Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Từ A-Z

Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa, vận tải đường biển tiếp tục khẳng định vị thế là huyết mạch của thương mại quốc tế nhờ khả năng chuyên chở khối lượng hàng hóa khổng lồ với mức chi phí tối ưu nhất so với đường hàng không hay đường bộ. Đối với các doanh nghiệp thương mại và sản xuất, việc thấu hiểu tường tận quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc mà còn là vũ khí chiến lược để tối ưu hóa chi phí chuỗi cung ứng, rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý tại cửa khẩu.

1. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi các hoạt động nghiệp vụ logistics phức tạp, mang tính liên kết chặt chẽ với nhau, bắt đầu từ thời điểm nhà nhập khẩu ký kết hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài và kết thúc khi lô hàng hoàn tất thủ tục thông quan, được vận chuyển an toàn về đến kho đích.

Thực chất, toàn bộ quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa là sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan: nhà xuất khẩu (Shipper), nhà nhập khẩu (Consignee), hãng tàu (Carrier), đại lý giao nhận (Forwarder), cơ quan hải quan và các cơ quan quản lý chuyên ngành. Việc vận hành trơn tru quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng gián đoạn nguồn cung và loại bỏ các khoản phí phạt lưu kho, lưu bãi đắt đỏ.

Để độc giả dễ dàng hình dung trước khi đi vào chi tiết, dưới đây là bảng tóm tắt bức tranh toàn cảnh của một lô hàng nhập khẩu:

2. Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa chuẩn quốc tế

Để một lô hàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển cập bến an toàn và hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện chuẩn xác 9 bước nghiệp vụ cốt lõi sau đây. Bất kỳ sự xao nhãng ở bước nào cũng có thể dẫn đến hiệu ứng domino, gây ách tắc và thiệt hại lớn về tài chính.

Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Đây là nền tảng pháp lý của mọi giao dịch thương mại quốc tế. Hai bên người mua và người bán tiến hành đàm phán, thống nhất và ký kết hợp đồng. Trong đó, cần quy định rõ ràng về thông tin hàng hóa, đơn giá, phương thức thanh toán, và đặc biệt là điều kiện Incoterms (CIF, FOB, EXW…) để phân định rõ ranh giới trách nhiệm, rủi ro và chi phí vận chuyển giữa các bên.

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có): Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Đối với các mặt hàng thông thường, doanh nghiệp có thể nhập khẩu tự do. Tuy nhiên, với các mặt hàng đặc thù dưới sự quản lý của các Bộ ban ngành (như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế, mỹ phẩm, thức ăn chăn nuôi, máy móc cũ…), doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp quy hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước khi hàng về đến cảng. Việc thiếu giấy phép sẽ khiến hàng hóa bị ách tắc, phát sinh phí lưu bãi đắt đỏ, thậm chí buộc phải tái xuất.

Bước 3: Đặt chỗ (Booking) và theo dõi lịch trình tàu chạy: Tùy thuộc vào điều kiện Incoterms đã chốt, trách nhiệm thuê tàu sẽ thuộc về phía nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu. Nếu nhập theo điều kiện nhóm E (EXW) hoặc F (FCA, FOB), doanh nghiệp tại Việt Nam cần liên hệ với công ty Forwarder để lấy Booking Note (Xác nhận đặt chỗ). Booking này sẽ cung cấp các thông tin quan trọng như: Cảng đi, Cảng đến, Ngày dự kiến tàu chạy (ETD), Ngày dự kiến tàu đến (ETA), và thời gian cắt máng (Cut-off time).

Tàu container vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển 

Bước 4: Đóng hàng và vận chuyển nội địa tại nước xuất khẩu: Nhà xuất khẩu tiến hành đóng gói hàng hóa vào nguyên container (hàng FCL) hoặc giao đến kho gom hàng lẻ (hàng LCL). Sau đó, lô hàng được vận chuyển ra cảng xuất phát, hạ bãi và chờ xếp lên tàu. Người nhập khẩu cần theo sát tiến độ này để đảm bảo đối tác giao hàng đúng hạn, tránh tình trạng rớt tàu (Roll hàng).

