Hàng đã về cảng nhưng doanh nghiệp chưa cần đưa toàn bộ vào thị trường Việt Nam. Nhà cung cấp muốn dự trữ hàng gần khách mua để giao theo từng đợt. Hoặc một lô hàng cần lưu giữ trước khi chuyển sang nước khác. Trong những tình huống này, kho ngoại quan có thể là phương án đáng cân nhắc.
Tuy nhiên, gửi hàng vào kho ngoại quan khác với thuê một kho chứa hàng thông thường. Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hàng, thời hạn lưu giữ, thủ tục đưa hàng vào và lấy hàng ra, cùng các chi phí phát sinh trong suốt quá trình sử dụng.
1. Kho ngoại quan là gì?
Theo khoản 10 Điều 4 Luật Hải quan, kho ngoại quan lưu giữ hai nhóm hàng chính: hàng đã làm thủ tục hải quan để chờ xuất khẩu, và hàng từ nước ngoài gửi vào để chờ nhập khẩu vào Việt Nam hoặc xuất ra nước ngoài. [1]
Hiểu đơn giản, đây là nơi lưu hàng trong quá trình xuất nhập khẩu, chịu sự quản lý và giám sát của hải quan. Hàng đã được đưa vào kho không có nghĩa là được phép mang đi bán hoặc giao vào nội địa ngay.
Kho ngoại quan tiếng Anh là gì?
Kho ngoại quan thường được gọi là bonded warehouse. Khi trao đổi với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp nên nêu thêm địa điểm kho, loại hàng và mục đích lưu giữ. Cùng một thuật ngữ nhưng quy định vận hành, thuế và thủ tục có thể khác giữa các quốc gia.
Ví dụ về hàng hóa gửi kho ngoại quan
Giả sử một nhà cung cấp nước ngoài muốn dự trữ linh kiện tại Việt Nam để phục vụ nhà máy theo từng đợt. Sau khi kiểm tra điều kiện hàng hóa và hoàn tất thủ tục đưa vào kho ngoại quan, lô linh kiện được lưu giữ tại đây.
Khi nhà máy phát sinh nhu cầu, bên nhập khẩu làm thủ tục cho lượng hàng đưa vào nội địa. Phần còn lại tiếp tục được quản lý trong kho theo quy định. Đây là ví dụ giả định để hình dung cách sử dụng kho, không phải hồ sơ thực tế của một doanh nghiệp cụ thể.
2. Kho ngoại quan dùng để làm gì? Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng?
Giá trị của kho ngoại quan nằm ở khả năng bố trí hàng gần thị trường hoặc điểm giao nhận, trong khi vẫn giữ sự linh hoạt cho bước tiếp theo của lô hàng.
Với doanh nghiệp nhập khẩu, nhu cầu thường xuất hiện khi hàng về theo lô lớn nhưng kế hoạch nhận hàng chia thành nhiều đợt. Nhà cung cấp có thể muốn duy trì lượng hàng dự trữ gần khách mua, còn bên nhập khẩu cần cân đối lịch sản xuất và sức chứa của kho nội bộ.
Với hàng chờ xuất đi nước khác, kho ngoại quan có thể là điểm lưu giữ trong phương án phân phối quốc tế. Doanh nghiệp cần tính đồng thời tuyến vận chuyển, lịch giao hàng và yêu cầu thủ tục, thay vì chỉ nhìn vào khoảng cách từ kho đến cảng.
Về tài chính, thời điểm làm thủ tục nhập hàng vào nội địa có thể ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền. Nhưng lợi ích này cần được đặt cạnh tiền lưu kho, xếp dỡ, vận chuyển và các lần xử lý chứng từ. Hàng lưu càng lâu hoặc xuất kho càng nhiều đợt, tổng chi phí càng cần được theo dõi sát.
Nếu hàng đủ điều kiện nhập khẩu, có sẵn nơi nhận và cần giao ngay, doanh nghiệp nên so sánh phương án nhập trực tiếp. Thêm một công đoạn lưu kho chỉ hợp lý khi giải quyết được nhu cầu cụ thể của lô hàng.
