Khi theo dõi đơn hàng quốc tế, nhiều người thường thấy trạng thái “đơn hàng đã được thông quan” nhưng chưa hiểu rõ đơn hàng đã được thông quan là gì và bao lâu thì nhận được hàng. Trạng thái này cho biết lô hàng đã hoàn tất một bước quan trọng trong quá trình kiểm tra hải quan, nhưng không đồng nghĩa hàng sẽ được giao ngay lập tức trong mọi trường hợp.
Với hàng nhập khẩu thương mại, hàng mua từ sàn quốc tế hoặc hàng gửi qua dịch vụ vận chuyển quốc tế, thông quan là giai đoạn bắt buộc trước khi hàng được đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan. Việc hiểu đúng ý nghĩa của trạng thái này giúp người nhận chủ động hơn khi theo dõi đơn hàng, kiểm tra chứng từ và làm việc với đơn vị vận chuyển nếu phát sinh chậm trễ.
Đơn Hàng Đã Được Thông Quan Là Gì?
Đơn hàng đã được thông quan là trạng thái cho biết lô hàng đã hoàn tất thủ tục hải quan cần thiết để được phép tiếp tục lưu thông. Nói dễ hiểu hơn, cơ quan hải quan đã kiểm tra thông tin khai báo, chứng từ liên quan và xác nhận hàng hóa đủ điều kiện để rời khỏi khu vực kiểm soát hải quan.
Với hàng nhập khẩu, trạng thái này thường xuất hiện sau khi đơn vị vận chuyển hoặc doanh nghiệp đã hoàn tất việc khai báo hải quan, nộp thuế nếu có và xử lý các yêu cầu kiểm tra liên quan. Sau khi thông quan, hàng sẽ được chuyển sang bước tiếp theo như phân loại, bàn giao cho đơn vị giao nhận nội địa hoặc đưa về kho của doanh nghiệp.
Tìm hiểu đơn hàng đã được thông quan là gì
Vì vậy, khi hỏi “đơn hàng đã được thông quan là sao”, có thể hiểu đây là dấu hiệu tích cực. Hàng không còn nằm ở bước chờ kiểm tra hải quan chính. Tuy nhiên, trạng thái này chưa chắc đồng nghĩa hàng đã lên xe giao ngay cho người nhận.
Trong logistics, thông quan chỉ là một mắt xích trong toàn bộ quy trình vận chuyển. Sau thông quan, đơn hàng vẫn có thể cần thêm thời gian để xử lý tại kho, đổi lệnh giao hàng, điều phối xe, phân tuyến giao hàng hoặc cập nhật trạng thái trên hệ thống vận chuyển.
Đối với đơn hàng đã được thông quan quốc tế, người nhận cũng cần phân biệt rõ hai tình huống. Nếu hàng đã thông quan tại nước xuất khẩu, nghĩa là hàng đủ điều kiện rời nước gửi. Nếu hàng đã thông quan tại nước nhập khẩu, nghĩa là hàng đã qua bước kiểm tra hải quan tại nước nhận và đang chờ xử lý giao hàng nội địa.
See more: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, chuyên nghiệp 2026
Quy trình thông quan đơn hàng
Để hiểu rõ hơn về tính chất của trạng thái thông quan, người làm xuất nhập khẩu cần nắm được các bước xử lý thực tế trước đó. Một lô hàng từ khi cập cảng đến khi được giải phóng sẽ trải qua các nghiệp vụ cơ bản sau.
Khai báo và truyền tờ khai hải quan điện tử: Nhân viên chứng từ (Docs) hoặc đại lý hải quan sẽ thu thập bộ chứng từ bao gồm Hợp đồng (Contract), Commercial Invoice, Packing List cùng vận đơn vận chuyển. Dựa trên các chứng từ này, người khai sẽ nhập dữ liệu và truyền tờ khai hải quan điện tử lên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
Phân luồng tờ khai: Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng để quyết định mức độ kiểm tra lô hàng:
- Luồng xanh: Tờ khai được hệ thống chấp nhận thông quan mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai mã vạch để xuống cảng lấy hàng.
- Luồng vàng: Hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ trước khi chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp cần mang bộ chứng từ gốc hoặc bản sao y xuống chi cục hải quan để cán bộ kiểm tra tính hợp lệ.
- Luồng đỏ: Hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Cán bộ hải quan sẽ soi chiếu container hoặc mở thùng hàng để đối chiếu thực tế với chứng từ khai báo.
Đóng thuế và kiểm tra chuyên ngành: Tùy thuộc vào loại hàng, doanh nghiệp phải nộp đủ các loại thuế liên quan. Nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt, ví dụ như nhập khẩu mỹ phẩm hoặc thực phẩm chức năng, doanh nghiệp cần trình biên nhận công bố mỹ phẩm hoặc giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. Chỉ khi hoàn tất bước này, cán bộ hải quan mới duyệt thông quan.
Giải phóng hàng và đổi lệnh giao hàng: Sau khi tờ khai hiển thị trạng thái thông quan, nhân viên giao nhận (hiện trường) sẽ tiến hành đổi lệnh giao hàng (D/O) với hãng tàu hoặc đại lý forwarder. Cầm lệnh giao hàng và mã vạch tờ khai, xe tải hoặc xe đầu kéo mới được phép vào cảng để bốc hàng và chở về kho.
Đơn hàng đã được thông quan trong vận chuyển quốc tế
See more: Quy Trình Khai Báo Hải Quan Hàng Xuất Khẩu Chi Tiết Cập Nhật 2026
Sau Khi Thông Quan Bao Lâu Thì Nhận Được Hàng?
