Vận tải hàng không là giải pháp tối ưu cho các lô hàng cần tiến độ gấp hoặc có giá trị cao. Tuy nhiên, máy bay hạ cánh nhanh không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ nhận được hàng ngay lập tức. Thực tế, thời gian lấy hàng khỏi sân bay phụ thuộc rất lớn vào quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không – từ khâu rà soát chứng từ, truyền tờ khai hải quan điện tử cho đến xử lý kiểm tra chuyên ngành và đổi lệnh giao hàng.
Chỉ một sai sót nhỏ trên Invoice hay Air Waybill cũng có thể khiến hàng hóa bị lưu kho bãi, phát sinh chi phí và làm chậm kế hoạch sản xuất. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng bước nghiệp vụ thực tế, giúp doanh nghiệp nắm rõ bộ chứng từ cần chuẩn bị, cơ cấu chi phí và cách hạn chế rủi ro khi làm thủ tục hàng air.
Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không Là Gì?
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là nghiệp vụ đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam thông qua các chuyến bay chở hàng (Freighter) hoặc khoang bụng máy bay thương mại (Passenger aircraft). Hàng hóa sẽ được vận chuyển từ sân bay quốc tế đầu xuất khẩu đến sân bay đích. Sau đó, lô hàng được đưa vào kho lưu trữ, chờ xử lý thủ tục hải quan và kéo về kho người nhận.
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đặc biệt phù hợp với những lô hàng giao gấp
Phương thức này đặc biệt phù hợp với các lô hàng cần giao gấp, hàng mẫu hoặc linh kiện thay thế dự án. Các nhóm hàng giá trị cao như thiết bị điện tử, mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng hoặc thiết bị y tế cũng thường đi tuyến air. Với doanh nghiệp sản xuất, hàng không giúp đưa nguyên liệu về kịp thời, hạn chế rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng.
Tuy tốc độ xử lý nhanh, vận tải hàng không có mức cước phí cao hơn đáng kể so với đường biển. Doanh nghiệp cần lưu ý thêm rằng không phải mặt hàng nào cũng có thể bay. Các sản phẩm chứa pin, chất lỏng, hóa chất hoặc hàng có từ tính yêu cầu cung cấp Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) và phải kiểm tra điều kiện đóng gói trước khi chốt booking.
Các Chứng Từ Cần Có Khi Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không
Đặc thù của hàng air là thời gian lưu kho miễn phí tại các nhà ga hàng hóa rất ngắn, thường chỉ từ 2 đến 3 ngày. Do đó, sự chuẩn xác của bộ chứng từ quyết định trực tiếp đến tốc độ truyền tờ khai thông quan. Nếu hồ sơ sai lệch, doanh nghiệp sẽ mất thời gian sửa đổi, dễ phát sinh phí lưu bãi và ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng. Dưới đây là các nhóm chứng từ cốt lõi cần chuẩn bị.
Nhóm Chứng Từ Vận Tải Và Thương Mại
- Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB): Khác với vận tải biển, vận đơn hàng không không có chức năng sở hữu hàng hóa. Nó đóng vai trò là biên lai nhận hàng và bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Bộ vận đơn thường bao gồm Master Air Waybill (MAWB) do hãng hàng không cấp và House Air Waybill (HAWB) do forwarder phát hành. Trên AWB cần thể hiện chính xác thông tin người nhận, số kiện và trọng lượng để nhân viên hiện trường đối chiếu khi làm thủ tục.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là chứng từ do nhà xuất khẩu phát hành, ghi rõ trị giá giao dịch, đơn giá và điều kiện giao hàng (Incoterms). Hóa đơn thương mại là cơ sở để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế nhập khẩu. Việc khai sai số tiền giữa Invoice và tờ khai có thể khiến doanh nghiệp bị yêu cầu tham vấn giá, làm kéo dài thời gian giải phóng hàng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Chứng từ này cung cấp thông số chi tiết về quy cách đóng gói, bao gồm trọng lượng cả bì (Gross Weight), trọng lượng tịnh (Net Weight) và thể tích kiện hàng. Nhân viên giao nhận sẽ căn cứ vào đây để kiểm đếm số lượng, kiểm tra tình trạng ngoại quan của hàng tại khu vực trả hàng trước khi bốc xếp lên xe tải.
Nhóm Chứng Từ Hải Quan Và Chuyên Ngành
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Nếu hàng hóa nhập khẩu từ các quốc gia có Hiệp định thương mại tự do (FTA) với Việt Nam, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp C/O hợp lệ. Việc sử dụng đúng các mẫu C/O như Form E, Form D hay Form AK sẽ giúp lô hàng hưởng mức thuế suất ưu đãi. Qua đó, doanh nghiệp giảm áp lực chi phí và tối ưu giá vốn hàng bán.
