Thực hiện đúng quy trình hợp pháp hóa lãnh sự CFS và LOA là điều kiện tiên quyết để Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế cấp số tiếp nhận Phiếu công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết quy định xác nhận lãnh sự tại Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Trung Quốc, chỉ rõ các lỗi câu chữ khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm bị từ chối và cách chuẩn hóa chứng từ ngay từ đầu.
Giấy CFS và LOA trong hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu là gì?
Khi nhập khẩu mỹ phẩm thương mại về phân phối tại thị trường Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế trước khi thông quan hàng hóa. Trong bộ hồ sơ pháp lý theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 06/2011/TT-BYT (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 155/2018/NĐ-CP và Thông tư số 29/2020/TT-BYT), hai tài liệu do phía đối tác nước ngoài phát hành đóng vai trò cốt lõi là Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) và Giấy ủy quyền (LOA).
Giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS (Certificate of Free Sale): Là văn bản chứng nhận do cơ quan nhà nước hoặc hiệp hội có thẩm quyền của nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu mỹ phẩm cấp. Văn bản này khẳng định sản phẩm mỹ phẩm đang được sản xuất và được phép bán, lưu hành tự do tại thị trường của nước sản xuất hoặc nước xuất khẩu đó.
Giấy ủy quyền LOA (Letter of Authorization, đôi khi được gọi là Power of Attorney – POA): Là văn bản pháp lý trong đó nhà sản xuất (Manufacturer) hoặc chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) ở nước ngoài chính thức ủy quyền cho một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam được quyền đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại thị trường Việt Nam.
Bản chất của hai tài liệu này là văn bản được lập tại nước ngoài. Để cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam (cụ thể là Cục Quản lý Dược) có cơ sở xác thực chữ ký, con dấu và tư cách pháp nhân của người ký cũng như cơ quan cấp phát, pháp luật quy định cả CFS và LOA đều phải trải qua thủ tục xác nhận lãnh sự (hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille theo điều ước quốc tế), trừ các trường hợp thuộc diện miễn trừ theo quy định.
Quy định pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự CFS và LOA cập nhật năm 2026
Để tránh chuẩn bị thiếu hoặc thừa thủ tục gây tốn kém thời gian và chi phí chuyển phát quốc tế, doanh nghiệp nhập khẩu cần nắm vững hai tầng quy định pháp lý đang song hành điều chỉnh giấy CFS và LOA: quy định chuyên ngành của Bộ Y tế và quy định về lãnh sự của Chính phủ, Bộ Ngoại giao.
1. Yêu cầu đối với CFS và LOA theo quy định của Bộ Y tế
Căn cứ Điều 4 và Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 29/2020/TT-BYT (có hiệu lực từ ngày 15/02/2021), điều kiện hợp lệ của hai giấy tờ này được quy định như sau:
Đối với Giấy ủy quyền (LOA): Bắt buộc phải có đối với mọi sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. LOA phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, đã được chứng thực chữ ký của người ký và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Đối với Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS): CFS phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ, còn trong thời hạn hiệu lực ghi trên giấy. Nếu trên CFS không ghi rõ thời hạn hiệu lực thì văn bản đó phải là bản được cấp trong vòng 24 tháng kể từ ngày cấp. CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp đáp ứng một trong các điều kiện miễn trừ dưới đây.
2. Phân biệt rõ trường hợp miễn giấy CFS và trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Rất nhiều nhân sự xuất nhập khẩu nhầm lẫn giữa việc “được miễn nộp giấy CFS” và “được miễn hợp pháp hóa lãnh sự”. Theo Thông tư số 29/2020/TT-BYT, hai cơ chế này hoàn toàn độc lập:
3 trường hợp được miễn nộp hoàn toàn giấy CFS khi công bố mỹ phẩm:
Sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất tại các quốc gia thành viên Hiệp định Đối tác Toàn diện và Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), bao gồm: Nhật Bản, Australia, Canada, Mexico, New Zealand, Singapore, Malaysia, Peru, Chile, Brunei và Vương quốc Anh.
Sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ một nước thành viên CPTPP (doanh nghiệp cần nộp kèm tài liệu chứng minh sản phẩm được lưu hành hợp pháp tại nước thành viên CPTPP đó).
Sản phẩm mỹ phẩm đã được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm tại một quốc gia thuộc Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN), với điều kiện nộp kèm bản có chứng thực hợp lệ Phiếu công bố đã được cấp số tiếp nhận tại nước ASEAN đó.
Lưu ý quan trọng về LOA khi được miễn CFS: Dù lô hàng mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản, Malaysia, Singapore hay Thái Lan được miễn giấy CFS theo quy định trên, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp Giấy ủy quyền (LOA) đã được chứng thực chữ ký và hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille hợp lệ.
