Khi có một lô hàng xuất khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp cần biết hàng sẽ đi chuyến nào, khi nào phải giao ra cảng và cần chuẩn bị những giấy tờ gì. Những việc đó bắt đầu từ khâu booking tàu biển. Nếu mới làm xuất nhập khẩu, bạn có thể hiểu đơn giản đây là bước đặt chỗ vận chuyển cho lô hàng, nhưng đi kèm nhiều thông tin về hàng hóa, container và thời hạn giao hàng.
Bài viết này giải thích booking tàu biển là gì, ai thực hiện, quy trình diễn ra ra sao và cách kiểm tra giấy xác nhận booking để hạn chế sai sót trước ngày tàu chạy.
Booking tàu biển là gì?
Booking tàu biển là việc gửi yêu cầu và được xác nhận chỗ vận chuyển cho một lô hàng trên tuyến đường biển dự kiến. Bên đặt chỗ cung cấp thông tin hàng hóa, cảng đi, cảng đến, thời gian dự kiến giao hàng và nhu cầu container. Hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra lịch trình và tình trạng chỗ rồi gửi xác nhận khi có thể sắp xếp vận chuyển.
Ví dụ, một doanh nghiệp có hàng cần xuất từ Hải Phòng đi Busan. Sau khi thống nhất lịch tàu, doanh nghiệp hoặc đơn vị giao nhận gửi yêu cầu đặt chỗ. Khi nhận được xác nhận booking, các bên có cơ sở sắp xếp lấy container rỗng, đóng hàng, làm chứng từ và giao container ra cảng theo đúng thời hạn.
Cần phân biệt gửi yêu cầu booking với đã được xác nhận booking. Gửi thông tin để hỏi chỗ chưa có nghĩa là lô hàng đã được nhận vận chuyển. Booking trong vận tải hàng hóa thông thường cũng không có nghĩa là doanh nghiệp thuê nguyên một con tàu; phần lớn trường hợp là đặt chỗ cho hàng nguyên container hoặc hàng lẻ trên tuyến vận chuyển phù hợp.
Booking tàu biển có vai trò gì trong xuất nhập khẩu?
Booking giúp doanh nghiệp có một phương án vận chuyển dự kiến để lên kế hoạch giao hàng. Từ thông tin chuyến tàu, bộ phận kho biết khi nào cần hoàn tất đóng gói; đội xe biết thời điểm lấy và giao container; bộ phận chứng từ biết hạn gửi thông tin làm vận đơn.
Giấy xác nhận booking còn cho biết những mốc phải theo dõi sau khi đặt chỗ, đặc biệt là hạn giao container hàng vào cảng và hạn nộp thông tin, chứng từ. Nếu bỏ lỡ một mốc, doanh nghiệp có thể phải chuyển sang chuyến khác dù trước đó đã có booking. Vì thế, booking là điểm khởi đầu để phối hợp các công việc của lô hàng, chưa phải bước cuối của quá trình xuất khẩu.
Ai là người thực hiện booking tàu biển?
Người trực tiếp gửi yêu cầu có thể là doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc công ty giao nhận vận tải (forwarder) được doanh nghiệp nhờ sắp xếp lô hàng. Trường hợp làm việc trực tiếp với hãng tàu, doanh nghiệp tự đối chiếu lịch trình, chỗ, container và các yêu cầu về chứng từ. Nếu làm qua forwarder, đơn vị này có thể hỗ trợ hỏi lịch, đặt chỗ và phối hợp những khâu liên quan theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
Ai chịu trách nhiệm thu xếp vận chuyển cần được xác định từ hợp đồng mua bán và điều kiện giao hàng của từng lô. Không nên mặc định bên bán luôn booking tàu: có đơn hàng bên bán thu xếp, nhưng cũng có đơn hàng bên mua chỉ định hoặc tự đặt chỗ. Doanh nghiệp nên thống nhất sớm người phụ trách để tránh hai bên cùng đặt hoặc không bên nào đặt.
XEM THÊM =>>: Dịch vụ vận tải đường biển và logistics trọn gói cho doanh nghiệp
Trước khi booking tàu cần chuẩn bị thông tin gì?
Thông tin càng rõ, việc hỏi lịch và kiểm tra phương án càng thuận lợi. Nếu hàng có yêu cầu đặc biệt, hãy nói ngay từ đầu để đơn vị vận chuyển kiểm tra khả năng tiếp nhận.
| Thông tin | Cần xác định |
|---|---|
| Hàng hóa | Tên hàng, tính chất hàng; lưu ý nếu là hàng nguy hiểm, hàng cần giữ lạnh hoặc hàng quá khổ. |
| Số lượng | Số kiện, khối lượng và thể tích dự kiến; với hàng nguyên container, nêu loại và số lượng container cần dùng. |
| Hành trình | Cảng đi, cảng đến; địa điểm lấy hoặc giao hàng nếu cần vận chuyển nội địa. |
| Thời gian | Ngày hàng sẵn sàng, thời điểm dự kiến đóng hàng và thời hạn cần giao cho người nhận. |
| Cách gửi hàng | Hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL). |
| Dịch vụ liên quan | Nhu cầu lấy hàng tại kho, khai báo hải quan, giao hàng ở đầu đến hoặc yêu cầu khác. |
Chẳng hạn, chỉ báo “có một lô hàng đi Busan” là chưa đủ để tư vấn lịch tàu. Biết thêm hàng đã sẵn sàng chưa, đi bao nhiêu container hoặc bao nhiêu kiện sẽ giúp chọn chuyến phù hợp hơn. Với hàng lẻ, đơn vị gom hàng thường yêu cầu thông tin kiện hàng và thời điểm giao vào kho thay cho thông tin lấy container rỗng.