Bước 5: Kiểm tra và tiếp nhận bộ chứng từ gốc: Ngay sau khi hàng lên tàu, nhà xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ nháp (Draft) cho nhà nhập khẩu kiểm tra. Việc đối chiếu từng con số, từng mô tả giữa Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) phải đảm bảo khớp 100%. Sau khi xác nhận tính chính xác, nhà xuất khẩu sẽ phát hành chứng từ gốc (Original) hoặc giải phóng hàng bằng điện (Telex Release) và gửi về Việt Nam để phục vụ khâu khai báo.

Bước 6: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N): Khoảng 1-3 ngày trước khi tàu cập cảng đích, hãng tàu hoặc đại lý Forwarder sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Chứng từ này thông báo chính xác thời gian tàu cập bến, vị trí lưu kho bãi và liệt kê chi tiết các khoản phí địa phương (Local Charges) mà nhà nhập khẩu phải thanh toán để có thể lấy lệnh giao hàng.

Bước 7: Khai báo hải quan điện tử và nộp thuế: Dựa vào bộ chứng từ đã hoàn thiện, nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm VNACCS/VCIS để truyền tờ khai hải quan.Hệ thống sẽ tự động phân loại:

• Luồng Xanh: Chấp nhận thông quan ngay, chỉ cần mang mã vạch xuống cảng thanh lý.
• Luồng Vàng: Yêu cầu xuất trình hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, C/O…) để kiểm tra chi tiết tính hợp lệ.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ giấy kết hợp mở container kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa). Ngay khi tờ khai được cơ quan hải quan chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT (VAT) để hàng hóa chính thức được thông quan.

Quy trình phân luồng hải quan khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

See more: Quy trình khai báo hải quan hàng xuất nhập khẩu chuẩn xác, dễ thông quan

Bước 8: Lấy lệnh giao hàng (D/O) và làm thủ tục tại thương vụ cảng Doanh nghiệp cầm Giấy giới thiệu và Vận đơn đến văn phòng đại lý hãng tàu để đóng các khoản phí Local Charges, từ đó nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Tiếp theo, mang D/O cùng tờ khai mã vạch xuống khu vực thương vụ cảng để đóng phí nâng hạ container và in phiếu xuất kho (E-port).

Bước 9: Kéo hàng về kho và hoàn trả vỏ container Sau khi hoàn tất toàn bộ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại cảng, doanh nghiệp điều động đội xe đầu kéo (Trucking) vào bãi để gắp container và chở về kho đích. Đối với hàng nguyên container, sau khi dỡ hàng xong, vỏ rỗng phải được vệ sinh và trả về đúng bãi (Depot) theo chỉ định trên D/O trong thời gian quy định để tránh bị phạt phí lưu vỏ (DET).

3. Chi phí nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển 

Trong kinh doanh, việc dự toán sai chi phí logistics có thể “ăn mòn” toàn bộ lợi nhuận của đơn hàng. Cơ cấu chi phí trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được bóc tách thành 4 nhóm cơ bản, đòi hỏi người làm xuất nhập khẩu phải nắm thật vững: 

3.1. Cước vận tải quốc tế (Ocean Freight – O/F) 

Đây là chi phí thuê chỗ trên tàu biển. Với hàng nguyên container (FCL – Full Container Load), cước tính theo đơn vị container (ví dụ: $1,500/container 20ft). Với hàng lẻ (LCL – Less than Container Load), cước tính theo thể tích (CBM – mét khối) hoặc trọng lượng (Tấn). Yếu tố quyết định giá cước bao gồm khoảng cách địa lý, loại hàng hóa (hàng khô, hàng lạnh, hàng nguy hiểm), và tính thời vụ (mùa cao điểm cuối năm giá cước thường tăng vọt). 

