Trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, tình trạng bị hải quan giữ hàng là rủi ro phát sinh mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Việc này không chỉ làm gián đoạn chuỗi cung ứng mà còn gây áp lực lớn về các khoản phí lưu kho, lưu bãi. Để xử lý kịp thời, người làm xuất nhập khẩu cần hiểu rõ bản chất vấn đề, nắm bắt nguyên nhân cốt lõi và có phương án làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy trình xử lý thực tế dựa trên kinh nghiệm nghiệp vụ logistics và khai báo hải quan.
Hàng bị hải quan giữ là gì?
Hàng bị hải quan giữ là tình trạng lô hàng chưa được cơ quan hải quan cho phép thông quan do đang trong quá trình kiểm tra, xác minh hoặc chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Việc giữ hàng có thể diễn ra ở nhiều giai đoạn của quá trình làm thủ tục hải quan, chẳng hạn sau khi doanh nghiệp truyền tờ khai hải quan điện tử, trong quá trình kiểm tra hồ sơ hoặc khi hàng đã được đưa đến cảng, sân bay, cửa khẩu nhưng chưa đủ điều kiện để giải phóng.
Cần phân biệt giữa hàng bị hải quan giữ và hàng bị tịch thu. Trong đa số trường hợp, việc giữ hàng chỉ mang tính tạm thời nhằm phục vụ công tác kiểm tra hoặc yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ. Chỉ khi phát hiện hành vi vi phạm và có quyết định xử lý theo quy định thì hàng hóa mới có thể bị xử phạt hoặc áp dụng các biện pháp khác theo pháp luật.
Ngoài ra, thời gian giữ hàng không cố định cho mọi trường hợp mà phụ thuộc vào nguyên nhân phát sinh, mức độ cần xác minh và khả năng phối hợp của doanh nghiệp trong việc cung cấp chứng từ.
Cán bộ hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi container
Những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị hải quan giữ
Thực tế nghiệp vụ cho thấy, tình trạng bị hải quan giữ hàng xuất phát từ nhiều nhóm nguyên nhân khác nhau. Vấn đề có thể đến từ sự thiếu sót trong bộ chứng từ, vướng mắc về chính sách mặt hàng hoặc lô hàng rơi vào diện phân tích rủi ro của cơ quan hải quan. Dưới đây là phân tích chi tiết về các lý do khiến quy trình thông quan bị gián đoạn.
Hồ sơ hải quan chưa đầy đủ hoặc có sai sót
Đây là nguyên nhân thường gặp nhất khiến hàng bị giữ ở hải quan. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đòi hỏi sự thống nhất cao về mặt số liệu và thông tin. Các lỗi cơ bản doanh nghiệp hay mắc phải bao gồm:
- Thiếu Commercial Invoice, Packing List hoặc vận đơn (B/L, AWB).
- Thông tin bất nhất giữa các chứng từ (sai số lượng kiện, trọng lượng, sai mô tả hàng hóa).
- Thiếu chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ khi khai báo hưởng ưu đãi thuế.
Chỉ một sai lệch nhỏ trên hệ thống khai báo, cán bộ tiếp nhận sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ hoặc giải trình chi tiết trước khi tiếp tục xử lý tờ khai.
Khai báo sai hoặc chưa chính xác mã HS
Mã HS quyết định trực tiếp đến mức thuế suất và chính sách quản lý áp dụng cho lô hàng. Khi doanh nghiệp áp sai mã HS, chi cục hải quan sẽ dừng thông quan để kiểm tra lại.
Cán bộ hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình tài liệu kỹ thuật, đề nghị sửa tờ khai hoặc chuyển luồng để kiểm tra thực tế. Đối với các mặt hàng máy móc, thiết bị kỹ thuật, việc xác định mã HS cần dựa trên cấu tạo, nguyên lý hoạt động và tài liệu kỹ thuật thay vì chỉ nhìn vào tên thương mại.
