Nhiều doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm đến Freetime khi nhận được thông báo phát sinh phí từ hãng tàu hoặc cảng. Trong khi đó, đây lại là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics của mỗi lô hàng container.Vì vậy, việc hiểu rõ freetime là gì, cách tính thời gian miễn phí và các quy định áp dụng của hãng tàu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch giao nhận hàng hóa, hạn chế phát sinh chi phí và tối ưu hiệu quả vận hành xuất nhập khẩu.
1. Freetime là gì?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận tải container đường biển, Freetime là khoảng thời gian miễn phí do hãng tàu hoặc cảng cấp cho chủ hàng trước khi bắt đầu tính các khoản phí lưu container hoặc lưu bãi. Khi tìm hiểu freetime là gì, doanh nghiệp cần hiểu đây chính là khoảng thời gian để hoàn tất các thủ tục nhận hàng, thông quan, dỡ hàng hoặc trả container rỗng mà chưa phát sinh thêm chi phí.
Đối với hàng nhập khẩu, thời gian Freetime có thể áp dụng cho giai đoạn lưu container tại cảng hoặc giai đoạn sử dụng container bên ngoài cảng trước khi trả vỏ rỗng về depot. Tùy chính sách của hãng tàu, thời gian này có thể được tách riêng hoặc gộp chung dưới hình thức Combined Freetime. Với hàng xuất khẩu, Freetime có thể áp dụng cho thời gian lấy container rỗng để đóng hàng hoặc lưu container tại cảng trước khi xếp lên tàu.
Thời gian Freetime không cố định mà phụ thuộc vào chính sách của hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại hàng hóa và thỏa thuận giữa các bên. Nắm rõ định mức này giúp doanh nghiệp lên kế hoạch làm hàng chủ động hơn, hạn chế phát sinh phí DEM, DET và Storage trong quá trình xuất nhập khẩu.
Tìm hiểu Freetime là gì
2. Các loại Freetime phổ biến hiện nay
Mặc dù đều được gọi chung là Freetime, nhưng DEM, DET và Storage thực chất là ba loại thời gian miễn phí khác nhau, được quản lý bởi các đơn vị khác nhau. Trong đó, Demurrage (DEM) và Detention (DET) thường do hãng tàu quy định, còn Storage do cảng hoặc terminal quản lý. Việc phân biệt rõ từng loại giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoản phí nào có thể phát sinh khi container lưu tại cảng hoặc sử dụng bên ngoài cảng vượt quá thời gian cho phép.
Thời gian lưu container tại bãi (Demurrage – DEM)
Demurrage Freetime là khoảng thời gian miễn phí lưu container tại cảng hoặc terminal trước khi phát sinh phí Demurrage. Đối với hàng nhập khẩu, Demurrage Freetime thường được tính từ thời điểm container được dỡ xuống bãi cảng đến khi container được đưa ra khỏi khu vực cảng hoặc terminal theo quy định của hãng tàu. Đối với hàng xuất, Demurrage Freetime tính từ khi container đã hạ bãi tại terminal cho đến khi được xếp lên tàu hoặc hết thời gian miễn phí theo quy định. Sau khi vượt quá hạn mức này, hãng tàu sẽ bắt đầu thu phí lưu bãi Demurrage đối với chủ hàng.
Thời gian lưu vỏ container (Detention – DET)
Detention Freetime là khoảng thời gian miễn phí sử dụng thiết bị container bên ngoài phạm vi cảng. Với hàng nhập khẩu, thời gian này đếm từ khi container được kéo khỏi cảng đến khi vỏ rỗng được trả về depot theo chỉ định. Với hàng xuất khẩu, Detention Freetime tính từ lúc nhận vỏ rỗng tại depot mang về kho đóng hàng đến khi hạ bãi tại cảng thành công. Nếu doanh nghiệp giữ thiết bị vượt mức cho phép, hệ thống sẽ tự động ghi nhận và áp dụng phí lưu vỏ Detention.
Thời gian lưu bãi của cảng (Storage Charge)
Storage Freetime là khoảng thời gian miễn phí lưu bãi do cảng hoặc terminal quy định trước khi phát sinh phí Storage. Khác với Demurrage Freetime do hãng tàu cấp, Storage Freetime liên quan trực tiếp đến việc sử dụng diện tích hạ tầng bãi của cảng. Sau khi hết thời gian miễn phí, cảng hoặc terminal sẽ thu phí Storage trực tiếp từ chủ hàng theo biểu giá niêm yết riêng.
