Giấy Tờ Chứng Minh Nguồn Gốc Hàng Hóa Gồm Những Gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và lưu thông hàng hóa nội địa, việc chứng minh nguồn gốc hàng hóa là yêu cầu doanh nghiệp không thể xem nhẹ. Bộ chứng từ không đầy đủ, thông tin không khớp hoặc thiếu căn cứ xác định nguồn hàng có thể khiến hàng bị ách tắc tại cửa khẩu, chậm thông quan hoặc gặp rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra trên thị trường.

Để hạn chế các vấn đề này, doanh nghiệp cần hiểu rõ giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hoá gồm những gì, khi nào cần xuất trình và cách chuẩn bị hồ sơ sao cho phù hợp với từng loại hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm được các chứng từ cần có, quy định liên quan và những lưu ý thực tế khi quản lý hồ sơ nguồn gốc hàng hóa.

Mục Lục

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa là gì?

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa là nhóm chứng từ dùng để xác định hàng hóa được sản xuất, nhập khẩu, mua bán hoặc lưu thông có căn cứ hợp pháp. Các giấy tờ này có thể thể hiện nơi sản xuất, xuất xứ, quá trình giao dịch, vận chuyển hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với hàng hóa.

Cần phân biệt “nguồn gốc hàng hóa” với “xuất xứ hàng hóa”. Xuất xứ thường gắn với quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc quy tắc xuất xứ theo hiệp định thương mại. Trong khi đó, nguồn gốc hàng hóa có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả hóa đơn, hợp đồng, tờ khai hải quan, vận đơn, nhãn hàng và các chứng từ mua bán liên quan.

Với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ này giúp cơ quan hải quan kiểm tra thông tin khai báo, mã HS, trị giá, thuế suất và xuất xứ nếu doanh nghiệp đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan. Với hàng lưu thông nội địa, đây là căn cứ để chứng minh hàng hóa được mua bán, nhập khẩu hoặc phân phối hợp pháp khi có yêu cầu kiểm tra.

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa dùng để xác định hàng hóa xuất, nhập khẩu

See more: Vận tải hàng không Air & Sea Global – Nhanh, an toàn

Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa gồm những gì?

Tùy theo loại hàng, nguồn hàng và mục đích kiểm tra, bộ giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa có thể khác nhau. Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các nhóm chứng từ sau:

Hóa đơn thương mại: Thể hiện thông tin người bán, người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá và điều kiện giao hàng.
Phiếu đóng gói: Thể hiện số kiện, trọng lượng, quy cách đóng gói và cách sắp xếp hàng hóa trong kiện, thùng, pallet hoặc container.
Vận đơn hoặc chứng từ vận tải: Thể hiện hành trình vận chuyển, cảng đi, cảng đến, người gửi hàng và người nhận hàng.
Tờ khai hải quan: Chứng minh hàng hóa đã được khai báo với cơ quan hải quan theo loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu phù hợp.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nếu có: Dùng để chứng minh xuất xứ hàng hóa, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại.
Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ mua bán trong nước: Dùng để chứng minh quá trình mua bán, phân phối và quyền sở hữu hợp pháp khi hàng đã lưu thông trên thị trường nội địa.
Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc hồ sơ công bố nếu có: Áp dụng với các nhóm hàng thuộc diện quản lý như mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hóa chất, thiết bị y tế hoặc máy móc chuyên ngành.

Không phải lô hàng nào cũng cần đầy đủ tất cả các chứng từ trên. Doanh nghiệp cần xác định theo bản chất hàng hóa, loại hình xuất nhập khẩu, kênh phân phối và yêu cầu của cơ quan quản lý trong từng trường hợp.

See more: Vận tải đường biển Air & Sea Global – FCL, LCL ổn định

Khi nào cần xuất trình giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa?

