Khi xuất khẩu hàng hóa sang thị trường châu Âu, doanh nghiệp thường thấy khoản phí ENS xuất hiện trên báo giá hoặc giấy báo nợ của hãng tàu, hãng hàng không hoặc forwarder. Đây là một loại phụ phí liên quan đến hoạt động khai báo an ninh hàng hóa trước khi lô hàng đi vào lãnh thổ hải quan của Liên minh châu Âu.
Tuy nhiên, để hiểu đúng ENS là phí gì, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa ENS và phí ENS. ENS là dữ liệu khai báo an ninh theo quy định của EU, còn phí ENS là khoản phụ phí mà đơn vị vận chuyển thu để thực hiện việc khai báo này. Việc nắm rõ bản chất, thời hạn và dữ liệu cần cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót chứng từ, tránh phát sinh phí sửa đổi và giảm rủi ro chậm lịch tàu hoặc lịch bay.
1. Giới thiệu chung về ENS là phí gì
ENS là viết tắt của Entry Summary Declaration, thường được hiểu là khai báo tóm tắt hàng hóa nhập khẩu. Đây là dữ liệu khai báo an ninh được yêu cầu đối với phần lớn hàng hóa được đưa vào hoặc quá cảnh qua lãnh thổ hải quan của EU.
Theo Ủy ban châu Âu, ICS2 là hệ thống thông tin hàng hóa trước khi đến EU, được thiết kế để nâng cao an ninh trong vận tải hàng hóa quốc tế. Các doanh nghiệp đưa hàng vào hoặc quá cảnh qua EU phải khai báo dữ liệu an ninh thông qua Entry Summary Declaration (ENS); dựa trên ENS, hàng hóa sẽ được phân tích rủi ro về an toàn và an ninh.
Để hiểu rõ ENS là phí gì, doanh nghiệp cần phân biệt giữa ENS và phí ENS. Bản thân ENS không phải là một khoản phí mà là thủ tục khai báo dữ liệu an ninh theo yêu cầu của EU. Trong khi đó, phí ENS là khoản phụ phí do hãng tàu, hãng hàng không hoặc forwarder thu để bù đắp chi phí xử lý, kiểm tra và truyền dữ liệu khai báo lên hệ thống của EU.
Trong báo giá vận chuyển quốc tế, khoản phí này có thể được thể hiện dưới nhiều tên gọi như ENS Fee, ENS Charge, phí ENS hoặc phụ phí ENS. Dù cách gọi khác nhau, bản chất vẫn là chi phí liên quan đến việc khai báo an ninh hàng hóa theo yêu cầu của EU.
Tìm hiểu về phí ENS trong logistics
ENS và ICS2 có phải là một không?
ENS và ICS2 là hai khái niệm có liên quan nhưng không giống nhau. ENS là dữ liệu khai báo an ninh về lô hàng. ICS2 là hệ thống điện tử của EU dùng để tiếp nhận, xử lý và phân tích dữ liệu ENS. Có thể hiểu đơn giản: doanh nghiệp hoặc đơn vị vận chuyển gửi dữ liệu ENS vào hệ thống ICS2 để hải quan EU đánh giá rủi ro trước khi hàng đến.
Từ năm 2024, ICS2 đã được triển khai cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa; từ ngày 1/4/2025, hệ thống này tiếp tục mở rộng sang vận tải đường bộ và đường sắt.
2. Mức phí ENS hiện nay
Khi tìm hiểu phí ENS là phí gì hoặc ENS fee là phí gì, doanh nghiệp cần hiểu đây là khoản phụ phí liên quan đến hoạt động khai báo an ninh hàng hóa vào hệ thống ICS2 của EU. Mức thu không cố định mà thay đổi theo hãng vận chuyển, tuyến vận tải và chính sách của từng đơn vị cung cấp dịch vụ.
Phí ENS đối với hàng đường biển
Đối với hàng container xuất khẩu sang châu Âu bằng đường biển, phí ENS hiện nay thường dao động từ khoảng 25 – 45 USD/vận đơn (Bill of Lading), tùy hãng tàu và tuyến vận chuyển. Một số hãng tàu lớn đang áp dụng mức phí phổ biến trong khoảng 30 – 35 USD/BL đối với hàng FCL đi EU.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thông qua forwarder, mức phí ENS thường được báo từ 30 – 50 USD/House Bill hoặc mỗi lô hàng, tùy chính sách của từng đơn vị. Trong nhiều trường hợp, forwarder có thể cộng thêm chi phí xử lý chứng từ nên mức thu thực tế cao hơn biểu phí của hãng tàu.