Trong thực tế, DEM, DET và Storage có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình vận chuyển container. Một container nhập khẩu thường trải qua giai đoạn lưu tại cảng, được kéo về kho để dỡ hàng và cuối cùng được trả vỏ rỗng về depot. Nếu thời gian xử lý ở bất kỳ giai đoạn nào vượt quá định mức miễn phí, doanh nghiệp có thể phát sinh một hoặc nhiều loại phí tương ứng. Vì vậy, việc theo dõi đồng thời thời gian DEM, DET và Storage là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát chi phí logistics hiệu quả.
Các loại Freetime trong logistics
See more: Vận tải đường biển là gì? Tổng quan chi tiết từ A-Z
3. Cách tính Freetime container
Việc tính toán Freetime chính xác giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch thông quan, điều phối phương tiện vận tải và sắp xếp lịch trả container đúng hạn. Hiện nay, nhiều hãng tàu áp dụng cơ chế Combined Freetime, cho phép gộp thời gian Demurrage và Detention thành một quỹ thời gian miễn phí chung. Tuy nhiên, chính sách này phụ thuộc vào từng hãng tàu và từng tuyến vận chuyển cụ thể.
Cách tính đối với hàng nhập khẩu
Quy trình tính thời gian đối với hàng nhập khẩu bắt đầu khi tàu cập bến và tiến hành dỡ hàng (Discharge). Thời gian DEM đếm từ ngày dỡ hàng xuống bãi đến ngày lấy hàng ra khỏi cảng (Gate out). Sau đó, thời gian DET tiếp tục đếm từ ngày lấy hàng rời cảng đến ngày trả vỏ rỗng về bãi cạn (Empty return).
Giả sử doanh nghiệp được cấp 14 ngày Freetime gộp, bạn có thể dùng 9 ngày để lưu hàng tại cảng chờ thông quan. Sau đó, bạn dùng 5 ngày còn lại để kéo hàng về kho, dỡ hàng và trả vỏ. Nếu tổng thời gian xử lý gói gọn trong 14 ngày, lô hàng sẽ không phát sinh phụ phí lưu bãi hay lưu vỏ.
Cách tính đối với hàng xuất khẩu
Quá trình tính đối với hàng xuất khẩu bắt đầu từ khi xe đầu kéo đến bãi nhận vỏ rỗng (Empty pick up). Thời gian DET đếm từ ngày lấy vỏ rỗng đến ngày hạ container chứa hàng về bãi cảng (Gate in). Tiếp nối sau đó, thời gian DEM đếm từ ngày hạ bãi đến ngày tàu rời cảng thực tế (Actual Time of Departure – ATD). Nhân sự xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ thông tin trên Booking Note hoặc xác nhận từ hãng tàu, bởi cách tính Freetime có thể khác nhau giữa các hãng, đặc biệt đối với ngày cuối tuần và ngày nghỉ lễ.
Last Free Day là gì?
Last Free Day (LFD) là ngày miễn phí cuối cùng trước khi hệ thống bắt đầu tính phí Demurrage, Detention hoặc Storage. Doanh nghiệp có thể gặp các mốc LFD khác nhau cho DEM, DET hoặc Combined Freetime. Vì vậy, khi nhận Arrival Notice hoặc thông báo từ hãng tàu, cần kiểm tra kỹ loại thời gian miễn phí đang được áp dụng để tránh nhầm lẫn trong quá trình nhận hàng và trả vỏ container.
4. Phí phát sinh khi quá Freetime là gì
Doanh nghiệp cũng cần nắm rõ các khoản phí có thể phát sinh khi vượt quá thời gian miễn phí được cấp. Khi thời gian lưu bãi hoặc giữ vỏ container vượt quá định mức, hệ thống sẽ tự động chuyển sang biểu phí ngoài Freetime với nguyên tắc tính lũy tiến theo từng mốc thời gian. Điều này đồng nghĩa với việc container bị giữ quá hạn càng lâu thì đơn giá tính trên mỗi ngày vượt hạn càng cao. Nhiều hãng tàu áp dụng biểu phí tăng dần theo từng giai đoạn thay vì một mức cố định trong suốt thời gian quá hạn.
Bên cạnh đó, mức phí phát sinh cũng có sự khác biệt tùy theo loại container. Container 40 feet thường có mức phí cao hơn container 20 feet. Đối với các thiết bị chuyên dụng như container lạnh (Reefer), chi phí DEM và DET thường cao hơn đáng kể do yêu cầu bảo quản đặc biệt. Trong nhiều trường hợp, chủ hàng còn phải thanh toán thêm phí cắm điện (Plug-in Charge) tại cảng để duy trì nhiệt độ bảo quản hàng hóa trong thời gian lưu bãi.