Thiếu giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành
Nhiều mặt hàng đặc thù yêu cầu phải có chứng từ quản lý chuyên ngành trước khi được phép nhập khẩu vào thị trường. Các mặt hàng đặc thù thường thấy là:
- Thực phẩm bảo vệ sức khỏe, trang thiết bị y tế và hóa mỹ phẩm
- Hóa chất công nghiệp, hàng hóa có rủi ro về an toàn.
- Sản phẩm cần kiểm dịch động thực vật.
Nếu doanh nghiệp chưa hoàn tất công bố sản phẩm, thiếu giấy phép nhập khẩu hoặc chưa có kết quả kiểm tra chất lượng, lô hàng sẽ không được giải phóng.
Hàng hóa rơi vào diện kiểm tra thực tế
Hệ thống phân luồng hải quan hoạt động dựa trên nguyên tắc quản lý rủi ro. Việc lô hàng bị chuyển luồng đỏ (yêu cầu kiểm hóa) không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang vi phạm pháp luật.
Cơ quan hải quan có thể chỉ định kiểm tra xác suất một phần hoặc toàn bộ lô hàng theo kế hoạch. Quá trình này nhằm đối chiếu tính trung thực giữa hồ sơ khai báo và tình trạng hàng hóa thực tế tại cảng.
Lô hàng đóng kiện bị ùn ứ chờ xử lý thủ tục thông quan
Hàng hóa rơi vào diện tham vấn giá
Khi mức giá khai báo trên tờ khai thấp bất thường so với cơ sở dữ liệu rủi ro của cơ quan hải quan, lô hàng sẽ bị chuyển sang diện tham vấn giá.
Để chứng minh mức giá giao dịch là đúng thực tế, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị các chứng từ như hợp đồng ngoại thương, điện chuyển tiền (T/T), và báo giá từ nhà cung cấp. Thời gian giải quyết sự việc phụ thuộc lớn vào sự hợp lý của bộ hồ sơ chứng minh.
Nghi ngờ vi phạm về nhãn mác, xuất xứ hoặc sở hữu trí tuệ
Hàng hóa xuất nhập khẩu chịu sự giám sát chặt chẽ về tem nhãn và xuất xứ. Các dấu hiệu vi phạm phổ biến bao gồm tem nhãn thiếu thông tin theo quy định, sai lệch xuất xứ thực tế so với C/O, hoặc có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Trong tình huống này, doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan chức năng để xác minh. Quá trình xử lý thường mất nhiều thời gian và có thể đi kèm các quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
Rơi vào đợt thanh tra chuyên ngành hoặc nghi ngờ vi phạm
Cơ quan hải quan thường triển khai các đợt kiểm tra chuyên đề nhằm phòng chống buôn lậu và gian lận thương mại. Các lô hàng có nghi vấn khai sai tên hàng, sai số lượng hoặc nghi ngờ chuyển tải bất hợp pháp sẽ bị giữ lại để điều tra.
Nếu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của lô hàng, quy trình thông quan vẫn sẽ được tiếp tục sau khi hoàn tất các bước kiểm tra chuyên ngành.
Dấu hiệu nhận biết hàng đang bị hải quan giữ
Doanh nghiệp có thể nhận biết tình trạng hàng bị giữ ở hải quan thông qua các tín hiệu từ hệ thống khai báo và thông báo thực tế:
- Trên phần mềm khai báo hải quan (như ECUS/VNACCS): Tờ khai bị giữ lại ở luồng vàng hoặc luồng đỏ. Trạng thái tờ khai không chuyển sang “Thông quan” mà xuất hiện các phản hồi yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình.
- Trong quá trình kiểm hóa tại bãi: Cán bộ hải quan phát hiện hàng hóa thực tế khác biệt so với khai báo, yêu cầu lập biên bản và niêm phong lô hàng để chờ xử lý.
- Thông báo bằng văn bản: Doanh nghiệp nhận được văn bản từ chi cục hải quan về việc tạm giữ hàng hóa để phục vụ điều tra, xác minh các nghi ngờ gian lận thương mại.
Bị hải quan giữ hàng phải làm gì?