3. Những loại hàng hóa nào được gửi vào kho ngoại quan?
Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan
Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp như hàng của chủ hàng nước ngoài chưa ký hợp đồng bán cho doanh nghiệp Việt Nam; hàng nhập từ nước ngoài chờ vào thị trường trong nước hoặc chờ xuất sang nước thứ ba. [2]
Việc tiếp nhận cần được kiểm tra theo từng mặt hàng. Tên gọi chung như “linh kiện”, “hàng tiêu dùng” hay “nguyên liệu” chưa đủ để đơn vị kho đánh giá. Chủ hàng nên cung cấp mô tả sản phẩm, mã HS dự kiến, tình trạng mới/cũ, thành phần và yêu cầu bảo quản khi có liên quan.
Hàng hóa từ Việt Nam đưa vào kho ngoại quan
Các trường hợp được quy định gồm hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục hải quan chờ xuất đi và hàng hết thời hạn tạm nhập phải tái xuất. [2] Doanh nghiệp cần xác định tình trạng pháp lý của lô hàng trước khi đặt chỗ kho và xe vận chuyển.
Hàng hóa không được gửi và hàng cần kiểm tra điều kiện riêng
Điều 85 cũng quy định những nhóm không được gửi kho, gồm hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam, hàng gây nguy hiểm cho người hoặc ô nhiễm môi trường, cùng các nhóm hàng cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu theo điều kiện, ngoại lệ của pháp luật. [2]
Với hàng có yêu cầu đặc biệt, chủ hàng nên kiểm tra đồng thời khả năng tiếp nhận của kho và chính sách quản lý mặt hàng. Chẳng hạn, thực phẩm cần xem điều kiện nhiệt độ, hạn sử dụng; hóa chất cần cung cấp thông tin an toàn; mỹ phẩm cần chuẩn bị phương án hồ sơ cho bước nhập khẩu vào nội địa. Kho chấp nhận lưu giữ không thay thế cho việc kiểm tra điều kiện nhập khẩu và lưu hành sản phẩm.
XEM THÊM =>>: Dịch vụ vận tải đường biển và logistics trọn gói cho doanh nghiệp
4. Quy định về kho ngoại quan doanh nghiệp cần biết
Ai được thuê kho ngoại quan?
Theo Điều 84 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, đối tượng thuê gồm tổ chức, cá nhân Việt Nam được phép kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức, cá nhân nước ngoài. [2]
Khi ký hợp đồng, cần làm rõ ai là chủ hàng, ai thanh toán, ai phụ trách khai báo và ai có quyền yêu cầu xuất hàng. Sự thống nhất này đặc biệt cần thiết khi nhà cung cấp nước ngoài, đơn vị kho và doanh nghiệp nhập khẩu là ba bên khác nhau.
Hàng hóa được lưu trong kho ngoại quan bao lâu?
Khoản 1 Điều 61 Luật Hải quan quy định thời gian lưu giữ tối đa 12 tháng kể từ ngày hàng được gửi vào kho. Có lý do chính đáng thì được cơ quan có thẩm quyền xem xét gia hạn một lần, tối đa thêm 12 tháng. [1]
Gia hạn không tự động phát sinh khi doanh nghiệp tiếp tục trả tiền thuê. Chủ hàng nên theo dõi hạn của từng lô và làm việc với đơn vị kho, cơ quan hải quan trước khi hết hạn. Việc thay đổi hợp đồng thương mại cũng không nên được hiểu là tự động bắt đầu lại thời gian lưu giữ.
Những dịch vụ nào được thực hiện trong kho?
Trong phạm vi pháp luật cho phép, hàng có thể được gia cố, chia gói, đóng gói bao bì, phân loại, bảo dưỡng hoặc lấy mẫu. [2] Doanh nghiệp nên trao đổi trước về công việc cụ thể, thời gian thực hiện và yêu cầu thông báo, giám sát của hải quan.
Ví dụ, nếu cần chia một lô thành các phần giao cho nhiều khách, nên thống nhất từ đầu cách đánh dấu kiện và theo dõi số lượng. Tự thay đổi quy cách đóng gói mà không phối hợp với bên quản lý có thể khiến số liệu giao nhận khó đối chiếu.
Hàng gửi kho ngoại quan có phải nộp thuế không?
Không thể dùng một câu “được miễn thuế” cho mọi hàng gửi kho. Hàng từ nước ngoài lưu tại kho chưa được đưa vào tiêu thụ nội địa cần được phân biệt với hàng làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam.
