Nếu chỉ yêu cầu “kiểm nghiệm đầy đủ”, doanh nghiệp có thể nhận báo giá chưa đúng nhu cầu hoặc thiếu phép thử cần thiết. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách lựa chọn chỉ tiêu, chuẩn bị mẫu, dự trù chi phí và đọc phiếu kết quả để chủ động hơn khi làm việc với đơn vị kiểm nghiệm.
Kiểm nghiệm mỹ phẩm giúp doanh nghiệp đánh giá điều gì?
Kiểm nghiệm mỹ phẩm là hoạt động thử nghiệm nhằm xác định những đặc tính hoặc chỉ tiêu cụ thể của mẫu sản phẩm. Tùy yêu cầu, kết quả có thể cung cấp thông tin về chất lượng vi sinh, hàm lượng chất cần kiểm soát hoặc một số đặc tính hóa lý.
Doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả để hỗ trợ kiểm soát chất lượng, đánh giá nhà cung cấp, điều tra dấu hiệu bất thường hoặc hoàn thiện dữ liệu kỹ thuật của sản phẩm.
Tuy nhiên, cần phân biệt ba phạm vi:
| Phạm vi | Câu hỏi cần giải quyết |
|---|---|
| Kiểm nghiệm chất lượng | Mẫu có đáp ứng các chỉ tiêu và mức yêu cầu đã lựa chọn không? |
| Đánh giá an toàn | Sản phẩm có phù hợp với điều kiện sử dụng, đối tượng và mức tiếp xúc dự kiến không? |
| Thử nghiệm công dụng | Có bằng chứng phù hợp cho công dụng doanh nghiệp muốn công bố không? |
Theo hướng dẫn ASEAN, đánh giá an toàn mỹ phẩm cần xem xét tổng thể thành phần, thành phẩm và điều kiện tiếp xúc. Vì vậy, một phiếu kiểm nghiệm với vài chỉ tiêu không thay thế toàn bộ đánh giá an toàn sản phẩm.
Các nhóm chỉ tiêu kiểm nghiệm mỹ phẩm thường gặp
Chỉ tiêu cảm quan và hóa lý
Nhóm này giúp mô tả và kiểm tra các đặc tính của sản phẩm, chẳng hạn trạng thái, màu sắc, mùi, tính đồng nhất hoặc những thông số hóa lý phù hợp với công thức.
Khi xây dựng yêu cầu, doanh nghiệp nên cung cấp tiêu chuẩn sản phẩm hoặc thông số kỹ thuật của nhà sản xuất. Điều này giúp phòng thử nghiệm biết cần đo thông số nào và so sánh với mức yêu cầu nào.
Các chỉ tiêu như pH hoặc độ nhớt cần được lựa chọn theo dạng sản phẩm và phương pháp phù hợp. Không nên sao chép nguyên danh mục kiểm nghiệm của một sản phẩm khác chỉ vì cùng được gọi là mỹ phẩm.
Chỉ tiêu vi sinh
Kiểm nghiệm vi sinh giúp đánh giá mức nhiễm vi sinh của mẫu. Các nội dung thường được xem xét gồm tổng số vi sinh vật và sự hiện diện của những vi sinh vật cụ thể, như Pseudomonas aeruginosa, Staphylococcus aureus hoặc Candida albicans.
Việc lựa chọn giới hạn và phép thử cần tính đến vùng sử dụng, đối tượng sử dụng và đặc tính sản phẩm. Hướng dẫn ASEAN có phân biệt nhóm mỹ phẩm dùng cho trẻ dưới ba tuổi, vùng mắt và niêm mạc với những sản phẩm khác.
Doanh nghiệp nên thống nhất rõ với phòng thử nghiệm về danh mục chỉ tiêu, phương pháp và căn cứ đánh giá. Không nên chỉ ghi chung “kiểm vi sinh” trên yêu cầu dịch vụ.
Kim loại nặng và các chất cần kiểm soát
Chì, thủy ngân, arsen và cadimi là những kim loại có thể được xem xét trong kế hoạch kiểm nghiệm mỹ phẩm. ASEAN có phương pháp phân tích dành cho bốn kim loại này trong sản phẩm mỹ phẩm.