3.2. Phí địa phương tại đầu nhập (Local Charges tại Việt Nam)

Dù cước biển do ai trả, người nhận hàng (Consignee) luôn phải đóng các khoản phụ phí tại cảng đích cho hãng tàu hoặc Forwarder. Các khoản phụ phí thường phát sinh bao gồm:

• Phí THC (Terminal Handling Charge): Phí xếp dỡ container từ tàu xuống bãi cảng.
• Phí D/O (Delivery Order fee): Phí xuất lệnh giao hàng.
• Phí CIC (Container Imbalance Charge): Phí mất cân đối vỏ container (thường áp dụng cho hàng nhập từ Châu Á).
• Phí vệ sinh container (Cleaning fee): Trả cho hãng tàu để rửa container sau khi sử dụng.
• Phí CFS (Container Freight Station fee): Phí bốc xếp, quản lý hàng lẻ tại kho bãi (chỉ áp dụng cho hàng LCL).
• Phụ phí biến động nhiên liệu / Lưu huỳnh (BAF / LSS): Tùy theo thời điểm và tuyến đường.

Các loại phí Local Charge phổ biến

3.3. Các khoản thuế quan và phụ phí dịch vụ 

Để hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ thuế.

• Thuế nhập khẩu: Tính theo tỷ lệ % trên trị giá hải quan của lô hàng (bao gồm giá hàng + cước vận chuyển + phí bảo hiểm). Việc áp mã HS (Harmonized System) chính xác là yếu tố quyết định mức thuế suất.
• Thuế GTGT (VAT): Thường là 8% hoặc 10%.
• Các loại thuế khác (nếu có): Thuế tiêu thụ đặc biệt (đối với rượu, bia, ô tô…), Thuế bảo vệ môi trường, Thuế chống bán phá giá.

3.4. Chi phí dịch vụ và vận tải nội địa 

• Phí dịch vụ hải quan: Tiền công trả cho các đại lý khai thuê hải quan để họ chạy hồ sơ, làm thủ tục.
• Phí kiểm tra chuyên ngành: Chi phí trả cho các trung tâm giám định chất lượng, viện kiểm nghiệm.
• Cước vận tải bộ (Trucking): Chi phí thuê xe đầu kéo từ cảng về kho xưởng.
• Phí lưu kho bãi (DEM/DET & Storage): Phí phạt phát sinh nếu doanh nghiệp lấy hàng chậm hơn số ngày miễn phí (Free time) mà hãng tàu và cảng quy định. Đây là khoản chi phí “chìm” rất nguy hiểm nếu không quản lý tốt tiến độ làm hàng.

4. Các loại chứng từ quan trọng cần lưu ý 

Hồ sơ chứng từ chính là “linh hồn” của quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Sự sai lệch chỉ một ký tự số cũng có thể khiến lô hàng bị cơ quan hải quan ách tắc hàng tuần liền. Một bộ chứng từ tiêu chuẩn bao gồm:

Vận đơn đường biển ( Bill of Lading – B/L): Do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành. Vận đơn có chức năng là biên lai nhận hàng, bằng chứng của hợp đồng vận tải và quan trọng nhất là chứng từ sở hữu hàng hóa. Nếu dùng Bill gốc (Original Bill), phải có bản cứng để đổi lệnh; nếu dùng Surrendered Bill, quy trình sẽ nhanh gọn hơn qua email.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do người bán lập, thể hiện chi tiết thông tin người mua, người bán, mô tả hàng hóa, đơn giá, tổng trị giá và điều kiện thanh toán. Đây là cơ sở để hải quan xác định trị giá tính thuế.

Phiếu đóng gói (Packing List): Đi kèm với Invoice, Packing list tập trung vào các thông số vật lý của lô hàng: số lượng kiện (packages), trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight), và thể tích (CBM).

