Kiểm soát chi phí là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc thiếu hiểu biết về cấu thành giá cước dễ dẫn đến tình trạng đội chi phí, làm giảm biên độ lợi nhuận của lô hàng. Để lên báo giá chính xác cho đối tác và quản trị rủi ro dòng tiền, người làm xuất nhập khẩu cần nắm rõ các loại phí trong logistics từ khâu nhận hàng đến khi giao tận kho. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng hạng mục chi phí dựa trên quy trình giao nhận thực tế.
Các loại phí trong logistics là gì?
Các loại phí trong logistics là tổng hợp những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, lưu trữ và làm thủ tục cho một lô hàng. Khái niệm này bao trùm toàn bộ chuỗi cung ứng, từ lúc hàng hóa rời kho người bán (Shipper) cho đến khi hạ tại kho người mua (Consignee).
Bản chất của chi phí logistics không chỉ nằm ở việc thuê xe tải hay đặt chỗ trên tàu biển. Nó bao gồm nhiều dịch vụ vệ tinh đi kèm như xếp dỡ tại cảng, xử lý chứng từ, phí đóng gói, và các khoản phí tuân thủ quy định pháp luật của nhà nước. Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng Incoterms được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, trách nhiệm thanh toán các khoản phí này sẽ được chia sẻ khác nhau giữa bên mua và bên bán.
Doanh nghiệp cần phân định rõ các nhóm phí cố định và phí phát sinh. Việc hiểu đúng bản chất từng loại phí giúp bộ phận mua hàng (Purchasing) và logistics tính toán giá thành sản phẩm nhập khẩu sát với thực tế, hạn chế rủi ro thâm hụt tài chính.
Cấu trúc chi phí logistics
Danh sách các loại phí trong logistics phổ biến nhất
Để một lô hàng được thông quan và vận chuyển suôn sẻ, doanh nghiệp cần thanh toán nhiều hạng mục cho hãng tàu, cảng biển và cơ quan hải quan. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên tham gia vào chuỗi cung ứng. Dưới đây là những nhóm phí cơ bản thường gặp trong nghiệp vụ giao nhận hàng ngày.
Cước vận tải quốc tế và nội địa
Đây là khoản phí trả cho việc di chuyển vật lý của hàng hóa giữa các quốc gia và trong khu vực nội địa. Đối với vận tải quốc tế, doanh nghiệp sẽ trả cước đường biển hoặc cước hàng không tùy theo phương thức đã chọn. Mức giá này biến động liên tục theo cung cầu thị trường, mùa vụ, giá nhiên liệu và tình hình địa chính trị. Tùy vào lượng hàng, người gửi có thể chọn đóng nguyên container (FCL) hoặc gom hàng lẻ (LCL) với mức giá tương ứng.
Cước vận tải nội địa là chi phí thuê xe tải hoặc xe container kéo hàng từ cảng về kho. Khoản chi này phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, loại xe, trọng lượng hàng hóa và chi phí cầu đường. Việc điều phối xe hợp lý và chọn đúng tuyến đường sẽ giúp giảm áp lực chi phí đáng kể trong khâu này.
Phụ phí địa phương (Local Charges)
Local charges là các khoản phí được thu tại cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng. Mức thu do hãng tàu hoặc cảng quy định và thường ít biến động hơn so với cước vận tải quốc tế. Phí xếp dỡ tại cảng (THC) là chi phí phổ biến nhất, dùng để trả cho việc bốc container từ bãi lên tàu hoặc dỡ từ tàu xuống bãi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải trả phí chứng từ khi phát hành vận đơn hoặc đổi lệnh giao hàng (D/O).
Ngoài ra, phụ phí địa phương còn bao gồm một số hạng mục nhỏ nhưng bắt buộc phải hoàn thành. Phí niêm chì (Seal Fee) được thu để cấp kẹp chì niêm phong container đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Đối với hàng xuất khẩu, phí khai báo trọng lượng (VGM Fee) được áp dụng để xác nhận khối lượng thực tế của container trước khi xếp lên tàu.
Phí lưu bãi, lưu container (DEM/DET/Storage)
Nhóm phí này phát sinh khi container lưu lại tại cảng hoặc tại kho vượt quá thời gian miễn phí (free time) cho phép. Phí lưu container tại bãi (DEM) do cảng thu khi hàng đã dỡ xuống bãi nhưng chủ hàng chưa đến kéo về. Đối với hàng xuất khẩu, DEM cũng áp dụng nếu doanh nghiệp hạ bãi quá sớm trước ngày tàu chạy. Phí lưu container tại kho (DET) phát sinh khi khách hàng mượn vỏ container mang về đóng hoặc rút hàng vượt quá số ngày quy định.