Ngoài kim loại nặng, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra chất cụ thể khi có nghi ngờ về nguyên liệu, công thức hoặc chất lượng sản phẩm.
Với các yêu cầu như kiểm nghiệm corticoid trong mỹ phẩm, cần làm rõ danh sách chất được phân tích. Một phép thử hoặc một gói phân tích có phạm vi xác định; kết quả không thể tự động đại diện cho mọi chất thuộc một nhóm rộng.
Thử nghiệm độ ổn định, hiệu lực bảo quản và công dụng
Đây là các phạm vi cần trao đổi riêng khi doanh nghiệp phát triển hoặc đánh giá sản phẩm:
- Độ ổn định: theo dõi sự thay đổi của sản phẩm trong điều kiện và thời gian xác định.
- Hiệu lực bảo quản: đánh giá khả năng bảo vệ sản phẩm trước sự phát triển của vi sinh vật theo thiết kế thử nghiệm.
- Công dụng: xây dựng bằng chứng cho những đặc tính như khả năng chống nắng hoặc dưỡng ẩm.
Thử nghiệm hiệu lực bảo quản khác với kiểm tra mức nhiễm vi sinh của mẫu tại thời điểm thử. ISO 11930 đề cập đến đánh giá khả năng bảo vệ kháng vi sinh của mỹ phẩm; ISO 24444 quy định phương pháp xác định SPF in vivo.
Các nhóm trên là cơ sở tham khảo để lập yêu cầu, không phải một gói bắt buộc áp dụng giống nhau cho mọi mỹ phẩm.
Chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm thế nào cho từng loại mỹ phẩm?
Trước khi lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm mỹ phẩm, doanh nghiệp nên trả lời bốn câu hỏi:
- Sản phẩm có công thức và dạng bào chế như thế nào?
- Sản phẩm dùng ở đâu, cho ai và theo cách nào?
- Mục đích kiểm nghiệm là kiểm soát chất lượng, điều tra vấn đề hay chứng minh công dụng?
- Kết quả cần đáp ứng yêu cầu của thị trường, khách hàng hoặc cơ quan nào?
Có thể chuẩn bị thông tin theo bảng sau:
| Nhóm sản phẩm | Thông tin cần làm rõ trước khi chọn chỉ tiêu |
|---|---|
| Kem dưỡng, serum | Công thức, dạng sản phẩm, vùng sử dụng, tiêu chuẩn chất lượng |
| Son môi | Dạng son, màu sắc, nguyên liệu màu và mục đích kiểm tra |
| Dầu gội, sữa tắm | Thành phần, đặc tính sản phẩm, đối tượng và cách sử dụng |
| Mỹ phẩm vùng mắt hoặc cho trẻ nhỏ | Vùng tiếp xúc, độ tuổi người dùng và yêu cầu an toàn tương ứng |
| Kem chống nắng | Chỉ tiêu chất lượng cần kiểm tra và nội dung công dụng cần chứng minh |
Ví dụ, kiểm tra một mẫu kem chống nắng về vi sinh không cung cấp kết quả SPF. Nếu mục tiêu là xác minh chỉ số chống nắng, doanh nghiệp phải yêu cầu phép thử phù hợp với mục tiêu đó.
Với mỹ phẩm nhập khẩu, nên thu thập bảng thành phần, tiêu chuẩn thành phẩm và kết quả thử nghiệm hiện có từ nhà sản xuất trước. Việc rà soát tài liệu giúp xác định phần dữ liệu đã có và nội dung cần bổ sung.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi gửi mẫu?
Thông tin sản phẩm và yêu cầu kiểm nghiệm
Thông tin càng đầy đủ, việc tư vấn chỉ tiêu và báo giá càng sát nhu cầu.
| Thông tin cần chuẩn bị | Mục đích |
|---|---|
| Tên, mã và dạng sản phẩm | Nhận diện đúng mẫu |
| Nhãn và bảng thành phần | Hiểu đặc điểm, cách sử dụng |
| Mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng nếu có | Theo dõi nguồn gốc mẫu |
| Tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật | Xác định yêu cầu đánh giá |
| Danh mục chỉ tiêu hoặc vấn đề cần kiểm tra | Xác định phạm vi thử nghiệm |
| Mục đích sử dụng kết quả | Thống nhất yêu cầu với đơn vị thực hiện |
Nếu chưa biết chọn chỉ tiêu, hãy mô tả vấn đề cụ thể. Chẳng hạn, “kiểm tra sản phẩm có chứa một số corticoid nghi ngờ” sẽ giúp trao đổi rõ hơn so với “kiểm xem mỹ phẩm có an toàn không”.