3. Bước ngoặt từ ngày 11/09/2026: Chuyển từ Hợp pháp hóa lãnh sự kép sang Chứng nhận Apostille
Trước ngày 11/09/2026, hầu hết CFS và LOA từ nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam đều phải đi qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự 2 bước theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 196/2025/NĐ-CP): xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao nước sở tại, sau đó mang đến Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó để đóng tem hợp pháp hóa lãnh sự.
Tuy nhiên, kể từ ngày 11/09/2026, Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille) chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP của Chính phủ và hướng dẫn tại Công văn số 7751/BNG-LS ngày 03/09/2026 của Bộ Ngoại giao. Sự thay đổi này tác động trực tiếp đến thủ tục chuẩn bị CFS và LOA như sau:
Đối với hơn 120 quốc gia thành viên Công ước Apostille có quan hệ áp dụng với Việt Nam (bao gồm cả Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Trung Quốc, Hoa Kỳ, Anh, Tây Ban Nha, Ý…): Giấy tờ CFS và LOA (sau khi đã được công chứng viên chứng thực chữ ký/con dấu theo quy định nội luật của nước cấp) chỉ cần xin Chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại là được sử dụng trực tiếp để nộp hồ sơ công bố tại Việt Nam mà không cần qua bước đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam.
Đối với các quốc gia chưa tham gia Công ước Apostille, các quốc gia có tuyên bố phản đối (như Đức, Áo, Séc) hoặc chưa đến mốc hiệu lực (như Thái Lan dự kiến có hiệu lực từ ngày 28/02/2027) và vùng lãnh thổ Đài Loan: Doanh nghiệp vẫn tiếp tục thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài hoặc Cục Lãnh sự / Sở Ngoại vụ theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP và Nghị định số 196/2025/NĐ-CP.
Giá trị chuyển tiếp của hồ sơ cũ: Các bản CFS và LOA đã được Đại sứ quán Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày 11/09/2026 (hoặc chứng nhận Apostille hợp lệ cấp trước ngày 11/09/2026) vẫn tiếp tục có giá trị pháp lý để nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại Việt Nam cho đến khi hết thời hạn hiệu lực của văn bản, doanh nghiệp không phải làm lại từ đầu.
Quy trình xin xác nhận lãnh sự giấy CFS và LOA tại Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Trung Quốc
Mỗi quốc gia có hệ thống hiệp hội ngành hàng mỹ phẩm, quy tắc công chứng chữ ký và cơ quan xác nhận lãnh sự khác nhau. Dưới đây là quy trình thực tế tại 4 thị trường nhập khẩu mỹ phẩm lớn nhất vào Việt Nam.
| Quốc gia | Yêu cầu về giấy CFS khi công bố tại Việt Nam | Cơ quan cấp CFS phổ biến | Cơ quan công chứng và xác nhận lãnh sự / Apostille |
| Hàn Quốc | Bắt buộc có CFS còn hạn. | Hiệp hội Mỹ phẩm Hàn Quốc (KCA – Korea Cosmetic Association) hoặc Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm (MFDS). | Văn phòng Công chứng (Notary Public) -> Bộ Tư pháp / Bộ Ngoại giao Hàn Quốc (MOFA Korea cấp Apostille/xác nhận lãnh sự). |
| Nhật Bản | Được miễn CFS nếu sản xuất hoặc xuất khẩu từ Nhật Bản (nước thành viên CPTPP). | Hiệp hội Công nghiệp Mỹ phẩm Nhật Bản (JCIA) hoặc Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi (MHLW) (nếu doanh nghiệp vẫn muốn xin). | Công chứng viên Nhật Bản (Koshonin Yakuba) kèm xác nhận Cục Tư pháp -> Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA Japan). |
| Pháp | Bắt buộc có CFS còn hạn. | Hiệp hội Doanh nghiệp Làm đẹp Pháp (FEBEA) hoặc Cơ quan Quốc gia về An toàn Thuốc và Sản phẩm Y tế (ANSM). | Phòng Thương mại và Công nghiệp (CCI) / Công chứng viên (Notaire) -> Tòa Phúc thẩm / Hệ thống Notaires de France (cấp Apostille). |
| Trung Quốc | Bắt buộc có CFS còn hạn. | Cục Quản lý Sản phẩm Y tế cấp tỉnh (NMPA địa phương) hoặc Hiệp hội hương liệu, tinh dầu và mỹ phẩm Trung Quốc (CAFFCI). | Văn phòng Công chứng nhà nước (Gongzhengchu) -> Bộ Ngoại giao Trung Quốc (MFA) hoặc Văn phòng Ngoại vụ cấp tỉnh (FAO) được ủy quyền. |
1. Quy trình đối với giấy ủy quyền LOA và CFS mỹ phẩm Hàn Quốc
Hàn Quốc là thị trường nhập khẩu mỹ phẩm có số lượng hồ sơ công bố lớn bậc nhất tại Việt Nam. Khi chuẩn bị giấy ủy quyền LOA mỹ phẩm Hàn Quốc Nhật Bản cũng như giấy CFS từ Hàn Quốc, doanh nghiệp cần lưu ý hai hình thức văn bản mà Cục Quản lý Dược Việt Nam đang chấp nhận:
Bước 1: Xin cấp giấy CFS tại Hàn Quốc: Nhà sản xuất có trách nhiệm về mặt tiếp thị (Responsible Seller) hoặc nhà máy sản xuất nộp hồ sơ xin cấp CFS tại Hiệp hội Mỹ phẩm Hàn Quốc (Korea Cosmetic Association – KCA) hoặc Bộ An toàn Thực phẩm và Dược phẩm Hàn Quốc (MFDS). Tại Hàn Quốc, có 2 dạng CFS phổ biến đều được Cục Quản lý Dược chấp nhận: bản gốc CFS đem đi xác nhận lãnh sự trực tiếp, hoặc bản CFS được công chứng viên chứng thực sao y bản chính rồi mới đưa đi xác nhận lãnh sự.