Bên cạnh DEM và DET, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến phí lưu bãi (Storage) do cảng thu. Một số cảng biển tính gộp Storage chung với kỳ tính DEM, trong khi một số nơi tách riêng thành hai khoản mục. Việc hiểu rõ cách tính phí của từng cảng sẽ giúp người làm logistics chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian lấy hàng.
Vượt quá thời gian lưu kho sẽ phát sinh chi phí DEM/DET
See more: Freetime là gì? Cách tính Freetime Container trong xuất nhập khẩu
Phí làm thủ tục hải quan và kiểm tra chuyên ngành
Để hàng hóa đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp cần làm thủ tục với cơ quan hải quan và các bộ ngành liên quan. Khâu này bao gồm phí truyền tờ khai hải quan điện tử, phí xử lý tại chi cục hải quan và phí xin Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Những khoản chi này thường được thanh toán qua các đại lý hải quan để họ thực hiện nghiệp vụ đại diện.
Đối với các mặt hàng đặc thù, lô hàng sẽ phải gánh thêm phí kiểm tra chuyên ngành. Ví dụ, hàng mỹ phẩm hay thực phẩm chức năng đòi hỏi chi phí làm hồ sơ công bố sản phẩm, kiểm tra chất lượng nhà nước. Việc chuẩn bị hồ sơ hợp lệ từ sớm sẽ giúp quy trình kiểm tra diễn ra nhanh chóng, hạn chế rủi ro ách tắc hàng hóa.
Những loại phí nào ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí logistics?
Trong cấu thành giá logistics, một số khoản mục chiếm tỷ trọng áp đảo và có tính biến động rất cao. Việc nhận diện đúng các nhóm phí này giúp bộ phận mua hàng dự toán chính xác giá vốn sản phẩm và hạn chế rủi ro thâm hụt dòng tiền.
- Cước vận tải quốc tế (Ocean/Air Freight): Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng ngân sách logistics của một lô hàng. Mức cước này biến động liên tục theo cung cầu thị trường, mùa vụ cao điểm và giá nhiên liệu. Khi chuỗi cung ứng gặp sự cố hoặc thiếu hụt vỏ container, cước tàu có thể tăng gấp nhiều lần. Sự leo thang của cước vận tải trực tiếp đẩy giá thành sản phẩm lên cao, làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Cước vận tải nội địa (Inland Trucking): Phí kéo container từ cảng về kho tiêu tốn ngân sách lớn đối với những chặng đường vận chuyển dài. Khoản chi này bị tác động mạnh bởi giá xăng dầu, số lượng trạm thu phí và thời gian chờ đợi tại cảng. Nếu nhà máy ở xa khu vực cảng biển và doanh nghiệp không có phương án tối ưu lộ trình hoặc ghép chuyến, phí trucking nội địa sẽ bào mòn đáng kể biên độ lợi nhuận.
- Phí phạt lưu bãi, lưu container (DEM/DET): Khác với cước vận tải được tính toán từ trước, DEM/DET là nhóm phí phát sinh mang lại rủi ro tài chính khó lường nhất. Khoản tiền này thường bắt nguồn từ ách tắc thủ tục hải quan, sai sót chứng từ hoặc chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành. Mỗi ngày lưu container vượt hạn mức có thể phát sinh thêm hàng triệu đồng. Nếu thời gian giải phóng hàng kéo dài, tổng số tiền nộp phạt sẽ phá vỡ hoàn toàn dự toán chi phí ban đầu.
Cách tối ưu các loại phí trong logistics
Tối ưu chi phí logistics là bài toán quản trị nhằm hạn chế rủi ro phát sinh các khoản tiền ngoài kế hoạch. Thay vì chỉ tập trung tìm kiếm mức cước rẻ nhất, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ quy trình giao nhận để giảm thiểu các chi phí ẩn. Việc áp dụng những phương pháp dưới đây sẽ giúp giảm áp lực tài chính và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.
Đàm phán tăng thời gian miễn phí lưu bãi (Free time DEM/DET)
Ngay từ thời điểm chốt giá cước với hãng tàu, người phụ trách cần đàm phán xin thêm ngày free time tại cảng đi và cảng đến. Việc có sẵn quỹ thời gian 14 hoặc 21 ngày sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn nếu gặp sự cố trong quá trình khai báo hải quan. Giải pháp này đặc biệt thiết thực đối với các lô hàng cần chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc tham vấn giá.
Gom hàng và tính toán phương án đóng container
Đối với các đơn hàng nhỏ, phương án sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ (LCL) sẽ giúp chia sẻ không gian cước với các đối tác khác. Nếu đóng hàng nguyên container (FCL), bộ phận kho bãi cần tính toán sơ đồ xếp hàng hợp lý để tận dụng tối đa thể tích và tải trọng. Việc tính toán kỹ lưỡng giúp giảm số lượng vỏ container cần thuê, từ đó tối ưu tỷ suất chi phí vận tải trên từng đơn vị sản phẩm.