Số lượng mẫu, bao gói và điều kiện vận chuyển
Không có một lượng mẫu phù hợp cho tất cả yêu cầu. Lượng cần gửi phụ thuộc số phép thử, phương pháp, dạng sản phẩm và nhu cầu lưu mẫu hoặc thử lại.
Trước khi gửi, doanh nghiệp nên xác nhận:
- Số đơn vị sản phẩm và khối lượng hoặc thể tích cần thiết.
- Yêu cầu nguyên bao bì, niêm phong hoặc dụng cụ chứa mẫu.
- Điều kiện bảo quản và vận chuyển.
- Cách ghi mã khi gửi nhiều sản phẩm, màu sắc hoặc lô.
- Hướng xử lý nếu mẫu rò rỉ, thiếu lượng hoặc không phù hợp.
Không nên tự sang chiết mẫu vào chai lọ có sẵn khi chưa nhận hướng dẫn, đặc biệt với yêu cầu kiểm nghiệm vi sinh.
Quy trình kiểm nghiệm mỹ phẩm từ gửi mẫu đến nhận kết quả
Bước 1: Xác định nhu cầu
Doanh nghiệp cung cấp thông tin sản phẩm, mục đích và dữ liệu hiện có. Đơn vị tiếp nhận làm rõ yêu cầu để xác định phạm vi công việc.
Bước 2: Thống nhất chỉ tiêu và báo giá
Hai bên xác nhận danh mục phép thử, phương pháp, căn cứ so sánh nếu cần, lượng mẫu, chi phí và tiến độ. Đây cũng là lúc kiểm tra yêu cầu về ngôn ngữ hoặc định dạng phiếu kết quả.
Bước 3: Gửi và tiếp nhận mẫu
Mẫu được kiểm tra thông tin nhận diện, tình trạng bao gói và lượng thực nhận. Những điểm chưa phù hợp cần được làm rõ trước khi thử nghiệm.
Bước 4: Thực hiện thử nghiệm
Phòng thử nghiệm tiến hành công việc theo phạm vi đã thống nhất. Nếu phát sinh nhu cầu bổ sung mẫu hoặc thay đổi phương pháp, doanh nghiệp cần được thông báo để xác nhận.
Bước 5: Nhận và kiểm tra phiếu kết quả
Doanh nghiệp đối chiếu tên mẫu, mã lô, danh mục chỉ tiêu và thông tin đơn vị yêu cầu. Sau đó, xem xét kết quả theo căn cứ đánh giá đã thống nhất, đồng thời lưu hồ sơ để phục vụ quản lý chất lượng.
Kiểm nghiệm mỹ phẩm hết bao nhiêu tiền và mất bao lâu?
Những yếu tố quyết định chi phí
Chi phí kiểm nghiệm mỹ phẩm cần được tính theo yêu cầu cụ thể. Hai mẫu cùng là kem dưỡng có thể có mức giá khác nhau nếu danh mục và phương pháp thử khác nhau.
Các yếu tố nên kiểm tra trong báo giá gồm:
| Yếu tố | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|
| Danh mục chỉ tiêu | Đã bao gồm đúng các chất hoặc thông số cần kiểm tra chưa? |
| Phương pháp | Có phù hợp với dạng mẫu và mục đích sử dụng kết quả không? |
| Số mẫu | Báo giá cho một mẫu, một lô hay nhiều biến thể? |
| Thử nghiệm chuyên biệt | Độ ổn định, hiệu lực bảo quản hoặc công dụng được tính thế nào? |
| Khoản bổ sung | Thuế, vận chuyển, dịch thuật hoặc công việc khác có được tách rõ không? |
Khi so sánh dịch vụ kiểm nghiệm mỹ phẩm, cần đặt các báo giá trên cùng phạm vi công việc. Giá thấp hơn có thể do danh mục phép thử ít hơn hoặc chưa bao gồm phần doanh nghiệp cần.