Bước 2: Soạn thảo và ký Giấy ủy quyền (LOA): Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu tại Hàn Quốc lập LOA bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh – Việt, người đại diện có thẩm quyền ký tươi và đóng dấu công ty (hoặc dấu đại diện pháp luật – Inkan).
Bước 3: Công chứng chứng thực chữ ký trên LOA: Mang bản gốc LOA ra Văn phòng Công chứng tư hoặc Luật sư công chứng tại Hàn Quốc (Notary Public). Lưu ý bắt buộc: Công chứng viên phải đóng dấu xác nhận chứng thực chữ ký của người ký (Signature Authentication / Signed before me) trên LOA, tuyệt đối không làm chứng thực bản sao (Certified True Copy) đối với LOA ký tươi nếu không có xác nhận chữ ký.
Bước 4: Xin xác nhận lãnh sự / Apostille:
Do Hàn Quốc và Việt Nam đều là thành viên thực thi Công ước Apostille (từ ngày 11/09/2026), nhà sản xuất Hàn Quốc nộp CFS và LOA đã công chứng lên Bộ Ngoại giao Hàn Quốc (MOFA) hoặc Bộ Tư pháp Hàn Quốc (đối với văn bản qua công chứng viên tư pháp) để được cấp chứng nhận Apostille (bao gồm cả e-Apostille có mã xác thực trực tuyến).
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng bộ hồ sơ đã đóng dấu Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Seoul trước ngày 11/09/2026 thì vẫn nộp bình thường lên Cổng thông tin một cửa quốc gia mà không phải xin lại.
2. Quy trình đối với mỹ phẩm Nhật Bản
Nhật Bản có đặc thù pháp lý rất thuận lợi nhờ Hiệp định CPTPP nhưng cũng là thị trường mà doanh nghiệp Việt Nam dễ mắc lỗi chủ quan nhất:
Bước 1: Xác định điều kiện miễn giấy CFS: Theo Thông tư số 29/2020/TT-BYT, sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất tại Nhật Bản hoặc được lưu hành và xuất khẩu từ Nhật Bản (nước thành viên CPTPP) về Việt Nam thì được miễn nộp giấy CFS. Nếu sản phẩm sản xuất tại nước thứ ba nhưng lưu hành và xuất khẩu từ Nhật Bản, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp tài liệu chứng minh sản phẩm lưu hành hợp pháp tại Nhật Bản.
Bước 2: Soạn thảo và chứng thực Giấy ủy quyền (LOA) tại Nhật Bản: Dù được miễn CFS, LOA vẫn là chứng từ bắt buộc phải xác nhận lãnh sự. Nhà sản xuất Nhật Bản ký và đóng dấu đại diện (Daihyosha-in) lên LOA. Sau đó, đại diện công ty mang LOA cùng Giấy chứng nhận mẫu dấu công ty đến Văn phòng Công chứng viên Nhật Bản (Koshonin Yakuba) để chứng thực chữ ký/con dấu người đại diện.
Bước 3: Hoàn tất thủ tục یک cửa (One-stop service) hoặc tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản (Gaimusho):
Tại các thành phố lớn như Tokyo, Kanagawa, Osaka, các Văn phòng Công chứng viên Nhật Bản đã áp dụng quy trình liên thông “One-stop”: Công chứng viên vừa chứng thực chữ ký, vừa xác nhận của Cục Tư pháp (Homukyoku) và cấp luôn chứng nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (MOFA Japan) ngay tại một điểm.