Đối với hàng lẻ LCL, phí ENS thường dao động từ 10 – 25 USD/lô hàng hoặc được tính theo House Bill. Do cách tính khác nhau giữa các đơn vị gom hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ phí ENS đã được bao gồm trong local charge hay đang được tách riêng trên báo giá.
Phí ENS đối với hàng vận tải biển
Phí ENS đối với hàng đường hàng không
Đối với hàng không, phí ENS theo yêu cầu của hệ thống ICS2 hiện thường dao động từ 15 – 40 USD/AWB tùy hãng hàng không, đại lý vận chuyển và quốc gia đích tại châu Âu.
Một số forwarder đang áp dụng mức phí phổ biến khoảng 20 – 30 USD cho mỗi AWB đối với hàng xuất khẩu từ Việt Nam đi EU. Trong trường hợp lô hàng có nhiều House AWB hoặc yêu cầu khai báo bổ sung dữ liệu ICS2, chi phí có thể cao hơn.
Do đặc thù khai báo ICS2 đối với hàng không có nhiều cấp dữ liệu và nhiều bên tham gia khai báo, doanh nghiệp nên xác nhận rõ với forwarder khoản phí nào là phí ENS và khoản phí nào thuộc nhóm handling, AWB fee hoặc phí chứng từ khác.
Phí chỉnh sửa ENS
Ngoài phí khai báo ban đầu, doanh nghiệp có thể phát sinh phí chỉnh sửa ENS nếu dữ liệu đã được gửi lên hệ thống nhưng sau đó cần thay đổi thông tin. Các lỗi thường gặp gồm sai tên hàng, sai mã HS, sai số container, sai seal, sai trọng lượng hoặc sai thông tin người nhận.
Hiện nay, phí chỉnh sửa ENS thường dao động từ 20 – 50 USD/lần sửa đối với hàng đường biển và khoảng 15 – 40 USD/lần sửa đối với hàng đường hàng không. Một số hãng tàu hoặc forwarder có thể áp dụng mức phí cao hơn nếu yêu cầu chỉnh sửa được gửi sát giờ cut-off hoặc sau khi dữ liệu đã được xử lý trên hệ thống.
Ngoài chi phí phát sinh, việc sửa ENS muộn còn có thể ảnh hưởng đến lịch xếp hàng, lịch bay hoặc làm chậm quá trình xử lý của cơ quan hải quan tại điểm đến. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ toàn bộ dữ liệu trước khi gửi SI hoặc hướng dẫn phát hành vận đơn.
3. Khi nào phải đóng phí ENS?
Doanh nghiệp xuất khẩu phải thanh toán phí ENS khi lô hàng của mình thuộc một trong các trường hợp di chuyển vào không gian pháp lý của châu Âu. Việc xác định đúng thời điểm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị tài chính và chứng từ.
Hàng hóa có cảng đích (POD) thuộc các nước EU
Trường hợp phổ biến nhất là hàng hóa được xuất khẩu trực tiếp từ Việt Nam sang các cảng biển hoặc sân bay của 27 quốc gia thành viên liên minh châu Âu. Toàn bộ các lô hàng này đều phải khai báo ENS và nộp phí theo quy định.
Hàng hóa quá cảnh (Transit) qua một cảng thuộc EU
Nếu lô hàng của doanh nghiệp có điểm đích cuối cùng nằm ngoài châu Âu (ví dụ như các nước Trung Đông hoặc Bắc Phi) nhưng con tàu chở hàng có lịch trình ghé vào một cảng của EU để bốc dỡ, chuyển tải hàng hóa, lô hàng đó vẫn thuộc diện phải khai báo ENS.
Hàng hóa nằm trên tàu không dỡ xuống cảng EU (FROB)
FROB là viết tắt của Foreign Cargo Remaining on Board (Hàng hóa nước ngoài vẫn lưu lại trên tàu). Khi tàu chạy vào vùng biển của EU và neo đậu tại cảng của họ để dỡ các lô hàng khác, mặc dù container của doanh nghiệp bạn vẫn nằm nguyên trên tàu và không hề hạ bãi, hải quan EU vẫn yêu cầu phải có dữ liệu khai báo ENS của container đó để kiểm soát an ninh chung.
