Ủy thác nhập khẩu là việc một bên thuê thương nhân thực hiện việc mua và nhập hàng từ nước ngoài theo hợp đồng ủy thác. Bên nhận ủy thác giao dịch bằng danh nghĩa của mình trong phạm vi đã thỏa thuận, thực hiện nghĩa vụ tương ứng và nhận thù lao. Khi cân nhắc hình thức này, hãy chốt ba việc trước khi chuyển tiền: ai đứng tên giao dịch và tờ khai, tiền thuế và phí được thanh toán thế nào, và khi giao trả hàng bạn nhận được những chứng từ gì.
Ủy thác nhập khẩu là gì? Hai bên làm những việc nào?
Theo Điều 155–157 Luật Thương mại, bên nhận ủy thác mua bán bằng danh nghĩa của mình và phải là thương nhân kinh doanh mặt hàng phù hợp. Bên ủy thác đưa ra yêu cầu về hàng, cung cấp thông tin, tài liệu và tiền hoặc tài sản theo thỏa thuận, đồng thời trả thù lao và chi phí hợp lý theo hợp đồng. Bên nhận thực hiện việc mua bán, làm theo chỉ dẫn phù hợp và giao tiền, hàng theo thỏa thuận. Quyền và nghĩa vụ của hai bên được quy định tại Điều 162–165.
| Việc cần chốt | Bên ủy thác | Bên nhận ủy thác |
|---|---|---|
| Chọn hàng và nhà cung cấp | Duyệt mã hàng, quy cách, số lượng, giá và tiêu chí nghiệm thu | Rà hồ sơ theo phạm vi nhận làm, thực hiện giao dịch theo nội dung đã chốt |
| Giao dịch và thanh toán | Cung cấp hồ sơ, cấp tiền theo tiến độ và phê duyệt thay đổi | Đứng tên giao dịch ủy thác, thống nhất phương thức và chứng từ thanh toán với nhà cung cấp |
| Thủ tục nhập khẩu | Cung cấp thông tin kỹ thuật, phối hợp đáp ứng điều kiện thuộc trách nhiệm của mình | Tổ chức khai báo, thực hiện nghĩa vụ thuế và phối hợp kiểm tra nếu có |
| Giao trả và đối soát | Kiểm hàng, đối chiếu khoản ứng và chứng từ | Bàn giao hàng, hóa đơn và hồ sơ theo hợp đồng, giải trình khoản chi phát sinh |
Bảng dùng để phân công công việc trước khi ký. Hợp đồng cần chỉ rõ người phụ trách từng đầu việc và thời điểm giao chứng từ.
Khác gì với tự nhập và thuê đại lý hải quan?
Trước khi chọn gói dịch vụ, hãy tách hai vai trò trên tờ khai: người nhập khẩu và người khai hải quan. Một đại lý có thể khai theo phạm vi được giao trong khi doanh nghiệp vẫn là người nhập khẩu.
| Tiêu chí | Tự nhập, tự khai | Tự nhập, thuê đại lý hải quan | Nhập khẩu ủy thác |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng ngoại thương | Doanh nghiệp ký | Doanh nghiệp ký | Bên nhận giao dịch bằng danh nghĩa của mình theo phạm vi ủy thác |
| Người nhập khẩu trên tờ khai | Doanh nghiệp nhập khẩu | Doanh nghiệp nhập khẩu | Bên nhận ủy thác, đối chiếu thông tin bên ủy thác theo hồ sơ |
| Người thực hiện khai báo | Doanh nghiệp tự khai | Đại lý thực hiện trong phạm vi được giao | Bên nhận tổ chức khai báo hoặc phối hợp với đại lý đủ điều kiện |
| Hồ sơ cần nhận và lưu | Doanh nghiệp tự tập hợp hồ sơ lô hàng | Hồ sơ lô hàng và kết quả khai báo do đại lý bàn giao | Hồ sơ bàn giao, chứng từ giao trả, hóa đơn dịch vụ và đối soát chi phí theo lô |
Bảng áp dụng cho các phương án nhập khẩu thương mại thông thường. Khi nhận báo giá vận chuyển riêng, hỏi rõ ai đứng tên nhập khẩu và dịch vụ có bao gồm khâu khai báo hay không. Xem thêm quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu để hình dung các bước sau khi chuẩn bị hồ sơ.
Khi nào nên ủy thác nhập khẩu?
Ủy thác đáng cân nhắc khi doanh nghiệp cần một thương nhân phù hợp đứng tên và phối hợp cả giao dịch với nhà cung cấp, chứng từ, thủ tục nhập khẩu và giao trả hàng. Nếu doanh nghiệp đã chủ động hợp đồng, thanh toán, hồ sơ mặt hàng và chỉ thiếu người khai báo hoặc sắp xếp vận chuyển, hãy so chi phí thuê riêng từng khâu với phí ủy thác toàn bộ.