Theo thông báo chính thức của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, từ ngày 11/09/2026, giấy tờ Nhật Bản đã được cơ quan có thẩm quyền Nhật Bản cấp chứng nhận Apostille được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần qua bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản. Các giấy tờ đã được Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản hợp pháp hóa lãnh sự trước mốc thời gian này vẫn giữ nguyên hiệu lực sử dụng.
3. Quy trình đối với mỹ phẩm Pháp
Pháp là trung tâm sản xuất dược mỹ phẩm và nước hoa lớn của châu Âu. Hồ sơ từ Pháp đòi hỏi sự chặt chẽ về thẩm quyền người ký và cơ quan phát hành CFS:
Bước 1: Xin cấp giấy CFS (Certificat de Vente Libre – CVL): Tại Pháp, nhà sản xuất thường xin cấp CFS thông qua Hiệp hội Doanh nghiệp Làm đẹp Pháp (FEBEA – Fédération des Entreprises de la Beauté) hoặc Cơ quan Quốc gia về An toàn Thuốc và Sản phẩm Y tế (ANSM). Trên CFS phải thể hiện rõ tên sản phẩm, tên và địa chỉ nhà sản xuất kèm câu xác nhận sản phẩm được bán tự do tại Pháp (và/hoặc Liên minh châu Âu).
Bước 2: Chứng thực chữ ký trên LOA: Người đại diện hợp pháp của hãng mỹ phẩm Pháp ký tên lên LOA (nên soạn bằng tiếng Anh hoặc song ngữ Anh – Việt để tránh phải dịch thuật lại từ tiếng Pháp sang tiếng Việt/Anh khi nộp cho Cục Quản lý Dược). Chữ ký trên LOA được đưa đến Phòng Thương mại và Công nghiệp Pháp (CCI – Chambre de Commerce et d’Industrie), Tòa thị chính (Mairie) hoặc Văn phòng Công chứng viên Pháp (Notaire) để chứng thực chữ ký (Légalisation de signature).
Bước 3: Xác nhận lãnh sự / Apostille tại Pháp: Bản CFS và LOA đã chứng thực chữ ký được nộp lên cơ quan có thẩm quyền tại Pháp (Tòa Phúc thẩm – Cour d’Appel hoặc Hội đồng Công chứng viên Pháp theo cơ chế điện tử mới của Pháp) để cấp chứng nhận Apostille, hoặc hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống nếu thuộc diện văn bản đặc thù ngoài phạm vi Công ước.
4. Quy trình đối với mỹ phẩm Trung Quốc
Trung Quốc có hệ thống quản lý hành chính theo cấp tỉnh rất chặt chẽ. Đặc biệt, hầu hết giấy tờ gốc do cơ quan nhà nước Trung Quốc cấp chỉ viết bằng tiếng Trung (hoặc song ngữ Trung – Anh), trong khi Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT quy định LOA nộp tại Việt Nam phải bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ Việt – Anh:
Bước 1: Xin cấp giấy CFS tại Trung Quốc: Nhà máy sản xuất mỹ phẩm tại Trung Quốc (thường tập trung ở Quảng Đông, Chiết Giang, Thượng Hải) xin cấp CFS tại Cục Quản lý Sản phẩm Y tế cấp tỉnh (Provincial Medical Products Administration – nhánh địa phương của NMPA) hoặc Hiệp hội công nghiệp mỹ phẩm được ủy quyền cấp CFS. Doanh nghiệp Việt Nam cần nhắc nhà máy Trung Quốc xin bản CFS song ngữ Trung – Anh để thuận tiện cho việc đối chiếu tên sản phẩm và địa chỉ nhà máy.
Bước 2: Công chứng tại Phòng Công chứng nhà nước (Gongzhengchu): Khác với các nước phương Tây dùng công chứng viên tư nhân, tại Trung Quốc, cả giấy CFS (nếu là văn bản do hiệp hội hoặc cần xác nhận dưới dạng công chứng) và Giấy ủy quyền (LOA) đều phải đưa đến Phòng Công chứng nhà nước (Notary Public Office – Công chứng xứ) tại địa phương nơi đặt trụ sở nhà máy. Công chứng viên Trung Quốc sẽ lập thành quyển công chứng (Notarial Certificate – Công chứng thư), trong đó xác nhận con dấu của công ty và chữ ký của người đại diện pháp luật trên LOA là thật.