Phí ENS trong xuất nhập khẩu đường biển
4. Quy trình khai báo ENS
Quy trình khai báo ENS được thực hiện qua hệ thống điện tử và thường do hãng tàu, hãng hàng không, forwarder hoặc các bên có trách nhiệm khai báo trong chuỗi cung ứng thực hiện. Với doanh nghiệp xuất khẩu, việc quan trọng nhất là cung cấp dữ liệu chính xác và đúng thời hạn cho đơn vị vận chuyển.
Bước 1: Doanh nghiệp cung cấp thông tin lô hàng
Nhà xuất khẩu cần gửi hướng dẫn làm vận đơn hoặc thông tin lô hàng cho forwarder, hãng tàu hoặc hãng hàng không theo thời hạn cut-off được thông báo. Các thông tin thường bao gồm:
- Thông tin định danh của shipper và consignee.
- Mô tả hàng hóa rõ ràng, không dùng mô tả chung chung.
- Mã HS tối thiểu theo yêu cầu của hệ thống khai báo.
- Thông tin về số lượng kiện hàng, trọng lượng thực tế và thể tích vận chuyển.
- Mã nhận dạng container và số niêm phong (seal) đối với hàng đóng container.
- Lịch trình vận chuyển, cảng đi, cảng đến và điểm chuyển tải nếu có.
- Mã EORI hoặc thông tin định danh của bên liên quan trong trường hợp hệ thống yêu cầu.
Không phải mọi lô hàng đều có cùng yêu cầu dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp nên bám sát hướng dẫn của forwarder hoặc carrier, đặc biệt với các lô hàng có nhiều bên tham gia như shipper, consignee, buyer, seller, freight forwarder hoặc house bill filer.
Xem thêm: House Bill (HBL) Là Gì? Sự Khác Nhau Giữa HBL Và MBL
Bước 2: Đơn vị khai báo kiểm tra và truyền dữ liệu ENS
Sau khi nhận thông tin, đơn vị khai báo sẽ rà soát dữ liệu và truyền ENS vào hệ thống ICS2. Với đường biển, dữ liệu có thể liên quan đến thông tin Master Bill và House Bill. Với hàng không, dữ liệu có thể được chia theo nhiều cấp độ khai báo khác nhau tùy vai trò của từng bên trong chuỗi vận chuyển.
Điểm cần lưu ý là ICS2 không chỉ tiếp nhận dữ liệu từ carrier. Trong một số trường hợp, các bên khác như logistics provider hoặc final consignee tại EU cũng có thể phải cung cấp dữ liệu ENS tùy quy định áp dụng.
Bước 3: Tuân thủ thời hạn khai báo theo phương thức vận tải
Với vận tải đường biển container, nguyên tắc thường được nhắc đến là dữ liệu phải được khai báo trước khi hàng được xếp lên tàu tại cảng đi theo thời hạn quy định. Trong thực tế làm hàng, hãng tàu thường đặt mốc SI cut-off hoặc ENS cut-off sớm hơn lịch tàu để có thời gian kiểm tra và truyền dữ liệu.
Đối với hàng không, đường bộ và đường sắt, thời hạn khai báo được thực hiện theo lộ trình và quy định riêng của ICS2. Vì vậy, không nên áp dụng cứng mốc 24 giờ cho mọi phương thức vận tải.
Bước 4: Nhận phản hồi từ hệ thống ICS2
Sau khi ENS được gửi, hệ thống ICS2 sẽ xử lý dữ liệu và hỗ trợ cơ quan hải quan EU đánh giá rủi ro an toàn, an ninh đối với lô hàng. Nếu thông tin được chấp nhận, lô hàng tiếp tục được xử lý theo kế hoạch vận chuyển.