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Rất quan trọng để doanh nghiệp tận dụng các Hiệp định thương mại tự do (FTA). Nếu xuất trình đúng C/O hợp lệ (như Form E từ Trung Quốc, Form D từ ASEAN, Form AK từ Hàn Quốc), doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (thường giảm xuống 0%).

5. Những rủi ro khi nhập khẩu bằng đường biển

Quá trình vận chuyển trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển tiềm ẩn nhiều biến số nằm ngoài tầm kiểm soát, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để ứng phó: 

• Chậm lịch trình (Delay / Blank Sailing): Thời tiết xấu (bão, sương mù), ách tắc tại cảng trung chuyển, hoặc việc hãng tàu đột ngột hủy chuyến có thể khiến hàng về trễ từ vài ngày đến vài tuần. Điều này làm gián đoạn dây chuyền sản xuất hoặc lỡ nhịp bán hàng mùa vụ.
• Hư hỏng, tổn thất hàng hóa: Di chuyển hàng tháng trời trên biển chịu tác động của sóng to gió lớn, hơi muối, độ ẩm cao trong container dễ khiến hàng hóa (đặc biệt là nông sản, máy móc cơ khí) bị rỉ sét, ẩm mốc hoặc nứt vỡ do va đập. Việc mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế là giải pháp phòng vệ cần thiết.
• Rủi ro từ phía hải quan: Khai báo sai mã HS Code dẫn đến việc bị ấn định thuế (truy thu) và phạt vi phạm hành chính. Hoặc chứng từ C/O bị bác bỏ do thông tin không đồng nhất, khiến lô hàng không được hưởng thuế ưu đãi, làm đội chi phí lên hàng trăm triệu đồng.

Hình ảnh tàu container quốc tế trong hoạt động vận chuyển và nhập khẩu hàng hóa

See more: Rủi ro khi chọn sai công ty vận tải hàng hóa quốc tế

6. Kinh nghiệm tối ưu quy trình nhập khẩu

Để quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả tối đa về chi phí, doanh nghiệp có thể áp dụng một số kinh nghiệm thực chiến trọng tâm sau:

• Chủ động đàm phán quyền vận tải: Ưu tiên sử dụng các điều kiện Incoterms nhóm F (như FOB) để tự do lựa chọn đơn vị vận chuyển tại Việt Nam, qua đó kiểm soát minh bạch cước biển và tránh các phụ phí không rõ ràng tại cảng đích.
• Kiểm soát chặt chẽ bộ chứng từ: Việc rà soát kỹ các bản nháp (Draft) của Vận đơn, Hóa đơn và Phiếu đóng gói trước khi phát hành bản gốc là nguyên tắc sống còn giúp loại bỏ sai lệch số liệu, tránh rủi ro ách tắc tại cơ quan hải quan.
• Tối ưu thời gian lưu bãi và thuế quan: Chủ động đàm phán kéo dài thời gian miễn phí lưu kho bãi (Free time) lên 14-21 ngày để tạo “khoảng thở” cho các khâu kiểm tra chuyên ngành. Đồng thời, áp dụng chính xác mã HS Code giúp tận dụng triệt để các ưu đãi thuế quan từ những hiệp định thương mại tự do (FTA).

Trước sự phức tạp và khắt khe của quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa, việc hợp tác cùng một đơn vị logistics uy tín là bài toán giải quyết rủi ro tối ưu nhất. Với năng lực nghiệp vụ chuyên sâu và mạng lưới đối tác rộng khắp, Air and Sea Global tự hào là điểm tựa vững chắc cung cấp các giải pháp vận tải và thông quan trọn gói. Sự đồng hành của Air and Sea Global không chỉ giúp doanh nghiệp tối giản hóa mọi rào cản hành chính mà còn tối ưu chuỗi cung ứng, đưa lô hàng về đích an toàn, đúng hạn và tiết kiệm chi phí tối đa.