Quy trình booking tàu biển diễn ra như thế nào?
Bước 1: Gửi thông tin lô hàng và hỏi lịch tàu
Bên phụ trách booking gửi các thông tin cơ bản của lô hàng cho hãng tàu hoặc forwarder. Đơn vị tiếp nhận dựa vào tuyến đi, ngày hàng sẵn sàng, loại hàng và nhu cầu container để kiểm tra những chuyến có thể đi. Với hàng đặc biệt, họ có thể yêu cầu thêm hồ sơ trước khi nhận đặt chỗ.
Bước 2: Xem lịch trình, giá cước và chọn chuyến phù hợp
Ngoài ngày tàu chạy và ngày dự kiến đến, doanh nghiệp cần hỏi rõ thời gian vận chuyển, điểm chuyển tải nếu có, các hạn chót và tổng những khoản phải trả theo báo giá. Chuyến có cước biển thấp chưa chắc phù hợp nếu lịch giao hàng quá sát hoặc các khoản chi phí liên quan cao hơn dự kiến. Có thể xem thêm bài cước vận tải đường biển: cách tính và các khoản phí để hiểu phần chi phí; bài này tập trung vào nghiệp vụ booking.
Bước 3: Gửi yêu cầu đặt chỗ
Khi chọn được phương án, bên phụ trách gửi yêu cầu booking với thông tin lô hàng và chuyến đi dự kiến. Hãng tàu hoặc đơn vị nhận đặt chỗ sẽ kiểm tra khả năng nhận hàng. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên chờ xác nhận trước khi chốt lịch lấy container và đóng hàng.
Bước 4: Nhận và kiểm tra xác nhận booking
Sau khi yêu cầu được chấp nhận, doanh nghiệp nhận giấy hoặc thông báo xác nhận booking. Hãy đối chiếu ngay cảng đi, cảng đến, số lượng và loại container, lịch tàu, điểm lấy container cũng như các hạn chót. Nếu có thông tin sai, cần báo sửa sớm trước khi bố trí xe và đóng hàng.
Bước 5: Chuẩn bị hàng, chứng từ và giao hàng đúng hạn
Với hàng nguyên container, các bên sắp xếp lấy container rỗng, đóng hàng, vận chuyển container đầy đến địa điểm được chỉ định và hoàn tất thủ tục liên quan. Thông tin làm vận đơn và khối lượng toàn bộ container đã xác nhận (VGM), nếu áp dụng, cũng phải được gửi theo thời hạn của chuyến.
Với hàng lẻ, người gửi hàng giao kiện hàng đến điểm tập kết theo hướng dẫn của đơn vị gom hàng. Sau đó vẫn cần theo dõi lịch tàu vì giờ tàu và hạn chót có thể thay đổi.
Booking note và booking confirmation là gì?
Booking confirmation là xác nhận đặt chỗ, thể hiện thông tin chuyến vận chuyển và hướng dẫn cần thiết để chuẩn bị lô hàng. Trong thực tế, nhiều người gọi giấy hoặc file xác nhận này là booking note. Tên biểu mẫu và cách trình bày có thể khác nhau giữa hãng tàu và đơn vị giao nhận; khi nhận tài liệu, điều quan trọng là xem nó đã xác nhận chỗ hay mới chỉ ghi nhận yêu cầu.
Booking cũng không phải vận đơn đường biển. Xác nhận booking được dùng để chuẩn bị và giao hàng theo lịch dự kiến. Vận đơn là chứng từ vận tải được lập ở giai đoạn sau theo quy trình của đơn vị vận chuyển. Vì vậy, có mã booking không đồng nghĩa với việc đã có vận đơn hoặc hàng chắc chắn đã lên tàu.
Cách đọc booking tàu biển: Cần kiểm tra những thông tin nào?
Không cần hiểu hết mọi ký hiệu trong một lần đọc. Trước tiên, hãy đối chiếu booking với lô hàng thực tế và kế hoạch giao hàng của mình.
Mã booking, tên tàu và số chuyến giúp các bên cùng tra cứu đúng lô hàng. Nếu chuyến có chuyển tải, cần xem lịch trình được thông báo cho toàn hành trình, không chỉ chặng đầu.
Cảng đi, cảng đến và ngày dự kiến phải khớp với yêu cầu đã thống nhất. Ngày khởi hành, ngày đến là lịch dự kiến; nên theo dõi thông báo cập nhật từ đơn vị vận chuyển để điều chỉnh kế hoạch giao nhận khi cần.