Điều 88 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định hàng từ kho ngoại quan đưa vào nội địa phải thực hiện thủ tục như hàng nhập khẩu từ nước ngoài; thời điểm nhập khẩu thực tế là lúc đăng ký tờ khai nhập khẩu. [2][3] Nghĩa vụ thuế cụ thể cần xác định theo mặt hàng, mã HS, xuất xứ, trị giá và chế độ áp dụng.
Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị khai báo lập riêng phương án thuế cho luồng hàng dự kiến. Phần dự toán này cũng cần tách khỏi phí thuê kho và phí dịch vụ để người duyệt chi phí không nhầm giữa tiền trả cho nhà cung cấp với nghĩa vụ nộp ngân sách.
5. Thủ tục đưa hàng vào và đưa hàng ra khỏi kho ngoại quan
Quy trình dưới đây giúp chủ hàng hình dung các đầu việc cần phối hợp. Bộ hồ sơ và cách khai cụ thể phụ thuộc vào nguồn hàng, nơi hàng được đưa đến và chính sách mặt hàng; hướng dẫn về thủ tục cần đọc cùng các văn bản sửa đổi, trong đó có Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. [4]
Kiểm tra hàng hóa và thống nhất phương án gửi kho
Trước khi hàng khởi hành, hãy gửi thông tin lô hàng cho đơn vị kho và bên phụ trách hải quan. Nội dung cần thống nhất gồm loại hàng, số lượng, thời gian dự kiến, tuyến vận chuyển, nơi nhận sau lưu kho và nhu cầu xuất từng phần.
Nếu hàng cần làm lạnh, kiểm soát độ ẩm hoặc có hạn sử dụng ngắn, phải xác nhận khả năng bảo quản ngay từ bước này. Khi kho không phù hợp, thay đổi phương án lúc hàng đã đến thường khó chủ động hơn.
Chuẩn bị hồ sơ theo từng luồng hàng
Chủ hàng nên tập hợp chứng từ thương mại, vận tải và thông tin giao nhận để bên khai báo xác định bộ hồ sơ áp dụng. Không phải mọi chứng từ dùng để làm việc với kho đều là chứng từ bắt buộc phải nộp cho hải quan.
| Nhóm thông tin cần chuẩn bị | Mục đích sử dụng |
|---|---|
| Tên hàng, mã hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước | Kiểm tra khả năng tiếp nhận, khai báo và đối chiếu hàng thực nhận |
| Hợp đồng, hóa đơn, bảng kê đóng gói, chứng từ vận tải theo giao dịch thực tế | Làm rõ các bên, lô hàng và hành trình vận chuyển |
| Thỏa thuận gửi kho, thông tin người liên hệ và phạm vi ủy quyền | Phân công trách nhiệm nhận hàng, lưu giữ, thanh toán và xuất hàng |
| Tờ khai trước đó, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc trường hợp áp dụng | Xác định tình trạng thủ tục và điều kiện xử lý tiếp theo |
Đây là bảng chuẩn bị thông tin, không phải danh mục hồ sơ hải quan bắt buộc chung cho mọi lô hàng.
Làm thủ tục đưa hàng vào kho ngoại quan
Bên phụ trách khai báo xác định thủ tục phù hợp, phối hợp kiểm tra hồ sơ và hàng hóa theo yêu cầu. Việc vận chuyển về kho cần tuân thủ chế độ giám sát áp dụng; sau khi nhận hàng, bên kho đối chiếu số lượng, tình trạng bao bì và dữ liệu lô hàng.
Chủ hàng nên lưu biên bản giao nhận, hình ảnh bất thường và xác nhận tồn kho ban đầu. Nếu phát hiện thiếu kiện hoặc bao bì hư hỏng, cần ghi nhận ngay để các bên có căn cứ xử lý.
Làm thủ tục đưa hàng ra khỏi kho ngoại quan
Khi xuất kho, phải xác định hàng sẽ vào nội địa, ra nước ngoài hay chuyển sang kho ngoại quan khác. Các hướng đi này có yêu cầu khác nhau; giấy yêu cầu xuất kho của chủ hàng không thay thế thủ tục hải quan. [2][3]
Với lô lấy ra nhiều đợt, nên đối chiếu lượng xuất và lượng còn lại sau mỗi lần giao. Bảng theo dõi cần thống nhất mã hàng, đơn vị tính và số tham chiếu chứng từ giữa chủ hàng, kho và bên khai báo.