Trường hợp dữ liệu thiếu, sai hoặc lô hàng bị đánh giá rủi ro, hệ thống có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc đưa ra cảnh báo. Với các trường hợp rủi ro nghiêm trọng, cơ quan hải quan có thể phát đi thông báo Do Not Load (DNL). Khi nhận DNL, hãng vận tải không được xếp lô hàng lên phương tiện cho đến khi vấn đề được xử lý theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Xem thêm: Freetime là gì? Cách tính Freetime Container trong xuất nhập khẩu
5. Phân biệt ENS với các loại phí khác
Hệ thống hải quan của các quốc gia phát triển đều có những bộ quy định an ninh nghiêm ngặt tương tự như EU. Do đó, người làm logistics cần phân biệt rõ ENS với các loại phụ phí an ninh ở các tuyến đường khác để tránh nhầm lẫn khi làm giá với khách hàng.
| Tiêu chí so sánh | Phụ phí khai báo an ninh hàng hóa vào EU (ENS) | Phụ phí khai báo manifest hàng hóa đi Mỹ (AMS) | Phụ phí khai báo thông tin hàng hóa trước khi nhập khẩu vào Nhật Bản (AFR) |
| Khu vực áp dụng | Các quốc gia thành viên EU | Hoa Kỳ (Mỹ) và Canada | Nhật Bản |
| Bản chất nghiệp vụ | Khai báo an ninh tóm tắt trước khi xếp hàng lên tàu đi vào EU. | Khai báo manifest tự động cho hải quan Mỹ kiểm soát. | Khai báo thông tin hàng hóa trước cho hải quan Nhật Bản. |
| Thời hạn khai báo | Trước 24 giờ khi tàu chạy tại cảng đi. | Trước 24 giờ khi tàu chạy tại cảng đi. | Trước 24 giờ khi tàu chạy tại cảng đi. |
| Mức phí phổ biến | 25 USD – 40 USD / Bill | 25 USD – 35 USD / Bill | 25 USD – 35 USD / Bill |
6. Lưu ý khi làm ENS
Sai sót trong quá trình làm thủ tục khai báo an ninh châu Âu có thể dẫn đến những thiệt hại lớn về mặt chi phí và tiến độ giao hàng. Doanh nghiệp cần nằm lòng các lưu ý thực tế sau:
Cập nhật quy định mới của hệ thống ICS2
Hải quan EU liên tục nâng cấp hệ thống kiểm soát nhập khẩu. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra kỹ mã EORI của người nhận hàng tại châu Âu và yêu cầu họ cung cấp chính xác ngay từ khi lên hợp đồng ngoại thương. Việc thiếu mã EORI hoặc sai mã HS code 6 chữ số hiện nay có thể khiến tờ khai ENS bị hệ thống tự động từ chối.
Quản lý thời gian nộp SI (Closing time)
Do quy định nghiêm ngặt về thời hạn 24 giờ trước khi xếp hàng, các hãng tàu thường chốt thời gian nhận thông tin SI (SI cut-off) sớm hơn thông thường từ 1 đến 2 ngày. Nhân sự logistics cần theo dõi sát mốc thời gian này trên Booking Note để chuẩn bị chứng từ kịp thời, tránh tình trạng nộp muộn dẫn đến việc hàng bị rớt tàu (rolled over) sang chuyến sau.
Kiểm tra tính đồng nhất của dữ liệu
Thông tin khai báo ENS phải trùng khớp hoàn toàn với dữ liệu trên tờ khai hải quan xuất khẩu tại Việt Nam, Commercial Invoice và Packing List. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về số chì hoặc trọng lượng sau khi hạ bãi, doanh nghiệp phải báo ngay cho Forwarder để làm thủ tục chỉnh sửa ENS kịp thời, hạn chế rủi ro hàng bị giữ lại tại cảng đích để kiểm hóa.
Kết luận
Hiểu rõ ENS là phí gì giúp doanh nghiệp phân biệt đúng giữa thủ tục khai báo an ninh của EU và khoản phụ phí được thu trên báo giá vận chuyển. Về bản chất, ENS là dữ liệu khai báo an ninh gửi vào hệ thống ICS2, còn phí ENS là chi phí mà carrier, airline hoặc forwarder thu để thực hiện hoạt động khai báo này.
Khi xuất khẩu hàng đi EU, doanh nghiệp cần cung cấp dữ liệu đầy đủ, theo dõi mốc SI/ENS cut-off và kiểm tra tính đồng nhất giữa các chứng từ để hạn chế rủi ro sửa đổi, chậm lịch hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Nếu cần hỗ trợ về vận tải tuyến châu Âu, khai báo ENS/ICS2 hoặc rà soát chứng từ trước khi xuất hàng, Air & Sea Global có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng lô hàng để tối ưu quy trình vận chuyển và hạn chế rủi ro chứng từ.