Loại và số lượng container cần đúng với hàng dự kiến đóng. Nếu là hàng lạnh hoặc loại container đặc biệt, kiểm tra thêm các yêu cầu đã khai báo. Với hàng lẻ, thay vì tìm nơi cấp container rỗng, hãy xác nhận địa điểm và hạn giao hàng vào kho gom.
Địa điểm lấy container rỗng và nơi giao container đầy đặc biệt quan trọng với hàng nguyên container. Một booking có thể ghi rõ nơi lấy container rỗng và bãi hoặc cảng hạ hàng; nhầm địa điểm sẽ làm mất thời gian vận chuyển.
Cuối cùng, đọc kỹ các hạn chót. Thường cần lưu ý hạn giao container hàng vào cảng, hạn gửi thông tin làm vận đơn (SI) và hạn khai báo VGM đối với container. Các mốc này có thể khác nhau, nên đừng hiểu “hạn tàu chạy” là thời điểm cuối cùng để đưa hàng ra cảng. Nếu biểu mẫu có ghi chú hoặc yêu cầu riêng, cần đọc cùng với các thông báo cập nhật sau khi nhận booking.
Những lưu ý để tránh sai sót khi booking tàu
Sai sót thường bắt đầu từ việc chọn chuyến khi ngày hàng sẵn sàng còn chưa chắc chắn. Nếu hàng cần thêm thời gian sản xuất, kiểm định hoặc đóng gói, nên báo rõ thời gian dự kiến và trao đổi phương án dự phòng. Đặt chỗ quá sát ngày giao hàng dễ khiến các khâu lấy container, làm hải quan và đưa hàng ra cảng bị dồn vào phút cuối.
Trước khi xác nhận, hãy kiểm tra lại tên và tính chất hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến và loại container. Thông tin cung cấp lúc hỏi giá cũng cần nhất quán với lô hàng thực tế. Nếu có thay đổi, báo sớm để hãng tàu hoặc forwarder kiểm tra có cần sửa booking, điều chỉnh giá hay đổi chuyến không.
Sau khi nhận xác nhận, nên chuyển các hạn chót thành mốc làm việc cho kho, xe và bộ phận chứng từ, có người phụ trách theo dõi cập nhật lịch tàu. Đồng thời, đọc báo giá theo tổng chi phí dự kiến, bao gồm cước biển và những khoản dịch vụ doanh nghiệp thực sự sử dụng, thay vì chỉ so một con số cước trên báo giá.
Câu hỏi thường gặp về booking tàu biển
Booking tàu biển có mất phí không?
Không có một mức “phí booking” chung cho mọi lô hàng. Chi phí và điều kiện áp dụng phụ thuộc báo giá, hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận, tuyến đi và loại dịch vụ. Nên hỏi rõ khoản nào đã gồm trong báo giá, khoản nào có thể phát sinh khi sửa, hủy hoặc giao hàng trễ.
Có booking rồi thì hàng đã chắc chắn lên tàu chưa?
Chưa. Hàng vẫn phải được chuẩn bị, giao đúng địa điểm, đúng hạn và đáp ứng các yêu cầu về chứng từ, trọng lượng, thủ tục liên quan. Lịch trình cũng có thể thay đổi trong quá trình vận hành, nên cần theo dõi đến khi xác nhận được tình trạng xếp hàng thực tế.
Có thể đổi hoặc hủy booking không?
Có thể gửi yêu cầu đổi hoặc hủy, nhưng việc chấp nhận, thời hạn xử lý và chi phí nếu có phụ thuộc điều kiện của hãng tàu hoặc đơn vị nhận booking. Nếu kế hoạch hàng thay đổi, nên báo ngay để được hướng dẫn phương án phù hợp.
Hàng lẻ có cần booking không?
Có. Hàng lẻ cũng cần được sắp xếp chỗ vận chuyển. Khác với hàng nguyên container, người gửi thường giao hàng vào kho gom theo thời hạn và hướng dẫn của đơn vị nhận hàng lẻ, thay vì tự lấy container rỗng về đóng.
Booking và vận đơn khác nhau thế nào?
Booking là xác nhận về việc sắp xếp vận chuyển theo lịch dự kiến, phục vụ khâu chuẩn bị giao hàng. Vận đơn là chứng từ của quá trình vận chuyển, được xử lý và phát hành theo quy trình sau đó. Hai tài liệu xuất hiện ở những thời điểm và phục vụ những việc khác nhau.
Kết luận
Hiểu đơn giản, booking tàu biển là bước đặt chỗ để lô hàng có phương án đi biển cụ thể. Sau khi có xác nhận, việc quan trọng nhất là kiểm tra đúng thông tin lô hàng, địa điểm giao hàng và các hạn chót. Làm tốt từ bước này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi phối hợp kho, xe, chứng từ và hải quan.
Nếu cần tìm hiểu phương án vận chuyển hàng nguyên container hoặc hàng lẻ, bạn có thể xem dịch vụ vận tải đường biển của ASG. Khi cần hỏi lịch tàu, hãy chuẩn bị loại hàng, cảng đi, cảng đến và ngày hàng sẵn sàng để ASG tư vấn theo lô hàng thực tế.