- Giấy tờ kiểm tra chuyên ngành: Tùy thuộc vào mã HS code, lô hàng có thể yêu cầu thêm tài liệu quản lý rủi ro. Ví dụ, nhập khẩu mỹ phẩm bắt buộc phải có Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hợp lệ. Với thực phẩm chức năng, doanh nghiệp cần chuẩn bị Giấy đăng ký kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm. Việc rà soát hồ sơ chuyên ngành cần thực hiện ngay từ lúc chốt đơn, tránh tình trạng hàng về đến sân bay mới đi xin phép.
Xem thêm:
Dịch vụ công bố mỹ phẩm, thực phẩm chức năng Air & Sea Global
Giấy phép lưu hành mỹ phẩm là gì? Quy định & hồ sơ cần có
Nhóm Chứng Từ Lấy Hàng Tại Kho Sân Bay
Bên cạnh hồ sơ nộp cho cơ quan hải quan, nhân sự hiện trường cần chuẩn bị thêm chứng từ để làm việc trực tiếp với kho hàng không (như TCS, SCSC tại Tân Sơn Nhất hay NCTS, ALSC tại Nội Bài).
- Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Chứng từ này do hãng bay hoặc forwarder cấp sau khi người nhận đã thanh toán các phụ phí (Local charges) tại Việt Nam. Thiếu D/O, kho sân bay sẽ từ chối xuất hàng dù tờ khai hải quan đã được thông quan luồng Xanh.
- Giấy giới thiệu: Văn bản này bắt buộc phải có chữ ký và đóng dấu đỏ của giám đốc doanh nghiệp nhập khẩu. Mục đích là ủy quyền hợp lệ cho nhân viên giao nhận hoặc tài xế trực tiếp vào kho làm thủ tục thanh lý và bốc xếp hàng hóa.
Hàng air là thời gian lưu kho miễn phí thường ngắn
Xem thêm: Bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì? Quy trình chuẩn bị và checklist
Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không
Quy trình nhập hàng air hiện nay đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh. Hầu hết các bước khai báo đều được số hóa, nhưng khâu làm việc tại kho sân bay vẫn cần sự nhạy bén của nhân viên hiện trường. Dưới đây là 5 bước nghiệp vụ chuẩn đang được các doanh nghiệp logistics áp dụng.
Bước 1: Rà soát chứng từ và chốt booking
Trước khi hàng bay, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics phải kiểm tra mã HS, chính sách mặt hàng và chứng từ chuyên ngành. Với hàng hóa chất, pin, nhà cung cấp bắt buộc gửi trước Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS). Khi hồ sơ đạt yêu cầu, forwarder tiến hành đặt chỗ (booking), chốt chuyến bay với hãng và thông báo lịch dự kiến cất cánh (ETD) cho nhà nhập khẩu.
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến và lệnh giao hàng
Trước khi máy bay hạ cánh, đại lý vận tải hoặc hãng hàng không sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho nhà nhập khẩu. Người nhận hàng tiến hành thanh toán các khoản phụ phí (Local charges) tại Việt Nam để đổi lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).
Bước 2: Nhận thông báo hàng đến và đổi lệnh giao hàng (D/O)
Khi máy bay chuẩn bị hạ cánh, hãng bay hoặc đại lý sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Hiện nay, hầu hết các hãng đều áp dụng lệnh giao hàng điện tử (e-D/O). Nhân sự chứng từ chỉ cần chuyển khoản thanh toán các phụ phí (Local charges) và nhận lệnh qua email hoặc hệ thống, tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc đi lấy bản giấy.
Bước 3: Truyền tờ khai hải quan điện tử
Nhân viên hải quan sử dụng phần mềm (như ECUS/VNACCS) để lên tờ khai dựa trên Hóa đơn, Phiếu đóng gói và Vận đơn. Bản scan chứng từ sẽ được đính kèm trực tiếp lên hệ thống để hải quan đối chiếu. Sau khi truyền chính thức và có kết quả phân luồng, doanh nghiệp nộp thuế qua cổng thanh toán điện tử 24/7 để đẩy nhanh tiến độ giải phóng hàng.
Bước 4: Xử lý thủ tục và kiểm hóa tại kho sân bay
Nhân viên giao nhận cầm hồ sơ xuống trực tiếp chi cục hải quan quản lý kho hàng không (như kho TCS, SCSC tại Tân Sơn Nhất hoặc NCTS, ALSC tại Nội Bài).