Bước 3: Xác nhận tại Bộ Ngoại giao Trung Quốc (MFA) hoặc Văn phòng Ngoại vụ cấp tỉnh (FAO):
Theo thông báo của Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc, từ ngày 11/09/2026, giấy tờ công của Trung Quốc sử dụng tại Việt Nam được áp dụng chứng nhận Apostille (Phụ gia chứng minh thư) do Bộ Ngoại giao Trung Quốc hoặc các Văn phòng Ngoại vụ địa phương (Foreign Affairs Office – FAO được Bộ Ngoại giao Trung Quốc ủy quyền) cấp mà không cần mang đến Đại sứ quán hay Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Bắc Kinh, Quảng Châu, Thượng Hải, Côn Minh, Nam Ninh để hợp pháp hóa lãnh sự như trước.
Lưu ý về ngôn ngữ: Nếu quyển công chứng thư và phần xác nhận của công chứng viên Trung Quốc chỉ thể hiện bằng tiếng Trung Quốc (không có bản dịch tiếng Anh đi kèm trong quyển công chứng), khi về đến Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải dịch thuật công chứng (chứng thực chữ ký người dịch) phần tiếng Trung đó sang tiếng Việt để chuyên viên Cục Quản lý Dược đọc và đối chiếu nội dung chứng thực.
7 lỗi sai câu chữ và hình thức trong LOA khiến Cục Quản lý Dược từ chối hồ sơ
Trong thực tế thẩm định hồ sơ tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế, phần lớn trường hợp hồ sơ bị ra công văn yêu cầu bổ sung hoặc từ chối không phải vì thiếu tem lãnh sự, mà do nội dung câu chữ bên trong Giấy ủy quyền (LOA) không đáp ứng đúng các điểm quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT hoặc bất nhất với giấy CFS. Nếu phát hiện sai sót sau khi đã đóng dấu lãnh sự ở nước ngoài, doanh nghiệp buộc phải làm lại từ Bước 1, gây chậm tiến độ nhập hàng từ vài tuần đến hàng tháng.
Dưới đây là 7 lỗi sai phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ bản nháp (Draft) trước khi cho đối tác nước ngoài ký:
1. Lỗi thiếu thông tin Nhà sản xuất khi bên ủy quyền là Chủ sở hữu sản phẩm
Đây là lỗi thường gặp nhất đối với hàng mỹ phẩm Hàn Quốc và Nhật Bản (nơi mô hình thuê gia công OEM/ODM rất phổ biến). Theo điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT: trường hợp bên đứng ra ký ủy quyền là Chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner / Brand Owner) chứ không phải là nhà máy trực tiếp sản xuất, thì trên LOA bắt buộc phải nêu rõ cả tên, địa chỉ của Chủ sở hữu sản phẩm lẫn tên, địa chỉ của Nhà sản xuất (Manufacturer). Nhiều hãng mỹ phẩm chỉ ghi thông tin của Chủ sở hữu trên LOA mà bỏ quên tên và địa chỉ nhà máy sản xuất thực tế, dẫn đến hồ sơ bị từ chối ngay từ vòng đầu.
2. Lỗi thiếu câu cam kết cung cấp Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF)
Theo điểm đ khoản 2 Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT, trong nội dung LOA bắt buộc phải có điều khoản cam kết của nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm về việc cung cấp đầy đủ Hồ sơ thông tin sản phẩm (Product Information File – PIF) cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam để xuất trình cho cơ quan quản lý khi có yêu cầu kiểm tra hậu mại. Nếu sử dụng các mẫu thư ủy quyền thương mại (Commercial Authorization Letter) thông thường chỉ ghi quyền phân phối độc quyền mà thiếu câu cam kết PIF này, Cục Quản lý Dược sẽ không chấp nhận.
3. Lỗi ghi phạm vi ủy quyền không đầy đủ
Điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT yêu cầu phạm vi ủy quyền phải ghi rõ là đứng tên công bố và phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam. Nhiều đối tác nước ngoài soạn LOA chỉ ghi phạm vi là “import and sell” (nhập khẩu và bán hàng) hoặc “distribute” (phân phối) mà thiếu cụm từ ủy quyền đứng tên đăng ký/công bố sản phẩm (register/notify and distribute the cosmetic products in Vietnam), khiến phạm vi ủy quyền bị đánh giá là chưa đủ tư cách pháp lý để đứng tên trên Phiếu công bố.
4. Lỗi bất nhất từng ký tự giữa LOA, CFS và Phiếu công bố
Cục Quản lý Dược kiểm tra sự trùng khớp tuyệt đối (word-by-word) giữa LOA, CFS, bảng công thức thành phần và Phiếu công bố. Chỉ một trong các sai lệch nhỏ sau đây cũng khiến hồ sơ bị trả lại:
Tên sản phẩm trên LOA thiếu tên nhãn hàng (Brand name) hoặc viết thừa/thiếu dấu gạch ngang, chữ viết hoa/viết thường gây hiểu nhầm sang dòng sản phẩm khác so với CFS.