Thời gian giao hàng ở chặng cuối phụ thuộc vào phương thức vận tải và loại hình doanh nghiệp. Người dùng thường quan tâm đơn hàng đã được thông quan mất bao lâu sẽ về đến nơi. Dưới đây là mốc thời gian ước tính dựa trên thực tế vận hành.
Với các đơn hàng thương mại điện tử quốc tế
Nếu bạn mua hàng từ nước ngoài qua các sàn thương mại điện tử, sau khi thông quan, hàng sẽ được chuyển cho đơn vị chuyển phát nội địa (ví dụ: SPX, Giao Hàng Nhanh, J&T).
- Nếu bạn ở các thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM) có sẵn kho trung chuyển của sàn, thời gian nhận hàng chỉ mất khoảng 1–2 ngày.
- Nếu bạn ở các tỉnh lẻ, hàng cần được luân chuyển qua nhiều bưu cục khác nhau. Hàng hóa có thể cần thêm từ 3–5 ngày để được giao đến người nhận, tùy khu vực giao hàng và tình trạng khai thác thực tế.
Thông báo đơn hàng đã được thông quan trên các sàn TMĐT B2C
Đối với hàng xuất nhập khẩu doanh nghiệp (B2B)
Tiến độ đưa hàng về kho của doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào phương thức vận chuyển và kế hoạch điều xe.
- Hàng Air (đường hàng không): Thời gian khai thác tại kho hàng không (như TCS hay SCSC) diễn ra khá nhanh. Sau khi thông quan, doanh nghiệp có thể đưa xe tải vào kho lấy hàng và chở về ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sang ngày hôm sau.
- Hàng Sea nguyên container (FCL): Doanh nghiệp cần liên hệ nhà xe đầu kéo để vào cảng gắp container. Nếu cảng không bị ùn tắc và có sẵn xe, hàng sẽ về kho trong vòng 1–2 ngày.
- Hàng Sea lẻ (LCL): Hàng lẻ cần thêm một bước là chờ nhân viên kho CFS (Container Freight Station) rút ruột container và chia tách hàng vào từng khu vực. Việc này thường tốn thêm từ 1–3 ngày sau khi thông quan, trước khi xe tải nhỏ có thể vào lấy hàng.
Vì sao đơn hàng bị chậm dù đã thông quan?
Trong một số trường hợp, người mua hoặc nhân sự mua hàng thường thắc mắc vì sao đơn hàng đã được thông quan qua lâu nhưng thực tế vẫn chưa nhận được. Trạng thái hải quan chỉ xác nhận hàng đã xong thủ tục pháp lý, phần chậm trễ thường phát sinh ở khâu logistics nội địa.
- Quá tải tại kho bãi và cảng đích: Vào các mùa cao điểm cuối năm hoặc các đợt siêu sale, lượng hàng đổ về cảng và kho trung chuyển tăng vọt. Nhân viên kho không kịp phân loại hàng hóa hoặc không đủ máy cẩu để hạ container. Hàng của bạn dù đã thông quan nhưng vẫn phải nằm chờ đến lượt được bốc xếp lên xe.
- Trục trặc trong khâu điều phối phương tiện: Đây là vấn đề phổ biến với các doanh nghiệp B2B. Đôi khi tờ khai hải quan đã xanh, nhưng đơn vị vận tải (trucking) lại báo thiếu xe đầu kéo, thiếu moóc, hoặc tài xế đã chạy hết giờ làm việc. Sự chênh lệch giữa thời điểm thông quan và thời điểm có xe chạy có thể làm chậm lịch nhận hàng từ 1 đến 2 ngày.
- Chậm trễ khi bàn giao cho đơn vị chuyển phát nội địa: Đối với hàng B2C, sau khi ra khỏi cửa khẩu, hàng hóa cần được quét mã vạch nhập kho (inbound) tại bưu cục tổng. Nếu xe tải chạy tuyến cửa khẩu về bưu cục bị chậm do giao thông, thời tiết, hoặc hệ thống cập nhật mã vận đơn bị lỗi, người nhận sẽ thấy trạng thái thông quan bị “treo” nhiều ngày liền.
- Thiếu sót trong khâu đổi lệnh và cược vỏ container: Với hàng FCL, để mang được container ra khỏi cảng, doanh nghiệp phải đóng tiền cược vỏ container và gia hạn lệnh giao hàng. Nếu nhân sự logistics quên gia hạn lệnh, hoặc chuyển khoản tiền cược chậm cho hãng tàu, cảng sẽ từ chối cấp hàng lên xe, dẫn đến việc lưu container tại bãi thêm vài ngày.
Kết luận
Hiểu rõ đơn hàng đã được thông quan là gì giúp doanh nghiệp và cá nhân người mua đánh giá đúng tiến độ của chuỗi cung ứng. Đây là cột mốc cho thấy hàng hóa đã vượt qua khâu kiểm tra pháp lý của nhà nước và sẵn sàng bước vào chặng vận chuyển nội địa cuối cùng. Mặc dù thời gian nhận hàng thực tế còn phụ thuộc vào thời tiết, năng lực của đơn vị vận tải và quy trình khai thác kho bãi, nhưng việc hoàn tất thông quan luôn giúp doanh nghiệp giảm áp lực chi phí lưu kho, hạn chế rủi ro giữ hàng, từ đó chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh của mình.