6. Chi phí thuê kho ngoại quan gồm những khoản nào?
Phí lưu kho và cách xác định đơn vị tính
Trước khi so sánh báo giá, cần đưa các đơn vị về cùng một cách tính. Báo giá theo pallet khác với báo giá theo mét vuông hoặc mét khối; giá theo ngày cũng cần làm rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và mức thu tối thiểu.
Chẳng hạn, cùng số thùng hàng nhưng phương án xếp chồng khác nhau có thể tạo ra nhu cầu vị trí lưu trữ khác nhau. Chủ hàng nên gửi kích thước, trọng lượng và giới hạn xếp chồng để đơn vị kho có cơ sở báo giá.
Phí xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển và dịch vụ phát sinh
Tổng chi phí còn phụ thuộc vào số lần nhận, lấy hàng và các công việc yêu cầu thêm.
| Khoản cần hỏi trong báo giá | Nội dung cần làm rõ |
|---|---|
| Lưu kho | Đơn vị tính, thời gian tính phí, mức tối thiểu và điều kiện bảo quản |
| Nhập kho, xuất kho, xếp dỡ | Tính theo lần, kiện, pallet, trọng lượng hay container |
| Vận chuyển | Điểm nhận/giao, thời gian chờ và các chi phí chưa bao gồm |
| Khai báo, xử lý chứng từ | Phạm vi công việc và mức tính cho mỗi lần phát sinh |
| Đóng gói, phân loại, kiểm đếm hoặc lấy mẫu | Công việc được phép thực hiện, vật tư, nhân công và cách tính |
| Bảo hiểm, xử lý ngoài giờ hoặc yêu cầu riêng | Có bao gồm trong giá không và trường hợp phát sinh |
Không phải kho nào cũng thu đầy đủ các khoản trên. Bảng này giúp doanh nghiệp kiểm tra phạm vi báo giá, tránh cộng thiếu hoặc cộng trùng.
Cần cung cấp thông tin gì để nhận báo giá sát thực tế?
Một yêu cầu báo giá nên có tên hàng, số kiện, trọng lượng, kích thước, địa điểm nhận và giao, thời gian lưu dự kiến, điều kiện bảo quản và tần suất lấy hàng. Nếu chưa chốt kế hoạch, có thể đề nghị tính hai phương án: xuất cả lô một lần và xuất theo từng đợt.
Với lô đi đường biển, hãy đối chiếu cùng phương án vận tải đường biển để nhìn được chi phí từ cảng đến kho và nơi nhận cuối cùng. Một mức phí kho thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nếu quãng đường vận chuyển tăng đáng kể.
7. Phân biệt kho ngoại quan, kho CFS và kho bảo thuế
Ba loại hình này phục vụ những công việc khác nhau trong chuỗi xuất nhập khẩu. Có thể phân biệt nhanh theo mục đích sử dụng dưới đây. [1]
| Tiêu chí | Kho ngoại quan | Kho CFS | Kho bảo thuế |
|---|---|---|---|
| Vai trò chính | Lưu hàng chờ nhập khẩu hoặc xuất ra nước ngoài | Thu gom, chia tách, đóng ghép hàng lẻ của nhiều chủ hàng | Lưu nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã thông quan nhưng chưa nộp thuế để sản xuất hàng xuất khẩu của chủ kho |
| Nhu cầu điển hình | Dự trữ hàng theo phương án xuất nhập khẩu | Xử lý các lô vận chuyển chung container | Phục vụ hoạt động sản xuất xuất khẩu |
| Đối tượng sử dụng | Chủ hàng có nhu cầu gửi hàng đủ điều kiện | Chủ hàng và đơn vị tổ chức vận chuyển hàng lẻ | Doanh nghiệp có kho bảo thuế |
| Quản lý hải quan | Có | Có | Có |
Nếu cần gom lô hàng nhỏ để đi chung container, công việc thường gắn với CFS. Nếu cần lưu hàng theo phương án chờ nhập khẩu hoặc xuất đi thị trường khác, doanh nghiệp xem xét kho ngoại quan. Với nguyên liệu phục vụ sản xuất xuất khẩu, cần xác định đúng chế độ áp dụng cho doanh nghiệp và kho.
