối chiếu cả địa điểm hoặc terminal, vì đưa xe tới khu vực cảng chưa tự chứng minh container đã được tiếp nhận đúng chỗ và đúng trạng thái.
Một số terminal yêu cầu VGM trước gate-in, tức trước khi container được tiếp nhận qua cổng bãi. Trong hướng dẫn hãng được đối chiếu, điều kiện này xuất hiện ở ghi chú dưới địa chỉ terminal trên booking confirmation. Nếu booking của mình áp dụng điều kiện đó, phải bố trí có và gửi VGM trước khi giao container, rồi kiểm tra phản hồi tiếp nhận. Không áp yêu cầu này cho mọi terminal.
Closing time có thể được dùng như cách gọi hạn chốt trong trao đổi. Khi booking ghi rõ CY closing hoặc shipping instruction closing, hãy giữ cả tên trường đó trong kế hoạch. Không tự coi mọi chữ “closing” đều chỉ giờ hạ container, và không suy rằng tàu chưa chạy thì vẫn còn thời gian thực hiện mọi phần việc.
SI cut-off: chốt chỉ dẫn chứng từ
SI là Shipping Instructions, tức chỉ dẫn cung cấp dữ liệu để bên vận chuyển lập vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển tương ứng. SI cut-off là hạn gửi những dữ liệu này; container đã vào bãi không có nghĩa SI đã hoàn tất.
Ví dụ, ở bước kiểm tra SI trên hệ thống hãng vận chuyển, người gửi cần rà thông tin người gửi/người nhận, loại chứng từ, bên nhận chứng từ, bên thanh toán và dữ liệu hàng: số container, số và loại kiện, trọng lượng, mô tả hàng. Các trường bổ sung phụ thuộc yêu cầu nước xuất/nhập. Hãy so từng nhóm với hồ sơ lô hàng và xử lý ô còn thiếu trước khi gửi; đây là hướng dẫn kiểm tra SI của hãng vận chuyển, không phải danh sách cố định cho mọi hãng.
Sau khi gửi SI theo luồng này, hãng vận chuyển gửi một bản SI qua email. Bản vận đơn nháp có thể được trả khi các bước kiểm tra thành công hoặc còn phải chờ xác thực thêm. Vì vậy, nên lưu bản đã gửi và phản hồi tương ứng, phân biệt “đã gửi SI” với “đã có vận đơn nháp”; nếu nhận yêu cầu sửa, đối chiếu trường được yêu cầu và gửi lại theo hướng dẫn của bên tiếp nhận.
VGM là gì và VGM cut-off khác SI ra sao?
VGM là Verified Gross Mass — khối lượng toàn bộ container đã đóng hàng được xác nhận. Khối lượng này gồm hàng, vật liệu đóng/chèn/gia cố tương ứng và khối lượng vỏ container. Còn gross cargo weight là trọng lượng cả bì của hàng, gồm hàng và bao bì; con số này trên chứng từ không tự trở thành VGM vì chưa bao gồm vỏ container.
Shipper trong hướng dẫn VGM là người hoặc pháp nhân được ghi là shipper trên vận đơn, sea waybill hoặc chứng từ vận tải đa phương thức tương đương và/hoặc bên mà hợp đồng vận chuyển được ký kết với hãng tàu dưới tên hoặc thay mặt họ. Vì vậy, hãy xác định shipper từ chứng từ và quan hệ hợp đồng; không chỉ dựa vào việc ai nhập hoặc gửi số liệu.
Theo hướng dẫn VGM của IMO, shipper chịu trách nhiệm cung cấp VGM đủ sớm cho đại diện tàu và terminal sử dụng khi lập sơ đồ xếp tàu. Với container và tàu thuộc phạm vi SOLAS (Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển) áp dụng, thiếu VGM đáp ứng yêu cầu thì chưa đủ điều kiện xếp tàu; có VGM cũng không tự bảo đảm được xếp. Phân công người chuẩn bị hoặc gửi dữ liệu không tự chuyển trách nhiệm của shipper. Bài này không thay thế quy trình xác định và khai báo khối lượng của lô hàng.
Ví dụ theo FAQ của một hãng vận chuyển, dữ liệu VGM gồm số lô/container, khối lượng và đơn vị đo, bên chịu trách nhiệm cùng xác nhận của người được ủy quyền. Hãng cho gửi VGM cùng SI qua portal (cổng khai báo trực tuyến) hoặc EDI (Electronic Data Interchange — trao đổi dữ liệu điện tử), nhưng phải đáp ứng cả hạn VGM và hạn chứng từ. Hướng dẫn này có phạm vi theo hãng/kênh hỗ trợ; gửi SI chưa tự chứng minh đã hoàn tất VGM.
Cách tra và đối chiếu lịch tàu cho đúng lô hàng
Bắt đầu từ booking confirmation và cập nhật của đúng lô hàng. Ví dụ dưới đây là đường dẫn trên một hệ thống hãng cụ thể, tên menu ở hãng khác có thể khác. Trên hệ thống được dùng làm ví dụ, có thể nhập shipment number ở trang hub, mở View Details → Documents → Export related documents rồi tải Booking Confirmation dạng PDF. Đây là đường lấy xác nhận booking do hãng vận chuyển hướng dẫn; nếu dùng hãng hoặc đầu mối khác, yêu cầu bản xác nhận từ bên đang quản lý booking.
Để tra hạn trên hãng vận chuyển, mở Schedules, nhập điểm đi/đến và tìm chuyến. Kết quả tra cut-off có các hạn gate-in, SI và VGM. Đối chiếu kết quả với tàu/chuyến, terminal và bản booking của mình; ghi riêng từng ngày giờ và múi giờ. Nếu lịch công khai khác xác nhận hoặc thiếu một hạn, hỏi đầu mối booking xác nhận trước khi chốt điều xe hoặc chứng từ.