Doanh nghiệp cần xuất trình giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan có thẩm quyền, đối tác hoặc đơn vị liên quan yêu cầu kiểm tra căn cứ hợp pháp của hàng hóa. Tùy từng tình huống, bộ hồ sơ cần xuất trình có thể là chứng từ nhập khẩu, hóa đơn mua bán, tờ khai hải quan, C/O, nhãn hàng hoặc giấy tờ chuyên ngành. Một số trường hợp thường gặp gồm:

Khi làm thủ tục hải quan: Người khai hải quan cần chuẩn bị hồ sơ để khai báo, nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. Bộ hồ sơ có thể gồm invoice, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ xuất xứ nếu có và giấy phép chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý.
Khi hàng hóa lưu thông trên thị trường nội địa: Với hàng nhập khẩu đang vận chuyển, bày bán, lưu kho hoặc phân phối, cơ quan chức năng có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hóa đơn, chứng từ để chứng minh hàng hóa được nhập khẩu hoặc mua bán hợp pháp.
Khi kiểm tra sau thông quan, thanh tra hoặc hậu kiểm: Sau khi hàng đã thông quan, doanh nghiệp vẫn có thể được yêu cầu cung cấp hồ sơ để đối chiếu mã HS, trị giá khai báo, xuất xứ, thuế, giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành liên quan.
Khi phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại: Nếu hàng hóa bị nghi ngờ sai xuất xứ, không rõ nguồn gốc, giả mạo nhãn hiệu hoặc không đúng hồ sơ công bố, doanh nghiệp cần giấy tờ nguồn gốc để chứng minh quyền lợi hợp pháp.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị hồ sơ khi bị kiểm tra. Việc lưu chứng từ theo từng lô hàng ngay từ giai đoạn đặt hàng, nhập khẩu, lưu kho và phân phối sẽ giúp quá trình giải trình nhanh hơn, hạn chế rủi ro chậm thông quan hoặc bị xử lý do thiếu căn cứ chứng minh nguồn hàng.

Hàng hóa xuất nhập khẩu cần đảm bảo về nguồn gốc hàng hóa

See more: Dịch vụ khai báo hải quan, giao hàng DDP& DDU – Air&Sea Global

Quy định của pháp luật về chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Quy định về chứng minh nguồn gốc hàng hóa liên quan đến nhiều văn bản pháp luật, trong đó có Luật Hải quan 2014, Nghị định 31/2018/NĐ-CP về xuất xứ hàng hóa và Nghị định 98/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại.

Với hàng xuất nhập khẩu, Luật Hải quan 2014 quy định người khai hải quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin khai báo và chứng từ nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan. Khi cần kiểm tra mã HS, trị giá, xuất xứ hoặc chính sách mặt hàng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ để xác minh.

Về xuất xứ hàng hóa, Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa. Đây là căn cứ để doanh nghiệp xác định xuất xứ hàng xuất khẩu, nhập khẩu và chuẩn bị C/O hoặc chứng từ xuất xứ phù hợp khi đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan.

Với hàng hóa lưu thông trong nước, Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt đối với hành vi kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu hóa đơn, chứng từ mua bán, tờ khai hải quan, nhãn hàng và tài liệu liên quan để chứng minh hàng hóa được nhập khẩu, mua bán hoặc phân phối hợp pháp.

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Để hạn chế rủi ro khi thông quan hoặc lưu thông hàng hóa, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ nguồn gốc ngay từ giai đoạn đặt hàng. Không nên đợi đến khi hàng về cảng, bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp mới bắt đầu rà soát chứng từ.

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng, nguồn hàng và mục đích sử dụng hồ sơ. Với hàng nhập khẩu, bộ hồ sơ thường gồm hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, C/O nếu có và giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc hồ sơ công bố nếu hàng thuộc diện quản lý. Với hàng mua bán trong nước, doanh nghiệp nên lưu hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chứng từ giao nhận.

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp nên chú ý một số bước chính:

Rà soát chứng từ trước khi hàng về: Kiểm tra tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, người bán, người mua và thông tin vận chuyển trên các chứng từ.
Đối chiếu với nhãn hàng và thực tế sản phẩm: Thông tin trên nhãn, bao bì, catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật cần có logic đối chiếu với invoice, packing list, C/O nếu có và tờ khai hải quan.
Kiểm tra giấy tờ chuyên ngành nếu có: Với mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hóa chất, thiết bị y tế hoặc máy móc chuyên ngành, cần rà soát thêm hồ sơ công bố, giấy phép, kiểm nghiệm hoặc chứng nhận phù hợp theo quy định áp dụng.
Lưu hồ sơ theo từng lô hàng: Mỗi lô nên được lưu theo số tờ khai, số invoice, số hợp đồng hoặc mã lô để dễ truy xuất khi có kiểm tra.
Số hóa chứng từ: Doanh nghiệp nên scan chứng từ quan trọng và lưu bản điện tử theo thư mục rõ ràng để bộ phận logistics, kế toán, kho và mua hàng có thể phối hợp khi cần.