See more: Vận chuyển hàng LCL đi quốc tế – linh hoạt, tiết kiệm chi phí
Rà soát chứng từ sớm để tránh phí chỉnh sửa và lưu bãi
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt giấy tờ giúp quy trình thông quan diễn ra trơn tru. Bộ phận chứng từ cần đối chiếu chéo thông tin giữa Commercial Invoice, Packing List và Bill of Lading ngay khi nhận bản nháp từ nhà cung cấp. Phát hiện và sửa lỗi kịp thời sẽ hạn chế rủi ro hàng bị chuyển luồng kiểm hóa, đồng thời tránh việc nộp phí chỉnh sửa chứng từ cho hãng tàu.
Chủ động hoàn thiện giấy phép kiểm tra chuyên ngành
Sự chậm trễ trong việc xin giấy phép là nguyên nhân chính khiến phí lưu bãi đội lên so với dự toán. Với các mặt hàng đặc thù như mỹ phẩm hay thực phẩm chức năng, việc làm hồ sơ công bố sản phẩm nên được tiến hành trước khi lô hàng cập cảng. Việc hợp tác với các đại lý hải quan có nghiệp vụ vững sẽ giúp hồ sơ được xử lý chuẩn xác ngay từ đầu, rút ngắn tối đa thời gian giải phóng hàng hóa.
Tối ưu các chi phí logistics để giảm thiểu tối đa rủi ro vận chuyển
Những sai lầm khiến doanh nghiệp phải trả thêm nhiều loại phí
Quá trình xuất nhập khẩu tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu khâu chứng từ và quy trình vận hành không được kiểm soát chặt chẽ. Dưới đây là những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp phát sinh các khoản chi ngoài dự toán:
- Áp sai mã HS cho hàng hóa: Đây là lỗi thường gặp nhất trong nghiệp vụ khai báo hải quan. Việc này dẫn đến tính sai thuế nhập khẩu, khiến doanh nghiệp phải nộp bổ sung và chịu phạt hành chính khi cơ quan chức năng phát hiện. Lô hàng cũng sẽ bị ách tắc tại cảng chờ xử lý, gây phát sinh phí lưu bãi lưu container (DEM/DET). Việc kiểm tra kỹ tính chất hàng hóa và tham vấn chuyên môn trước khi truyền tờ khai là bước rất quan trọng.
- Hạ bãi trễ giờ cắt máng (Closing time): Bộ phận điều phối không theo dõi sát lịch tàu chạy dễ dẫn đến tình trạng rớt tàu (roll hàng). Hàng hóa hạ bãi trễ giờ quy định buộc chủ hàng phải đóng thêm phí đảo chuyển container tại cảng. Đồng thời, doanh nghiệp phải gánh thêm phí lưu bãi để chờ xếp lên chuyến tàu tiếp theo.
- Sai sót thông tin trên chứng từ: Bất kỳ sự thiếu chính xác nào trên vận đơn (Bill of Lading) cũng khiến hãng tàu thu thêm phí chỉnh sửa (Amendment fee). Đối với các lô hàng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), sự sai lệch thông tin còn làm chậm tiến độ làm việc với ngân hàng. Quá trình xử lý lại bộ chứng từ tốn nhiều thời gian, cản trở việc lấy lệnh giao hàng và kéo theo rủi ro lưu kho bãi.
- Chậm trễ xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Sự chủ quan trong việc làm giấy phép thường mang lại rủi ro tài chính lớn. Nhiều đơn vị đợi đến khi container cập cảng mới bắt đầu làm hồ sơ công bố mỹ phẩm, thực phẩm chức năng hoặc kiểm tra chất lượng. Quy trình này kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, biến phí lưu bãi thành một gánh nặng thực sự làm thâm hụt ngân sách.
Nhìn chung, việc nhận diện và phân bổ đúng các loại phí trong logistics giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu định giá sản phẩm và quản trị dòng tiền. Từ cước vận tải, phụ phí địa phương đến phí thủ tục hải quan, mỗi khâu đều đòi hỏi sự bám sát và nghiệp vụ vững vàng để hạn chế sai sót. Bằng cách chuẩn bị chứng từ chuẩn xác và tối ưu thời gian thông quan, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ kiểm soát tốt ngân sách dự toán ban đầu. Để đơn giản hóa quy trình và xử lý nhanh các thủ tục chuyên ngành, doanh nghiệp có thể liên hệ Air & Sea Global để được tư vấn các giải pháp giao nhận sát với thực tế nhất.