Thời gian được xác định như thế nào?
Tiến độ phụ thuộc loại phép thử, số lượng mẫu và điều kiện thực hiện. Thử nghiệm độ ổn định hoặc công dụng có thiết kế riêng, vì vậy không nên áp một thời gian chung với các phép thử thường quy.
Doanh nghiệp nên yêu cầu xác nhận bằng văn bản:
- Thời điểm bắt đầu tính tiến độ.
- Ngày dự kiến trả kết quả.
- Điều kiện để tiến hành thử nghiệm.
- Các tình huống có thể làm thay đổi lịch trả phiếu.
Đối với kế hoạch nhập hàng hoặc ra mắt sản phẩm, nên dự trù thời gian xử lý khi thiếu mẫu, cần bổ sung yêu cầu hoặc xuất hiện kết quả cần điều tra.
Kiểm nghiệm mỹ phẩm ở đâu để phù hợp với nhu cầu?
Khi tìm nơi kiểm nghiệm mỹ phẩm, doanh nghiệp cần xem xét năng lực thực hiện từng phép thử. ISO/IEC 17025 là tiêu chuẩn về năng lực, tính khách quan và hoạt động nhất quán của phòng thử nghiệm, hiệu chuẩn; khi lựa chọn đơn vị, cần kiểm tra thêm phạm vi công nhận cụ thể.
Có thể dùng các câu hỏi sau để làm việc với đơn vị cung cấp:
| Tiêu chí | Câu hỏi nên đặt |
|---|---|
| Năng lực thử nghiệm | Đơn vị có thực hiện được chỉ tiêu này trên dạng mỹ phẩm của tôi không? |
| Phạm vi công nhận | Phép thử và nền mẫu liên quan có nằm trong phạm vi công nhận không? |
| Phương pháp | Sử dụng phương pháp nào, đáp ứng mục đích kiểm tra ra sao? |
| Đơn vị thực hiện | Thử nghiệm trực tiếp hay chuyển mẫu cho đơn vị khác? |
| Phiếu kết quả | Ai phát hành và phiếu thể hiện những nội dung nào? |
| Tiến độ, chi phí | Điều kiện thực hiện, khoản phát sinh và lịch trả kết quả là gì? |
Với yêu cầu phục vụ đối tác nước ngoài, cơ quan quản lý hoặc một chương trình đánh giá riêng, nên xác nhận trước điều kiện chấp nhận kết quả của bên nhận.
Cần xem những gì trên phiếu kiểm nghiệm mỹ phẩm?
Phiếu kiểm nghiệm cần được đọc theo toàn bộ thông tin liên quan, thay vì chỉ tìm chữ “đạt” hoặc “không đạt”.
Trước tiên, kiểm tra tên mẫu, mã mẫu, số lô nếu có và thông tin đơn vị yêu cầu. Sau đó đối chiếu danh mục chỉ tiêu với nội dung đã đặt hàng.
Các điểm cần xem tiếp theo gồm:
- Phương pháp thử: xác định cách kết quả được tạo ra.
- Đơn vị đo: giúp hiểu và so sánh số liệu đúng cách.
- Kết quả: có thể là giá trị đo, nhận định định tính hoặc cách biểu thị khác.
- Giới hạn, căn cứ so sánh: cần phù hợp với sản phẩm và mục đích đánh giá.
- Ghi chú: có thể nêu điều kiện mẫu hoặc giới hạn của việc diễn giải.
Nếu phiếu ghi “không phát hiện”, doanh nghiệp cần xem cách định nghĩa và giới hạn phát hiện của phép thử. Không nên tự diễn giải thành “hoàn toàn không có chất đó” trong mọi điều kiện.
Tương tự, kết quả của một mẫu cần được sử dụng trong phạm vi phù hợp. Muốn đánh giá cho cả lô hoặc theo dõi nhiều lô, doanh nghiệp phải có kế hoạch lấy mẫu và kiểm soát chất lượng tương ứng.
Kiểm nghiệm và công bố mỹ phẩm có liên quan như thế nào?