Địa chỉ nhà máy trên LOA ghi theo địa chỉ văn phòng giao dịch (Office address), trong khi trên CFS lại ghi địa chỉ xưởng sản xuất (Factory site address).
Tên công ty sản xuất trên CFS viết là “Co., Ltd.” nhưng trên LOA lại viết là “Inc.” hoặc “Corporation” mà không có tài liệu giải trình hợp lệ.
5. Lỗi thời hạn ủy quyền bị bỏ trống hoặc ghi điều kiện chấm dứt mơ hồ
Theo điểm d khoản 2 Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT, LOA phải ghi rõ thời hạn ủy quyền. Thời hạn này phải xác định được mốc thời gian cụ thể (ví dụ: có hiệu lực 05 năm kể từ ngày ký, hoặc có hiệu lực từ ngày… đến ngày…). Các cách ghi mơ hồ như “có hiệu lực cho đến khi hai bên có thông báo mới”, “có hiệu lực theo hợp đồng phân phối” (nhưng không đính kèm hợp đồng được hợp pháp hóa lãnh sự) hoặc bỏ trống ngày ký văn bản đều bị coi là không hợp lệ.
6. Lỗi công chứng viên chỉ “Chứng thực bản sao” thay vì “Chứng thực chữ ký”
Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 06/2011/TT-BYT quy định rõ: đối với mỹ phẩm nhập khẩu, LOA phải là bản có chứng thực chữ ký. Rất nhiều nhà sản xuất nước ngoài mang bản LOA ra văn phòng công chứng nhưng lại yêu cầu công chứng viên làm thủ tục “Chứng thực bản sao đúng với bản chính” (Certified true copy of the original document). Khi đó, công chứng viên không hề xác nhận ai là người đã ký vào tờ LOA đó và người đó có đúng chức danh thẩm quyền tại công ty hay không. Hồ sơ rơi vào lỗi này chắc chắn phải làm lại bước công chứng tại nước ngoài.
7. Lỗi đảo ngược họ tên hoặc thiếu chức danh của người ký LOA
Trên LOA bắt buộc phải có đầy đủ họ tên, chức danh và chữ ký của người đại diện cho bên ủy quyền. Tại Hàn Quốc và Trung Quốc, một lỗi kỹ thuật rất hay xảy ra là trên mặt văn bản LOA ghi tên người ký theo thứ tự tiếng Anh (ví dụ: Gil-Dong Hong), nhưng tại trang lời chứng của công chứng viên lại ghi theo thứ tự họ trước tên sau (Hong Gil-Dong) mà không có dấu phẩy phân cách hoặc ghi sai chính tả một chữ cái, hoặc trên LOA chỉ có chữ ký và tên mà quên ghi chức danh (CEO, President, General Director).
Bảng đối chiếu cách viết câu chữ trong LOA mỹ phẩm để tránh bị từ chối
| Hạng mục trong LOA | Cách viết dễ bị Cục Quản lý Dược từ chối | Cách viết chuẩn theo Điều 6 Thông tư 06/2011/TT-BYT |
| Chủ thể ủy quyền (khi Chủ sở hữu khác Nhà sản xuất) | Chỉ ghi: We, [Brand Owner Name] at [Address], hereby authorize… (Thiếu thông tin nhà máy sản xuất). | Ghi rõ cả hai: We, [Product Owner Name] at [Address], as the Product Owner of the cosmetic products manufactured by [Manufacturer Name] at [Factory Address], hereby authorize… |
| Phạm vi ủy quyền | Chỉ ghi: …to import and distribute our products in Vietnam. (Thiếu quyền đứng tên công bố sản phẩm). | Ghi đầy đủ: …to be responsible for placing the products on the market, registering/notifying (công bố) and distributing the cosmetic products in Vietnam. |
| Cam kết cung cấp hồ sơ PIF | Không đề cập đến PIF trong văn bản LOA. | Bổ sung câu cam kết rõ ràng: We hereby commit to providing the complete Product Information File (PIF) to the authorized company in Vietnam in accordance with ASEAN Cosmetic Directive requirements whenever requested by the competent authority. |
| Thời hạn ủy quyền | Ghi: This letter is valid until terminated by either party. (Không xác định được ngày hết hạn cụ thể). | Ghi mốc cụ thể: This Letter of Authorization is valid for 05 (five) years from the date of signing (or from DD/MM/YYYY to DD/MM/YYYY). |
| Lời chứng của Công chứng viên | Đóng dấu: Certified true copy of the original. (Chỉ chứng thực sao y bản chính). | Xác nhận chữ ký: Subscribed and sworn to (or Signed) before me on [Date] by [Full Name], [Title] of [Company Name], who proved to me on the basis of satisfactory evidence to be the person who executed the within instrument. |
Thời gian và các khoản chi phí khi hợp pháp hóa lãnh sự CFS, LOA
Khi lập kế hoạch nhập khẩu mỹ phẩm, doanh nghiệp cần dự trù trước cả thời gian và ngân sách cho khâu hoàn thiện CFS, LOA tại nước xuất khẩu để không làm đứt gãy chuỗi cung ứng hoặc phát sinh phí lưu kho bãi khi hàng về cảng mà chưa có số tiếp nhận Phiếu công bố.