Khi đối mặt với tình huống bị hải quan giữ hàng, sự bình tĩnh và xử lý theo đúng quy trình nghiệp vụ là cách tốt nhất để giảm thiểu thiệt hại. Để tháo gỡ vướng mắc, doanh nghiệp nên tiến hành:
- Xác định chính xác nguyên nhân: Đầu tiên, nhân sự hiện trường hoặc người khai hải quan cần liên hệ trực tiếp với cán bộ tiếp nhận hồ sơ để nắm rõ lý do lô hàng bị dừng thông quan. Đọc kỹ các phản hồi trên hệ thống VNACCS để biết cơ quan hải quan đang yêu cầu bổ sung thông tin gì.
- Chuẩn bị hồ sơ giải trình: Dựa trên yêu cầu của cơ quan hải quan, doanh nghiệp tập hợp chứng từ liên quan. Ví dụ: nếu bị tham vấn giá, cần chuẩn bị thư điện tử giao dịch, chứng từ chuyển tiền (điện T/T), hợp đồng ngoại thương. Nếu sai lệch số lượng, cần yêu cầu shipper cung cấp công văn đính chính hoặc giải trình lý do đóng thiếu/thừa hàng.
- Làm việc với chi cục hải quan và đóng phạt (nếu có): Đại diện doanh nghiệp mang hồ sơ giải trình xuống làm việc trực tiếp tại chi cục hải quan quản lý tờ khai. Nếu lỗi thuộc về phía doanh nghiệp (khai sai mã HS, khai sai thuế suất), cần chấp nhận quyết định xử phạt vi phạm hành chính, tiến hành nộp phạt vào Kho bạc Nhà nước, sau đó sửa tờ khai và tiếp tục quy trình giải phóng hàng.
Hàng hóa xuất nhập khẩu tập kết tại khu vực kho bãi chờ thông quan
Hàng bị hải quan giữ bao lâu?
Thời gian hàng bị giữ ở hải quan không có một con số cố định chung cho mọi trường hợp. Thực tế nghiệp vụ cho thấy, tiến độ giải phóng hàng phụ thuộc vào nguyên nhân sự việc, tính chất của mặt hàng và quy định xử lý từ cơ quan chức năng. Bên cạnh đó, tốc độ phản hồi và khả năng chuẩn bị chứng từ giải trình của doanh nghiệp cũng quyết định trực tiếp đến thời gian này.
Đối với các lỗi sai sót cơ bản về hồ sơ, thời gian xử lý thường chỉ mất từ 1 đến 3 ngày làm việc. Ví dụ, nếu lô hàng bị vướng do khai lệch trọng lượng hoặc sai chính tả trên Packing List, doanh nghiệp cần chủ động làm việc với cán bộ tiếp nhận. Sau khi nộp đủ công văn giải trình và truyền sửa tờ khai hợp lệ, quy trình thông quan sẽ được tiếp tục nhanh chóng.
Trong trường hợp lô hàng phải tham vấn giá hoặc chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành, thời gian chờ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày. Các mặt hàng đặc thù như mỹ phẩm, thiết bị y tế hoặc thực phẩm cần được lấy mẫu mang đi thử nghiệm tại các trung tâm giám định. Doanh nghiệp phải đợi chứng thư đạt yêu cầu từ cơ quan quản lý chuyên ngành để bổ sung hồ sơ thì mới có thể kéo hàng về kho.
Với những sự việc có dấu hiệu vi phạm phức tạp như gian lận xuất xứ, xâm phạm sở hữu trí tuệ hoặc nhập sai tem nhãn, thời gian giữ hàng có thể lên đến vài tháng. Lúc này, chi cục hải quan cần tạm giữ lô hàng để phối hợp với các đơn vị liên quan tiến hành xác minh, điều tra. Hàng hóa sẽ bị niêm phong tại bãi hoặc đưa vào kho tang vật chờ quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
Các loại phí doanh nghiệp phải chịu khi lưu bãi chờ hải quan
Hậu quả lớn nhất khi quy trình thông quan bị gián đoạn là áp lực chi phí. Các khoản phí này tăng lên theo từng ngày lô hàng nằm tại cảng hoặc sân bay.