Kiểm nghiệm cung cấp dữ liệu về mẫu và các chỉ tiêu được thử. Công bố mỹ phẩm là thủ tục hành chính với hồ sơ và kết quả riêng.
Trong thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được công khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, các tài liệu gồm Phiếu công bố, giấy ủy quyền và tài liệu về lưu hành tự do theo trường hợp áp dụng; phiếu kiểm nghiệm không được liệt kê như một thành phần hồ sơ nộp thông thường. Vì vậy, không nên mặc định “phải có phiếu kiểm nghiệm mới nộp được công bố” cho mọi trường hợp.
Việc phân biệt hồ sơ nộp công bố với tài liệu chất lượng, an toàn giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng công việc. Không có yêu cầu nộp một tài liệu trong bộ hồ sơ hành chính cũng không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Doanh nghiệp có thể xem thêm phần hướng dẫn hồ sơ công bố mỹ phẩm để tổ chức việc chuẩn bị chứng từ cùng kế hoạch kiểm soát chất lượng.
Trao đổi nhu cầu kiểm nghiệm và hồ sơ mỹ phẩm với Air & Sea Global
Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, việc kiểm tra tài liệu kỹ thuật nên được phối hợp với rà soát thành phần, nhãn và hồ sơ công bố ngay từ giai đoạn làm việc với nhà cung cấp.
Air & Sea Global cung cấp dịch vụ công bố mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, bao gồm hỗ trợ hồ sơ và các công việc liên quan đến sản phẩm nhập khẩu.
Nếu có nhu cầu kiểm nghiệm đi kèm, doanh nghiệp nên gửi tên sản phẩm, bảng thành phần, tài liệu chất lượng hiện có và mục đích thử nghiệm để trao đổi phạm vi hỗ trợ. Trước khi triển khai, cần xác nhận đơn vị trực tiếp thử nghiệm, danh mục phép thử, bên phát hành kết quả, chi phí và tiến độ.
Gửi thông tin sản phẩm để trao đổi với Air & Sea Global
Hotline: 083 619 9669
Email: marketing@asglobal.vn
Câu hỏi thường gặp khi kiểm nghiệm mỹ phẩm
Có thể kiểm nghiệm một chất nghi ngờ trong mỹ phẩm không?
Có thể đặt yêu cầu phân tích một hoặc một nhóm chất cụ thể nếu phòng thử nghiệm có năng lực phù hợp. Doanh nghiệp cần nêu tên chất hoặc nhóm chất nghi ngờ; phòng thử nghiệm sẽ xác nhận phạm vi, phương pháp và lượng mẫu cần thiết.
Các màu son hoặc mùi hương khác nhau có cần gửi mẫu riêng không?
Không nên tự coi kết quả của một biến thể đại diện cho tất cả biến thể khác. Cần xem xét khác biệt công thức, nguyên liệu và mục đích kiểm tra. Kế hoạch chọn mẫu nên được thống nhất với đơn vị chuyên môn trước khi gửi.
Mỹ phẩm nhập khẩu đã có kết quả nước ngoài có cần kiểm nghiệm lại không?
Cần đánh giá mục đích sử dụng kết quả, mẫu được thử, thời điểm thử, danh mục chỉ tiêu, phương pháp và yêu cầu của bên tiếp nhận. Doanh nghiệp nên gửi tài liệu hiện có để rà soát trước khi quyết định thử lại hoặc bổ sung.
Phiếu kiểm nghiệm mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Không nên tự áp một mốc sáu tháng, một năm hay ba năm cho mọi phiếu. Phiếu phản ánh kết quả của mẫu tại thời điểm thử nghiệm; việc có phù hợp để sử dụng tiếp hay không còn phụ thuộc yêu cầu của bên nhận, mục đích và những thay đổi liên quan đến sản phẩm.
Doanh nghiệp cần làm gì khi có chỉ tiêu không đạt?
Trước hết, cần đối chiếu thông tin mẫu, phương pháp và căn cứ đánh giá, sau đó phối hợp điều tra nguyên nhân và xác định phạm vi sản phẩm bị ảnh hưởng. Nếu cần thử lại, phải có lý do chuyên môn và kế hoạch phù hợp; kết quả ban đầu vẫn cần được lưu để theo dõi và xử lý.