Kiểm tra điều kiện mặt hàng trước khi ký
Khoản 2 Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương yêu cầu bên ủy thác hoặc bên nhận đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép trước khi ký đối với hàng nhập khẩu theo điều kiện hoặc giấy phép, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Hãy gửi tên kỹ thuật, thành phần hoặc vật liệu, công dụng, model, tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng và tài liệu sản phẩm để kiểm tra. Nếu mặt hàng có quy định riêng, xác nhận bên nào đủ điều kiện, giấy tờ đứng tên ai và có cần kiểm tra chuyên ngành hay không trước khi đặt cọc. Hàng cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu cần được loại khỏi phương án nhập khẩu thương mại thông thường.
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu cần có những điều khoản nào?
Điều 159 Luật Thương mại yêu cầu hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa được lập thành văn bản hoặc hình thức có giá trị pháp lý tương đương. Khi soạn hợp đồng, nên chốt các nhóm điều khoản dưới đây theo đúng phạm vi của lô hàng.
Ai ký với nhà cung cấp, thanh toán và đứng tên hồ sơ?
Ghi rõ pháp nhân, thông tin nhà cung cấp, mã hàng, số lượng, giá, điều kiện giao hàng và tiêu chuẩn nghiệm thu. Xác định ai ký hợp đồng ngoại thương, ai thực hiện thanh toán, bên nào đứng tên tờ khai và ai xử lý giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành. Nếu đã có đơn hàng hoặc tiền cọc, thống nhất cách ghi nhận khoản đã thanh toán và cách sửa hồ sơ trước khi chuyển tiếp tiền.
Thù lao, khoản ứng và quyền duyệt phát sinh
Ghi cơ sở tính thù lao, đồng tiền và tỷ giá quy đổi, thời điểm thanh toán, phí đã gồm thuế hay chưa và các khoản bên nhận chi hộ. Tách tiền ứng mua hàng, tiền ứng nộp thuế và thù lao. Với chi phí ngoài báo giá như lưu kho, kiểm tra hoặc sửa chứng từ, ghi rõ ai được duyệt, bằng chứng chi phí cần có và cách hoàn hoặc thu thêm chênh lệch khi quyết toán.
Bàn giao hàng, chứng từ và xử lý sai lệch
Thống nhất địa điểm nhận, cách kiểm đếm, danh mục hồ sơ giao lại và thời hạn bàn giao từng loại. Chốt đầu mối khi nhà cung cấp giao sai hàng, chứng từ xuất xứ không phù hợp hoặc cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung. Nếu bên nhận muốn giao lại chính việc ủy thác cho bên thứ ba, Điều 160 yêu cầu sự chấp thuận bằng văn bản của bên ủy thác. Cần phân biệt việc đó với thuê đơn vị vận chuyển theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Phí ủy thác nhập khẩu tính thế nào? Ai nộp thuế?
Phí ủy thác là thù lao trả cho công việc bên nhận thực hiện. Nếu báo giá ghi «hoa hồng ủy thác», hãy hỏi đó là tên gọi của thù lao hay một khoản riêng. Hai bên có thể thỏa thuận mức cố định, tỷ lệ trên một giá trị được xác định trong hợp đồng, hoặc mức tối thiểu theo lô. Với báo giá theo tỷ lệ, cần đọc cả phần mẫu số: tỷ lệ tính trên tiền hàng hay trên một giá trị đã gồm thêm cước hoặc khoản khác.
| Khoản tiền | Cần đối chiếu khi đọc báo giá |
|---|---|
| Tiền hàng và phí thanh toán | Giá theo hợp đồng ngoại thương, tiền cọc, tỷ giá và phí ngân hàng |
| Thù lao ủy thác | Phạm vi công việc, cách tính, mức tối thiểu và thuế trên dịch vụ nếu áp dụng |
| Cước và phí logistics | Chặng lấy hàng, chặng quốc tế, phí cửa khẩu hoặc cảng và chặng giao kho, tùy tuyến |
| Thuế ở khâu nhập khẩu | Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các sắc thuế khác nếu áp dụng. Xác nhận mã HS, xuất xứ và căn cứ tính từng khoản |
| Phát sinh theo lô | Giấy phép, kiểm tra, lưu kho hoặc sửa chứng từ. Hỏi khoản nào đã tính, khoản nào cần duyệt thêm |
Khi so hai báo giá, dùng cùng mã hàng, địa điểm giao và phạm vi công việc. Đánh dấu từng khoản là đã gồm, tính riêng hoặc đang ước tính. Đặc biệt, xác nhận thuế GTGT khâu nhập khẩu và thuế trên phí dịch vụ được thể hiện ở đâu để tránh cộng trùng khi dự trù dòng tiền.