- Luồng Xanh: Nếu đã nộp thuế, tờ khai tự động thông quan, chỉ cần in mã vạch để làm thủ tục lấy hàng.
- Luồng Vàng: Cán bộ hải quan kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giấy hoặc bản scan trên hệ thống.
- Luồng Đỏ: Nhân viên hiện trường đăng ký khui kiện hàng để hải quan trực tiếp kiểm tra thực tế (kiểm hóa). Nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, cơ quan chức năng sẽ lấy mẫu ngay tại khu vực này.
Bước 5: Thanh lý hải quan và bốc xếp hàng lên xe
Sau khi tờ khai được thông quan, nhân viên đưa mã vạch qua hệ thống hải quan giám sát tự động tại kho để “thanh lý”. Tiếp đó, họ đóng phí bốc xếp, phí lưu kho bãi và in phiếu xuất hàng. Xe tải sẽ được điều phối vào bãi để bốc hàng lên. Trước khi rời khỏi kho, nhân sự phải đồng kiểm ngoại quan, nếu thấy thùng móp méo, rách ướt cần lập biên bản bất thường ngay để làm cơ sở khiếu nại với hãng bay.
Xem thêm: Cách Nhập Hàng Mỹ Phẩm Hàn Quốc Chính Ngạch
Thời Gian Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không Mất Bao Lâu?
Tổng thời gian nhập hàng air được tính từ lúc cất cánh đến khi xe tải kéo hàng về kho doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm thời gian bay, khai thác tại kho sân bay và xử lý thủ tục thông quan.
Về thời gian bay: Các chuyến bay thẳng từ khu vực châu Á (Trung Quốc, Hàn Quốc) thường chỉ mất 1–2 ngày. Nếu lô hàng đi từ châu Âu, Mỹ và phải qua các trạm trung chuyển (transit), thời gian vận chuyển sẽ kéo dài từ 3–5 ngày.
Về thời gian dỡ hàng: Máy bay hạ cánh không có nghĩa là lấy được hàng ngay. Các kho hàng không (như TCS, NCTS) cần khoảng 8–12 tiếng để dỡ hàng khỏi mâm, phân loại và cập nhật vào hệ thống.
Về thời gian thông quan hải quan: Tốc độ giải phóng hàng phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả phân luồng tờ khai:
- Luồng Xanh: Xử lý nhanh gọn trong 1–2 giờ làm việc, nhân viên chỉ cần thanh lý mã vạch để xuất hàng.
- Luồng Vàng: Mất khoảng nửa ngày để hải quan kiểm tra chi tiết tính hợp lệ của chứng từ giấy.
- Luồng Đỏ: Thường kéo dài thêm 1–2 ngày do phải chờ cắt chì, khui thùng để kiểm hóa thực tế.
Để tối ưu tiến độ, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác gửi bản scan chứng từ để truyền tờ khai nháp trước khi máy bay hạ cánh. Việc nộp thuế sớm và chủ động hồ sơ giúp nhân viên hiện trường dễ dàng lấy hàng ngay trong ngày.
Lô hàng bay thường mất 1-2 ngày
Chi Phí Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không
Cơ cấu chi phí của một lô hàng đường không thường khá cao. Để lập dự toán ngân sách chính xác và chủ động khâu thanh toán, doanh nghiệp có thể chia nhỏ chi phí thành 4 nhóm cơ bản sau:
- Cước vận chuyển quốc tế (Air Freight): Đây là khoản tiền lớn nhất. Hãng bay sẽ tính cước dựa trên trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Mức này được xác định bằng cách lấy con số lớn hơn khi so sánh giữa cân nặng thực tế (Gross Weight) và thể tích quy đổi (Volume Weight).
- Phụ phí tại Việt Nam (Local Charges): Doanh nghiệp thanh toán khoản này cho đại lý vận tải để đổi Lệnh giao hàng (D/O). Các phụ phí cơ bản thường bao gồm: phí D/O, phí xử lý chứng từ (Handling fee) và phí soi chiếu an ninh.
- Chi phí bốc xếp và lưu kho sân bay: Khoản này được đóng trực tiếp cho các ga hàng hóa (như TCS, SCSC, NCTS). Chi phí bao gồm tiền lưu kho bãi và phí lao vụ (nhân công bốc xếp hàng lên xe tải). Nếu chậm thanh lý tờ khai, phí lưu kho sẽ bị cộng dồn rất nhanh.