Những thông tin nên đọc cùng ngày giờ gồm:
- Tên tàu và số chuyến: để tránh dùng lịch của chuyến khác cùng tuyến.
- Cảng và terminal: để xác định ETD, ETA và hạn tiếp nhận gắn với điểm nào.
- Chặng vận chuyển: để phân biệt điểm xếp, trung chuyển và điểm đến đang theo dõi.
- Múi giờ hoặc cách hiển thị giờ: hỏi rõ nếu thông báo chưa nêu, tránh tự hiểu mọi mốc theo giờ của người đọc.
- Thời điểm cập nhật: để biết đang dùng lịch hiện tại hay một bản được lưu trước đó.
Với nhu cầu tra lịch tàu Hải Phòng, không nên chỉ chọn tên thành phố hoặc một bảng lịch tổng hợp rồi chốt điều xe. Hãy xác nhận đúng terminal, chuyến và hướng dẫn tiếp nhận container được ghi cho booking. Bài viết không cung cấp lịch chạy trực tiếp hoặc giờ cut-off cố định của khu vực này.
Xem thêm: Booking tàu biển và các thông tin cần xác nhận khi đặt chỗ.
ETD hoặc ETA thay đổi: cần xử lý những việc gì?
Khi có cập nhật lịch, việc đầu tiên là xác định trường nào thay đổi: thời gian khởi hành, thời gian đến, tàu/chuyến hay cảng/terminal. Sau đó kiểm tra phần việc bị ảnh hưởng. Không nên chuyển một thông báo “tàu đổi lịch” cho mọi bộ phận mà chưa làm rõ cần điều chỉnh dữ liệu và kế hoạch nào.
ETD lùi không tự đồng nghĩa mọi cut-off cũng lùi. Hãy hỏi lại từng hạn SI, VGM và cargo cut-off, đồng thời xác nhận phần việc đã làm còn được chấp nhận hay phải cập nhật. Ngược lại, khi kế hoạch thay đổi theo hướng cần chuẩn bị sớm hơn, đối chiếu ngay với tiến độ đóng hàng, chứng từ và vận tải nội địa để biết có đáp ứng được không.
Với ETA ở đầu đến, cập nhật kế hoạch chuẩn bị chứng từ và phối hợp giao nhận theo thông tin mới. Không hẹn chắc thời điểm hàng về kho chỉ từ ETA cảng: còn phải xác định trạng thái hàng và các điều kiện nhận hàng thực tế. Nếu lịch có chặng trung chuyển, kiểm tra ETA đang thay đổi ở chặng nào trước khi báo tiến độ cuối hành trình.
Nếu một phần việc không kịp hạn hiện tại, cần liên hệ đầu mối booking để hỏi phương án được chấp nhận và lưu phản hồi. Không tự coi việc gửi yêu cầu gia hạn là đã được đồng ý, cũng không tự sửa bảng nội bộ rồi sử dụng như xác nhận của bên vận chuyển.
Checklist chốt lịch với người phụ trách booking
Một bảng theo dõi hữu ích cần thể hiện cả mốc, trạng thái và đầu mối xử lý. Trước khi chuyển kế hoạch cho kho, chứng từ hoặc vận tải nội địa, có thể rà lại các câu hỏi sau:
- Booking, tàu/chuyến và điểm tiếp nhận đang dùng có khớp bản xác nhận mới nhất không?
- Từng mốc SI, VGM và cargo cut-off đã được ghi riêng ngày giờ và cách hiểu chưa?
- Người chuẩn bị, người gửi và người kiểm tra phản hồi của từng phần việc đã rõ chưa?
- Thông tin đang ghi “dự kiến” hay đã có trạng thái thực tế? Căn cứ cập nhật được lưu ở đâu?
- Nếu có thay đổi lịch, bộ phận nào cần điều chỉnh và việc nào còn chờ bên tiếp nhận xác nhận?
Các câu hỏi này là cách tổ chức việc phối hợp, không phải một bộ thời hạn chung cho mọi hãng tàu. Mục tiêu là để các bên cùng làm theo một phiên bản đã xác nhận, thay vì mỗi người giữ một ngày giờ khác nhau.
Xem thêm: Booking request là gì và cần làm rõ thông tin nào khi yêu cầu đặt chỗ.
Kết luận: dùng đúng dự kiến, deadline và trạng thái thực tế
ETD và ETA cho biết hành trình dự kiến; cut-off cho biết thời điểm cần hoàn tất công việc cụ thể; ATD và ATA giúp theo dõi sự kiện thực tế. Khi đọc booking, hãy giữ rõ ba nhóm này cùng tàu/chuyến, điểm giao nhận và thông tin cập nhật để lập kế hoạch phù hợp.
Nếu cần phối hợp booking và tiến độ lô hàng, quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu dịch vụ vận tải đường biển của Air & Sea Global. Hãy chuẩn bị tuyến, loại hàng, số lượng và các mốc đang được thông báo để trao đổi phạm vi hỗ trợ.
Liên hệ
CÔNG TY TNHH AIR & SEA GLOBAL
- Văn phòng giao dịch: Tầng 14, Tòa Việt Á, 09 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
- Địa chỉ trụ sở: Số 6 D2 Khu nhà ở Cầu Diễn, Phường Phú Diễn, TP Hà Nội, Việt Nam
- Mã số thuế: 0103030711
- Hotline / Zalo tư vấn 24/7: 083 619 9669
- Email: marketing@asglobal.vn
- Website: https://airandseaglobal.vn/