Ai có nghĩa vụ nộp thuế và ai ứng tiền?
Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu liệt kê tổ chức nhận ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu trong nhóm người nộp thuế. Nghĩa vụ theo luật và dòng tiền giữa hai bên là hai việc cần ghi riêng. Hợp đồng nên nêu bên nào chuyển tiền để nộp thuế, hạn chuyển, cách chứng minh đã nộp và cách xử lý số chênh lệch khi có kết quả chính thức. Số thuế phải xác định theo lô hàng cụ thể.
Quy trình nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc về Việt Nam
Trước khi đặt cọc: kiểm tra mặt hàng và khả năng cấp chứng từ
Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận mô tả hàng, quy cách, giá, chủ thể sẽ phát hành hóa đơn thương mại và địa điểm giao hàng. Nếu đơn vị nhận tiền, bên bán trên hợp đồng và bên xuất khẩu tại Trung Quốc khác nhau, báo cho bên nhận ủy thác để họ kiểm tra chứng từ và phương án thanh toán. Nếu tính giá với ưu đãi thuế, hỏi trước khả năng cung cấp chứng từ xuất xứ phù hợp, thay vì đưa một mức ưu đãi chưa xác định vào báo giá.
Nếu vướng ở phía nhà cung cấp, xem thêm tình huống xử lý chứng từ xuất khẩu đầu Trung Quốc. Đây là phần việc ở đầu xuất, cần xác định riêng với việc đứng tên nhập khẩu tại Việt Nam.
Trước khi hàng đi: chốt hợp đồng, thanh toán và bộ hồ sơ
Sau khi thống nhất phạm vi ủy thác, kiểm tra chéo hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và hồ sơ theo mặt hàng. Đối chiếu tên các bên, tên hàng, số kiện, số lượng và trị giá. Xác nhận chặng nào đã nằm trong giá, cửa khẩu hoặc cảng nhập, nơi bàn giao và khoản tiền cần có trước khi nộp thuế. Yêu cầu gửi bản nháp các chứng từ quan trọng để sửa sai trước khi hàng đi.
Khi hàng về: thông quan, bàn giao hóa đơn và đối soát
Bên nhận phối hợp xử lý thủ tục theo vai trò đã chốt. Khi giao trả, đối chiếu hàng thực nhận với phiếu giao nhận, số tờ khai, chứng từ nộp thuế nếu phát sinh, các hóa đơn liên quan và bảng quyết toán tiền ứng. Bộ hồ sơ theo lô có thể gồm chứng từ xuất xứ, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu áp dụng.
Ở bước giao trả hàng, cần tách chứng từ cho hàng nhập khẩu ủy thác khỏi hóa đơn cho dịch vụ ủy thác. Điểm a khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chứng từ giao trả theo tình trạng nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu. Nếu đã nộp, bên nhận sử dụng hóa đơn điện tử khi giao trả. Nếu chưa nộp, bên nhận lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa. Khi nhận hồ sơ, đối chiếu số tờ khai, tình trạng nộp thuế và chứng từ được lập cho đúng lô.
Bảng hồ sơ cần kiểm tra theo từng mốc
| Mốc | Tài liệu cần chốt | Ai chuẩn bị hoặc cung cấp? | Kiểm gì? |
|---|---|---|---|
| Trước khi đặt cọc | Báo giá nhà cung cấp, ảnh, catalogue hoặc thông số hàng | Nhà cung cấp và bên ủy thác | Tên hàng, model, vật liệu, công dụng và pháp nhân nhận tiền |
| Trước khi ký ủy thác | Hợp đồng ủy thác, giấy phép hoặc tài liệu về điều kiện nếu áp dụng | Hai bên. Bên có trách nhiệm theo quy định chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành | Danh nghĩa giao dịch, cơ sở tính phí, ai đứng tên giấy phép và mốc bàn giao |
| Trước khi hàng đi | Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và thông tin vận tải | Bên nhận ủy thác phối hợp nhà cung cấp và đơn vị vận tải | Tên các bên, mô tả, số kiện, trị giá và nơi giao. Kiểm tra bản nháp trước khi chứng từ phát hành |
| Trước khi khai | Dữ liệu tờ khai, chứng từ xuất xứ và hồ sơ chuyên ngành nếu áp dụng | Bên nhận ủy thác phối hợp người khai, bên xuất khẩu và chủ thể có trách nhiệm | Người nhập khẩu, thông tin bên ủy thác, mã hàng, trị giá, xuất xứ và tình trạng hồ sơ theo lô |
| Khi giao trả và tất toán | Phiếu giao nhận, dữ liệu tờ khai, chứng từ nộp thuế nếu có, chứng từ giao trả, hóa đơn phí dịch vụ và bảng đối soát | Bên nhận tập hợp, bên ủy thác kiểm nhận | Số tờ khai, số kiện, khoản ứng, tiền thuế đã nộp và phần chênh cần hoàn hoặc bổ sung |
Đây là bảng phối hợp giữa hai bên. Danh mục hồ sơ nộp hải quan và chứng từ giao trả cần xác định riêng theo mặt hàng, loại hình và tình trạng nộp thuế.