Một bộ hồ sơ tốt không chỉ đủ chứng từ, mà còn cần có sự thống nhất giữa các thông tin. Nếu phát hiện sai lệch giữa chứng từ và thực tế hàng hóa, doanh nghiệp nên xử lý trước khi truyền tờ khai hải quan điện tử hoặc trước khi đưa hàng ra thị trường.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ nguồn gốc hàng hóa ngay từ đầu

Những lỗi thường gặp khi chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Khi chuẩn bị giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, doanh nghiệp nên rà soát kỹ các lỗi thường gặp dưới đây:

Chỉ lưu một loại chứng từ riêng lẻ: Ví dụ chỉ có C/O hoặc hóa đơn, nhưng thiếu hợp đồng, vận đơn, tờ khai hải quan, phiếu kho hoặc chứng từ mua bán liên quan.
Thông tin giữa các chứng từ không thống nhất: Tên hàng, mã hàng, model, số lượng, trọng lượng, người bán, người mua hoặc thông tin xuất xứ thể hiện khác nhau trên invoice, packing list, C/O, nhãn hàng và tờ khai hải quan.
Sử dụng C/O không phù hợp: C/O sai mẫu, thiếu tiêu chí xuất xứ, không đúng hiệp định thương mại hoặc không khớp với lô hàng thực tế.
Thiếu giấy tờ chuyên ngành: Với hàng mỹ phẩm, thực phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, hóa chất, thiết bị y tế hoặc máy móc chuyên ngành, hồ sơ có thể thiếu công bố, giấy phép, kiểm nghiệm hoặc tài liệu kỹ thuật cần thiết.
Không lưu hồ sơ theo từng lô hàng: Chứng từ bị lưu rời rạc theo email, nhà cung cấp hoặc bộ phận nội bộ, khiến việc truy xuất mất thời gian khi có kiểm tra.
Không đối chiếu nhãn hàng với hồ sơ: Nhãn gốc, nhãn phụ, bao bì hoặc catalogue thể hiện thông tin không khớp với chứng từ nhập khẩu và hồ sơ pháp lý.

Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung hồ sơ hoặc mất thêm thời gian khi thông quan, kiểm tra thị trường và truy xuất nguồn hàng. Vì vậy, hồ sơ nên được rà soát trước khi hàng về và lưu theo từng lô để dễ đối chiếu khi cần.

Kinh nghiệm giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nguồn gốc hàng hóa

Để quản lý hồ sơ nguồn gốc hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp nên lưu chứng từ theo từng lô hàng, gắn với số tờ khai, số invoice, số hợp đồng hoặc mã lô để dễ truy xuất khi cần. Các thông tin như tên hàng, mã hàng, số lượng, nhãn hàng, chứng từ kho và hóa đơn cần có logic đối chiếu rõ ràng giữa các bộ phận mua hàng, logistics, kế toán và kho.

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi hàng về, đặc biệt là invoice, packing list, vận đơn, C/O nếu có và giấy tờ chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý. Đồng thời, nên số hóa chứng từ quan trọng và cập nhật quy định liên quan đến xuất xứ, nhãn hàng, chính sách mặt hàng để hạn chế sai sót khi thông quan, kiểm tra thị trường hoặc truy xuất nguồn hàng.

Kết luận

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nền tảng bảo vệ uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường. Một bộ hồ sơ chuẩn xác, đồng nhất sẽ giúp lô hàng thông quan nhanh chóng, hạn chế rủi ro bị xử phạt và tiết kiệm chi phí vận hành. Để tránh các sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên chủ động rà soát chứng từ từ giai đoạn đàm phán mua hàng và phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát lại bộ hồ sơ nguồn gốc hoặc tư vấn thủ tục thông quan cho các lô hàng phức tạp, việc kết nối với các đối tác logistics chuyên môn luôn là giải pháp thiết thực để quy trình diễn ra hiệu quả nhất.