- Thuế và vận tải nội địa (Trucking): Để lô hàng được thông quan, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành Thuế nhập khẩu và Thuế VAT. Bước cuối cùng là chi phí thuê xe tải (xe tải nhỏ chạy phố hoặc xe lạnh cho mỹ phẩm, dược phẩm) để kéo hàng từ sân bay về kho của công ty.
Những Lưu Ý Khi Thực Hiện Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Đường Hàng Không
Để quy trình thông quan diễn ra thuận lợi và hạn chế rủi ro phát sinh chi phí lưu bãi, doanh nghiệp nên bám sát danh mục rà soát (checklist) thực tế dưới đây trước khi lô hàng cất cánh:
- Rà soát chính sách quản lý mặt hàng: Xác định đúng mã HS code để biết lô hàng có yêu cầu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành không. Với các nhóm hàng nhạy cảm (pin, hóa chất, chất lỏng), nhà cung cấp bắt buộc phải chuẩn bị Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS).
- Đảm bảo tính đồng nhất của chứng từ: Các thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng và trị giá trên Invoice, Packing List và Air Waybill phải khớp nhau hoàn toàn. Sai lệch số liệu là nguyên nhân chính dẫn đến việc hải quan yêu cầu kiểm hóa (chuyển luồng Đỏ).
- Dự phòng phương án tham vấn giá: Các mặt hàng như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng thường nằm trong diện quản lý rủi ro về giá của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn chứng từ thanh toán (Swift code), hợp đồng và email giao dịch để giải trình nhanh chóng khi được yêu cầu.
- Kiểm soát chi phí theo Incoterms: Nắm rõ cách tính trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) để dự toán đúng phí vận tải. Đồng thời, doanh nghiệp cần phân định rõ trách nhiệm chi trả các khoản phí nội địa đầu xuất (với điều kiện EXW, FCA) để không bị động dòng tiền.
- Theo dõi sát thời gian lưu kho: Kho hàng không có thời gian lưu bãi miễn phí rất ngắn, thường chỉ từ 2 đến 3 ngày. Việc truyền sẵn tờ khai nháp và nộp thuế sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động lấy hàng, tránh phải chịu phí lưu bãi lũy tiến.
- Nghiệm thu ngoại quan tại kho: Khi bốc xếp hàng tại cửa kho (như TCS, NCTS), nhân sự hiện trường phải kiểm tra kỹ tình trạng bao bì. Nếu phát hiện thùng rách, ướt hoặc móp méo, cần lập biên bản bất thường ngay với thủ kho để làm cơ sở khiếu nại bồi thường.
Tại Sao Nên Sử Dụng Dịch Vụ Nhập Khẩu Hàng Hóa Đường Hàng Không?
Vận tải hàng không có đặc thù là thời gian xử lý rất gấp, trong khi thời hạn lưu bãi miễn phí tại các kho hàng không lại khá ngắn. Nếu tự thực hiện mà chưa vững nghiệp vụ, doanh nghiệp rất dễ vướng mắc ở khâu chứng từ chuyên ngành hoặc lúng túng khi làm thủ tục hải quan. Sự chậm trễ này trực tiếp làm hỏng tiến độ nhận hàng và gây phát sinh phí lưu bãi đắt đỏ.
Việc hợp tác với một công ty logistics chuyên nghiệp giúp giải quyết trực diện bài toán thủ tục. Đơn vị dịch vụ sẽ chủ động tư vấn mã HS, rà soát tính hợp lệ của hợp đồng, hóa đơn ngay từ khi hàng chưa cất cánh. Khi máy bay hạ cánh, đội ngũ hiện trường sẽ tiếp quản nghiệp vụ đổi lệnh giao hàng, truyền tờ khai, thanh lý mã vạch và điều phối xe tải.
Những đối tác có kinh nghiệm thực tiễn như Air & Sea Global luôn thấu hiểu áp lực tiến độ của nhà nhập khẩu. Việc giao phó khâu thông quan cho đơn vị am hiểu nghiệp vụ giúp doanh nghiệp chủ động hơn rất nhiều. Thay vì loay hoay xử lý sự cố tại sân bay, doanh nghiệp có thể giảm áp lực chi phí phát sinh và yên tâm tập trung vào kế hoạch kinh doanh.
Kết luận
Nắm vững quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát tốt chuỗi cung ứng vật tư và sản phẩm của mình. Từ khâu kiểm tra chứng từ ban đầu, truyền tờ khai hải quan cho đến lúc kéo hàng về kho, mỗi bước đều cần sự tỉ mỉ và chuyên môn vững vàng. Hy vọng những thông tin nghiệp vụ trên sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi lên kế hoạch nhập khẩu hàng hóa trong các dự án sắp tới.