1. Thời gian thực hiện thực tế
Tổng thời gian hoàn thiện bộ đôi CFS và LOA phụ thuộc vào quốc gia xuất khẩu và tốc độ phối hợp của nhà sản xuất nước ngoài:
Giai đoạn xin cấp CFS tại hiệp hội/cơ quan quản lý nước sở tại: Thường mất từ 05 – 10 ngày làm việc tùy quốc gia (tại Hàn Quốc qua KCA thường nhanh hơn, khoảng 03 – 05 ngày làm việc; tại Trung Quốc hoặc Pháp có thể kéo dài từ 07 – 15 ngày làm việc).
Giai đoạn công chứng chữ ký và xin xác nhận lãnh sự / Apostille:
Với các quốc gia đã áp dụng quy trình cấp Apostille 1 bước (như Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Trung Quốc từ ngày 11/09/2026), thời gian công chứng và cấp tem Apostille thường rút ngắn còn khoảng 02 – 05 ngày làm việc.
Với các quốc gia vẫn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự 2 bước qua Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam, tổng thời gian qua cả Bộ Ngoại giao nước sở tại và Cơ quan đại diện Việt Nam thường dao động từ 05 – 10 ngày làm việc.
Giai đoạn chuyển phát nhanh bản gốc (DHL/FedEx) về Việt Nam và dịch thuật công chứng (nếu có): Khoảng 03 – 05 ngày làm việc.
2. Các nhóm chi phí cấu thành
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ các khoản phí trong quá trình hoàn thiện chứng từ và công bố sản phẩm:
Phí cấp CFS và phí công chứng tại nước xuất khẩu: Thu theo biểu phí của hiệp hội ngành hàng (KCA, JCIA, FEBEA…) và văn phòng công chứng tại từng quốc gia. Thông thường khoản phí này do nhà sản xuất chi trả hoặc thỏa thuận tính vào chi phí đơn hàng.
Lệ phí nhà nước về chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự / cấp Apostille: Thu theo quy định của cơ quan ngoại giao nước sở tại và biểu phí của Bộ Tài chính Việt Nam (nếu thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam).
Phí dịch thuật và chứng thực chữ ký người dịch tại Việt Nam: Phát sinh khi trên CFS, LOA hoặc phần lời chứng của công chứng viên/tem lãnh sự có ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt và tiếng Anh (ví dụ: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Pháp, tiếng Nhật).
Lệ phí nhà nước nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược: Theo quy định hiện hành là 500.000 VNĐ/sản phẩm.
Phí dịch vụ tư vấn, rà soát và thực hiện công bố mỹ phẩm của Air Sea Global: Liên hệ Hotline 083 619 9669 để được tư vấn và báo giá theo hồ sơ thực tế.
Kinh nghiệm kiểm soát hồ sơ CFS và LOA để công bố mỹ phẩm thuận lợi ngay lần đầu
Từ thực tiễn xử lý hàng loạt dự án nhập khẩu mỹ phẩm và vận chuyển quốc tế, đội ngũ chuyên môn của Air Sea Global khuyến nghị doanh nghiệp áp dụng quy trình kiểm soát 4 bước trước khi cho đối tác nước ngoài tiến hành ký và đóng dấu lãnh sự:
Rà soát bảng thành phần (Formula) theo chuẩn INCI và các Phụ lục (Annexes) của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN trước khi làm LOA, CFS: Không ít doanh nghiệp tốn hàng chục triệu đồng để xin CFS và hợp pháp hóa lãnh sự LOA tại châu Âu, Hàn Quốc, nhưng khi đưa hồ sơ về Việt Nam mới phát hiện công thức sản phẩm chứa hoạt chất vượt ngưỡng giới hạn tại Annex III hoặc chất cấm tại Annex II của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN. Vì vậy, hãy kiểm tra bảng thành phần và công dụng sản phẩm trước tiên.
Chốt bản nháp (Draft) LOA và CFS bằng file mềm: Yêu cầu nhà sản xuất gửi bản nháp CFS và gửi mẫu LOA chuẩn song ngữ Anh – Việt cho đối tác điền thông tin. Nhân sự phụ trách tại Việt Nam cần đặt bản nháp LOA, bản nháp CFS, Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty Việt Nam và bao bì nhãn gốc cạnh nhau để soi từng dấu chấm, dấu phẩy, tên thương mại, tên dòng sản phẩm và địa chỉ nhà máy.