8. Những lưu ý trước khi chọn kho ngoại quan
Kiểm tra đúng kho và khả năng tiếp nhận hàng. Doanh nghiệp nên xác nhận thông tin công nhận kho ngoại quan, địa chỉ và phạm vi hàng có thể lưu giữ. Hình ảnh một nhà kho rộng chưa đủ để kết luận kho phù hợp với lô hàng của mình.
Chọn vị trí theo cả hành trình giao nhận. Hãy tính quãng đường từ cảng hoặc cửa khẩu đến kho, rồi từ kho đến nhà máy hay khách mua. Khi hàng giao nhiều đợt, chi phí chặng cuối có thể ảnh hưởng đáng kể đến phương án.
Làm rõ điều kiện bảo quản. Nhiệt độ, độ ẩm, giới hạn xếp chồng và cách tách lô cần thống nhất trước khi hàng vào. Với hàng có hạn sử dụng, nên đề nghị báo cáo tồn thể hiện số lô và hạn dùng để chủ động kế hoạch xuất.
Thống nhất cách quản lý tồn kho. Báo cáo cần cho biết lượng đầu kỳ, nhập, xuất, còn lại và hạn lưu của từng lô. Chủ hàng nên xác định tần suất nhận báo cáo và người xử lý khi dữ liệu chênh lệch.
Đọc kỹ trách nhiệm và chi phí trong hợp đồng. Ngoài đơn giá, cần xem cách xác định mất mát, hư hỏng, thời hạn thông báo khiếu nại, phạm vi bảo hiểm, điều kiện thanh toán và xử lý khi lấy hàng chậm. Những nội dung này giúp các bên có cơ sở làm việc khi phát sinh sự cố.
9. Câu hỏi thường gặp về kho ngoại quan
Doanh nghiệp nước ngoài có được thuê kho ngoại quan tại Việt Nam không?
Có. Tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc đối tượng được phép thuê theo Điều 84 Nghị định 08/2015/NĐ-CP. [2] Khi thực hiện, cần thống nhất bên đứng tên, người phụ trách thủ tục và quyền yêu cầu giao hàng.
Có được chuyển quyền sở hữu hàng hóa đang gửi kho không?
Pháp luật có cho phép chuyển quyền sở hữu hàng gửi kho ngoại quan. [1] Các bên cần phối hợp cập nhật chứng từ và dữ liệu quản lý; việc mua bán không đồng nghĩa hàng được phép đưa ngay vào nội địa.
Có thể lấy hàng ra khỏi kho theo nhiều đợt không?
Có thể tổ chức theo phương án phù hợp với lô hàng và thủ tục áp dụng. Doanh nghiệp nên thống nhất kế hoạch từ đầu, bảo đảm đối chiếu được lượng xuất từng lần và lượng còn lại, đồng thời tính thêm chi phí cho các lần xử lý phát sinh.
Kho ngoại quan có giống khu phi thuế quan không?
Hai khái niệm không nên dùng thay thế cho nhau. Kho ngoại quan chỉ một loại hình kho có chức năng và chế độ quản lý cụ thể; khu phi thuế quan là khái niệm rộng hơn trong chính sách thuế. Khi xác định nghĩa vụ thuế, phải xét đúng quy định và giao dịch, thay vì suy ra từ tên địa điểm lưu hàng. [5]
Trao đổi phương án vận chuyển và thủ tục với Air & Sea Global
Trước khi lựa chọn kho ngoại quan, doanh nghiệp nên xác định ba việc: hàng sẽ đi đâu sau khi lưu kho, dự kiến lưu bao lâu và sẽ giao một lần hay nhiều đợt. Từ đó mới có cơ sở so sánh phương án vận chuyển, thủ tục và tổng chi phí.
Air & Sea Global cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế và khai báo hải quan. Doanh nghiệp có thể gửi thông tin mặt hàng, tuyến vận chuyển, khối lượng và kế hoạch nhận hàng để trao đổi phạm vi hỗ trợ phù hợp với lô hàng thực tế.