Kiểm tra gì trước khi ký với bên nhận ủy thác?
- Đúng pháp nhân. Đối chiếu tên, mã số thuế và tài khoản nhận tiền trên hợp đồng. Hỏi ai đứng tên giao dịch và xử lý giấy phép nếu hàng thuộc diện quản lý.
- Phạm vi và cách tính phí rõ ràng. Yêu cầu ghi việc nào nằm trong thù lao, khoản nào ứng hoặc chi hộ, cơ sở tính theo tỷ lệ và ai duyệt phát sinh.
- Có danh mục chứng từ giao trả. Chốt tài liệu sẽ nhận, định dạng, thời điểm nhận và đầu mối xử lý khi tờ khai, hóa đơn hoặc số kiện lệch.
- Có cách xử lý khi lô hàng thay đổi. Thống nhất ai báo và ai quyết định nếu nhà cung cấp đổi chứng từ, giao sai hàng hoặc chưa đủ hồ sơ để nhập.
Cần gửi thông tin gì để được tư vấn phương án và báo giá?
Gửi tên hàng, ảnh hoặc catalogue, công dụng, số lượng, kích thước, trọng lượng, trị giá và địa chỉ nhà cung cấp. Cho biết đã đặt cọc hay chưa, nhà cung cấp có thể cấp chứng từ gì, hàng cần giao về đâu tại Việt Nam và doanh nghiệp muốn bên dịch vụ xử lý những khâu nào. Air & Sea Global có thể trao đổi phương án vận chuyển và khai báo hải quan theo hồ sơ cụ thể. Nếu cần bên nhận đứng tên nhập khẩu, nêu rõ ngay khi yêu cầu báo giá để xác nhận phạm vi và điều kiện nhận lô.
Câu hỏi thường gặp
Đã đặt cọc cho nhà cung cấp Trung Quốc thì còn thuê ủy thác được không?
Cần kiểm tra trước khi chuyển thêm tiền. Gửi hợp đồng, xác nhận đặt cọc và chứng từ chuyển tiền cho bên dự kiến nhận ủy thác để đối chiếu người đã thanh toán, người đứng tên mua và cách xử lý khoản cọc. Chốt phương án chứng từ với các bên trước khi nhận lô.
Hàng mua từ Trung Quốc có đương nhiên được hưởng thuế ưu đãi không?
Không. Nếu muốn áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo ACFTA, đối chiếu Điều 4 Nghị định 118/2022/NĐ-CP về biểu thuế, xuất xứ, điều kiện vận chuyển và chứng từ chứng nhận xuất xứ phù hợp. Địa chỉ của người bán chỉ là một thông tin trong hồ sơ.
Nếu tiền ứng và bảng quyết toán lệch nhau thì kiểm tra từ đâu?
Đối chiếu từng khoản với báo giá và chứng từ cùng lô. Kiểm tra tỷ giá, số thuế đã nộp, phí ngân hàng, phí lưu kho hoặc phí sửa chứng từ. Yêu cầu giải trình phần chênh và ghi rõ khoản hoàn lại hoặc bổ sung trước khi ký xác nhận tất toán.
Kết luận
Trước khi chọn nhập khẩu ủy thác, hãy kiểm tra điều kiện của mặt hàng và chốt bằng hợp đồng ai đứng tên giao dịch, ai thực hiện thủ tục, khoản tiền nào phải ứng và chứng từ nào sẽ được giao lại. Khi đã có báo giá, so tổng chi phí đến cùng địa điểm giao và đối chiếu phần thuế, phí dịch vụ, cước cùng các khoản phát sinh. Một bảng phân công và danh mục bàn giao rõ từ đầu sẽ giúp hai bên đối soát được từng lô hàng.
Liên hệ
CÔNG TY TNHH AIR & SEA GLOBAL
- Văn phòng giao dịch: Tầng 14, Tòa Việt Á, 09 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
- Địa chỉ trụ sở: Số 6 D2 Khu nhà ở Cầu Diễn, Phường Phú Diễn, TP Hà Nội, Việt Nam
- Mã số thuế: 0103030711
- Hotline / Zalo tư vấn 24/7: 083 619 9669
- Email: marketing@asglobal.vn
- Website: https://airandseaglobal.vn/