Hướng dẫn rõ cho đối tác nước ngoài về hình thức công chứng chữ ký: Gửi hướng dẫn cụ thể bằng tiếng Anh cho đối tác nước ngoài rằng LOA phải được công chứng viên xác nhận chữ ký của người ký (Signature Verification), kèm theo chứng nhận Apostille (đối với các nước thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam từ 11/09/2026) hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam (đối với các nước ngoài danh sách áp dụng).
Đồng bộ thông tin từ hồ sơ công bố sang nhãn phụ và chứng từ hải quan: Tên sản phẩm và tên nhà sản xuất trên CFS, LOA sau khi được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sẽ là căn cứ để cơ quan Hải quan đối chiếu với Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và kiểm tra quy định về nhãn phụ mỹ phẩm khi lô hàng cập cảng hoặc sân bay.
Giải pháp tư vấn hồ sơ CFS, LOA và công bố mỹ phẩm nhập khẩu tại Air Sea Global
Chuẩn bị chứng từ pháp lý từ nước ngoài luôn là khâu tiêu tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình nhập khẩu mỹ phẩm chính ngạch. Sự khác biệt về ngôn ngữ, quy định công chứng tại từng quốc gia và yêu cầu thẩm định khắt khe của Cục Quản lý Dược khiến không ít doanh nghiệp phải sửa đi sửa lại hồ sơ nhiều lần.
Thông qua dịch vụ công bố mỹ phẩm và thực phẩm chức năng kết hợp cùng năng lực vận chuyển quốc tế và thủ tục hải quan trọn gói, Air Sea Global hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ vướng mắc ngay từ gốc:
Cung cấp biểu mẫu chuẩn và soạn thảo trực tiếp LOA song ngữ: Cung cấp mẫu LOA song ngữ Anh – Việt chuẩn hóa theo Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT và hỗ trợ điền sẵn thông tin chính xác để doanh nghiệp chỉ việc gửi cho nhà sản xuất nước ngoài ký, đóng dấu.
Rà soát chéo toàn bộ chứng từ trước khi hợp pháp hóa lãnh sự / xin Apostille: Kiểm tra chi tiết bản nháp CFS, LOA, bảng thành phần INCI theo các Phụ lục ASEAN và nhãn gốc sản phẩm; chỉ rõ các điểm bất nhất về tên sản phẩm, địa chỉ nhà máy hoặc thẩm quyền người ký trước khi đối tác nước ngoài mang đi công chứng.
Tư vấn lộ trình xác nhận lãnh sự đúng quy định mới nhất năm 2026: Hướng dẫn chính xác cho từng thị trường (Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp, Trung Quốc, EU, ASEAN, Hoa Kỳ…) về việc áp dụng điều kiện miễn CFS theo CPTPP/ASEAN, cách xin chứng nhận Apostille theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP và Nghị định số 196/2025/NĐ-CP.
Đại diện theo dõi hồ sơ và kết nối liền mạch với khâu thông quan: Hỗ trợ kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa quốc gia, theo dõi tiến độ thẩm định tại Cục Quản lý Dược và tư vấn đồng bộ bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Invoice, Packing List, Bill of Lading/Air Waybill, C/O, nhãn phụ) để thông quan lô hàng thuận lợi.
Kết luận
Việc nắm vững quy định hợp pháp hóa lãnh sự CFS và LOA, cập nhật kịp thời cơ chế chứng nhận Apostille có hiệu lực từ ngày 11/09/2026 và kiểm soát chặt chẽ từng câu chữ trong Giấy ủy quyền theo Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí khi đưa mỹ phẩm nhập khẩu ra thị trường Việt Nam. Trước khi yêu cầu đối tác tại Hàn Quốc, Nhật Bản, Pháp hay Trung Quốc ký và chứng thực tài liệu, doanh nghiệp nên thực hiện bước rà soát bản nháp để loại bỏ hoàn toàn nguy cơ hồ sơ bị trả lại.
Nếu quý doanh nghiệp cần nhận mẫu chuẩn văn bản LOA song ngữ Anh – Việt hoặc cần chuyên viên kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ CFS, LOA hiện có, hãy liên hệ ngay với Air Sea Global để được hỗ trợ chi tiết.
Thông tin liên hệ:
Công Ty TNHH Air Sea Global
Văn phòng giao dịch: Tầng 14, Tòa Việt Á, 09 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội.
Địa chỉ trụ sở: Số 6 D2 Khu nhà ở Cầu Diễn, Phường Phú Diễn, TP Hà Nội, Việt Nam.
Mã số thuế: 0103030711.
Hotline: 083 619 9669.
Email: marketing@asglobal.vn.
Website: https://airandseaglobal.vn/.