5. Quy định Freetime của các hãng tàu
Bên cạnh việc hiểu freetime là gì, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng thời gian miễn phí này không được áp dụng cố định giữa các hãng tàu. Chính sách Freetime có thể thay đổi theo mùa vụ khai thác, tình trạng thiếu hụt container rỗng tại từng khu vực và đặc điểm của từng tuyến vận chuyển.
Trên nhiều tuyến vận tải quốc tế, container khô thường được cấp từ khoảng 7 đến 14 ngày Freetime. Tuy nhiên, thời gian thực tế còn phụ thuộc vào chính sách của từng hãng tàu, loại container và thỏa thuận thương mại giữa các bên. Với những doanh nghiệp có sản lượng xuất nhập khẩu ổn định hoặc cam kết sản lượng dài hạn, thời gian miễn phí có thể được đàm phán kéo dài lên 14 đến 21 ngày.
Ngược lại, đối với container lạnh (Reefer), thời gian Freetime thường ngắn hơn do chi phí khai thác thiết bị cao và yêu cầu quay vòng container nhanh. Nhiều hãng tàu chỉ cấp từ 3 đến 5 ngày miễn phí cho loại container này. Ngoài ra, việc duy trì nguồn điện tại bãi để bảo quản hàng hóa cũng là một trong những yếu tố khiến chính sách Freetime của container lạnh chặt chẽ hơn so với container khô.
Tìm hiểu về Freetime trong logistics
6. Kinh nghiệm tối ưu Freetime để tránh phát sinh chi phí
Việc kiểm soát thời gian làm hàng giúp doanh nghiệp tránh hao hụt dòng tiền không đáng có. Dưới đây là những thao tác nghiệp vụ thực tế giúp bạn tối ưu chi phí DEM, DET và Storage.
Đàm phán xin thêm Freetime trước khi chốt Booking
Quy tắc đầu tiên trong nghiệp vụ là bạn nên xin thêm thời gian miễn phí (Free time extension) ngay từ khâu lấy giá và chốt lịch tàu. Khi tàu đã chạy, việc xin thêm ngày rất khó thực hiện. Nếu lô hàng thanh toán bằng L/C khiến chứng từ về chậm, hãy chủ động yêu cầu hãng tàu cấp 14 hoặc 21 ngày Freetime từ đầu.
Chủ động truyền tờ khai hải quan điện tử sớm
Nhiều trường hợp phát sinh phí phạt do doanh nghiệp đợi hàng cập cảng mới bắt đầu rà soát hồ sơ. Hãy chủ động rà soát mã HS, đối chiếu C/O và chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan ngay khi nhận được chứng từ từ người bán. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp chủ động truyền tờ khai khi đủ điều kiện và có thêm thời gian xử lý nếu phát sinh yêu cầu kiểm tra từ cơ quan hải quan.
Phối hợp nhịp nhàng giữa vận tải và kho bãi
Sự thiếu kết nối thông tin nội bộ là nguyên nhân phổ biến gây phát sinh phí DET. Bạn cần báo trước lịch hàng về cho nhà xe và thủ kho. Khi kho bãi chuẩn bị sẵn không gian và nhân công bốc xếp, xe đầu kéo có thể dỡ hàng và đem trả vỏ rỗng ngay trong ngày, tránh việc lưu xe qua đêm.
Xin đưa hàng về bảo quản với hàng kiểm tra chuyên ngành
Với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng hoặc thiết bị y tế, thời gian xử lý hồ sơ hoặc kiểm tra chuyên ngành có thể kéo dài tùy từng mặt hàng và cơ quan quản lý. Để hạn chế phí DEM tại cảng, doanh nghiệp nên làm công văn xin đưa hàng về bảo quản tại kho nội bộ. Giải pháp này giúp bạn trả vỏ container đúng hạn trong lúc chờ cơ quan quản lý nhà nước ra kết quả cuối cùng để thông quan.
Việc nắm rõ freetime là gì cùng cách thức vận hành của DEM, DET và Storage giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát chi phí logistics. Theo dõi sát thời gian miễn phí, chuẩn bị hồ sơ thông quan từ sớm và điều phối hàng hóa hợp lý sẽ giúp hạn chế đáng kể các khoản phí phát sinh ngoài kế hoạch.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế và khai báo hải quan, Air & Sea Global hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu thời gian làm hàng, xử lý thủ tục thông quan và kiểm soát hiệu quả các chi phí liên quan đến container trong quá trình xuất nhập khẩu.