- Phí lưu bãi (Port Storage): Đây là khoản phí cảng thu do container nằm tại bãi của cảng vượt quá thời gian miễn phí (free time) quy định.
- Phí lưu container (Demurrage – DEM): Phí do hãng tàu thu khi container của hãng nằm tại bãi cảng quá hạn miễn phí.
- Phí cắm điện (Plug-in fee): Áp dụng riêng cho các mặt hàng lạnh (thịt, thủy sản, mỹ phẩm bảo quản lạnh). Chi phí duy trì nhiệt độ cho container lạnh mỗi ngày là rất lớn.
- Chi phí lưu ca xe: Nếu doanh nghiệp đã điều phối xe tải/xe container đến lấy hàng nhưng hàng chưa thể thông quan, nhà xe sẽ tính phí chờ đợi hoặc yêu cầu thanh toán chi phí xe chạy không (xe rỗng).
Cách hạn chế việc hàng bị hải quan giữ
Để quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro hàng bị giữ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chứng từ trước khi hàng về đến cảng.
- Rà soát tính logic của bộ chứng từ: Đảm bảo các thông tin về mô tả hàng hóa, mã HS code, đơn giá, số lượng khớp nhau hoàn toàn giữa Invoice, Packing List, B/L và C/O.
- Nắm vững chính sách mặt hàng. Đối với các sản phẩm như mỹ phẩm, thực phẩm, máy móc cũ, doanh nghiệp cần hoàn thành việc công bố sản phẩm hoặc xin giấy phép nhập khẩu trước khi cho hàng lên tàu: Việc chờ hàng cập cảng mới bắt đầu đi xin giấy phép là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến lưu kho bãi.
- Trung thực trong khai báo trị giá hải quan: Tránh việc khai thấp giá trị hàng hóa một cách bất hợp lý để né thuế, vì hệ thống quản lý rủi ro của hải quan rất dễ phát hiện và chuyển luồng kiểm tra.
Khi nào nên thuê dịch vụ xử lý hàng bị hải quan giữ?
Quá trình làm việc với chi cục hải quan đòi hỏi kinh nghiệm thực chiến. Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê dịch vụ logistics chuyên nghiệp trong các trường hợp cụ thể sau:
- Thiếu đội ngũ nhân sự hiện trường: Doanh nghiệp SME thường không có người trực tiếp làm việc tại cảng. Việc sử dụng dịch vụ giúp chủ động hơn trong khâu chạy giấy tờ, phối hợp kiểm hóa và trực tiếp giải trình với cán bộ tiếp nhận.
- Lô hàng vướng nghiệp vụ phức tạp: Khi vướng tham vấn giá hoặc kiểm tra chuyên ngành, các đơn vị am hiểu luật như Air & Sea Global sẽ hỗ trợ sắp xếp hợp đồng, chứng từ thanh toán hợp lệ. Đồng thời, đội ngũ dịch vụ giúp đẩy nhanh quy trình lấy mẫu thử nghiệm, tháo gỡ vướng mắc hồ sơ.
- Áp lực chi phí lưu bãi tăng cao: Khi hàng bị giữ ở hải quan lâu ngày, chi phí lưu bãi (Port Storage) và lưu container (DEM) sẽ tăng mạnh. Người làm dịch vụ xử lý hồ sơ nhanh gọn giúp hạn chế rủi ro chi phí, thuận lợi đổi lệnh giao hàng và điều phối xe kéo container đúng kế hoạch.
Kết luận
Việc bị hải quan giữ hàng là tình huống không doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào mong muốn, bởi nó kéo theo sự chậm trễ và các khoản chi phí phát sinh đáng kể. Để xử lý hiệu quả, doanh nghiệp cần bình tĩnh xác định rõ nguyên nhân, am hiểu quy trình giải trình và phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan. Đồng thời, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ và nắm vững chính sách mặt hàng ngay từ giai đoạn đầu chính là phương án tốt nhất để hạn chế rủi ro này. Trong trường hợp vượt quá khả năng xử lý nội bộ, việc tìm đến các đối tác logistics chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc một cách an toàn và tối ưu chi phí.
