Dịch Vụ Gửi Hàng Từ Nhật Về Việt Nam | Bảng Giá & Quy Trình 

Nhu cầu gửi hàng từ Nhật về Việt Nam ngày càng tăng, đặc biệt với các mặt hàng tiêu dùng, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, quần áo, linh kiện điện tử và hàng order từ các sàn thương mại điện tử Nhật Bản. Bên cạnh khách hàng cá nhân, nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn nhập hàng từ Nhật để phục vụ kinh doanh hoặc sản xuất nhờ chất lượng hàng hóa ổn định và nguồn cung đa dạng.

Tuy nhiên, việc gửi hàng quốc tế từ Nhật về Việt Nam không chỉ đơn giản là đóng gói và chuyển phát. Người gửi cần quan tâm đến quy định hải quan, loại hàng được phép vận chuyển, thời gian giao hàng, cước phí và các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển. Việc hiểu rõ quy trình và lựa chọn đúng đơn vị logistics sẽ giúp hạn chế chậm hàng, thất lạc hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Giới thiệu dịch vụ gửi hàng từ Nhật về Việt Nam

Nhật Bản là đối tác thương mại lớn cung cấp đa dạng nguồn hàng chất lượng cao cho thị trường Việt Nam. Dịch vụ gửi hàng từ Nhật về Việt Nam là chuỗi các hoạt động logistics nhằm luân chuyển hàng hóa giữa hai quốc gia. Quá trình này bao gồm việc nhận hàng tại kho người bán (Shipper), xử lý xuất khẩu tại Nhật, vận tải quốc tế và làm thủ tục thông quan nhập khẩu để giao hàng tận tay người mua (Consignee).

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc thiết lập một tuyến vận tải Nhật – Việt ổn định giúp tối ưu chi phí giá vốn. Tùy thuộc vào quy mô lô hàng và yêu cầu tiến độ, chủ hàng có thể linh hoạt lựa chọn phương tiện tàu biển hoặc máy bay. Mỗi hình thức sẽ đi kèm với các quy định đóng gói, chứng từ và cách thức kiểm soát rủi ro khác nhau.

Gửi hàng từ Nhật về Việt Nam đường biển

Các mặt hàng được gửi từ Nhật về Việt Nam

Quy định nhập khẩu của hải quan Việt Nam phân loại hàng hóa thành nhiều nhóm khác nhau. Việc xác định đúng nhóm hàng giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị giấy phép, hạn chế tình trạng ách tắc tại cửa khẩu. 

Nhóm hàng hóa thông thường

Đây là các mặt hàng không yêu cầu giấy phép nhập khẩu đặc biệt. Danh mục này bao gồm linh kiện nhựa, nguyên phụ liệu may mặc, hàng gia dụng, bao bì đóng gói. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp bộ chứng từ thương mại cơ bản như Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) để truyền tờ khai hải quan điện tử.

Nhóm hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành 

Nhật Bản là nguồn cung lớn về mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế. Khi gửi hàng từ Nhật về Việt Nam thuộc nhóm này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm hoặc công bố hợp quy trước khi hàng cập cảng. Nếu chưa hoàn tất thủ tục công bố theo quy định, lô hàng có thể chưa đủ điều kiện thông quan cho đến khi doanh nghiệp bổ sung hồ sơ phù hợp. 

Nhóm máy móc, thiết bị công nghiệp và phụ tùng 

Máy móc công nghiệp, thiết bị cơ khí và xe nâng từ Nhật Bản được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng. Đối với máy móc mới, thủ tục nhập khẩu diễn ra bình thường. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhập khẩu máy móc thiết bị đã qua sử dụng, hàng hóa phải đáp ứng quy định khắt khe về số năm tuổi đời và tiêu chuẩn chất lượng để được phép đưa vào nội địa.

Các phương thức vận chuyển hàng từ Nhật về Việt Nam 

Tùy vào tính chất hàng hóa và ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương thức vận tải khác nhau. Mỗi hình thức đều có ưu điểm và nghiệp vụ xử lý riêng.

Vận chuyển đường hàng không (Air Freight)

Hình thức này phù hợp với hàng hóa có giá trị cao, yêu cầu bảo quản khắt khe hoặc cần giao gấp. Hàng hóa thường được khai thác tại các sân bay lớn như Narita (NRT), Kansai (KIX) và đưa về Nội Bài (HAN) hoặc Tân Sơn Nhất (SGN). Ưu điểm của đường hàng không là tốc độ nhanh, tỷ lệ rủi ro hư hỏng thấp, nhưng cước phí sẽ cao hơn các phương thức khác.

Vận chuyển đường biển (Sea Freight)

Đường biển là lựa chọn tối ưu cho hàng hóa có khối lượng lớn, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics. Hàng hóa vận chuyển từ các cảng lớn của Nhật như Tokyo, Yokohama, Osaka về Hải Phòng, Cát Lái. Phương thức này chia làm hai loại:

• Hàng nguyên container (FCL): Phù hợp với lô hàng lớn, doanh nghiệp bao nguyên một hoặc nhiều container.
• Hàng lẻ (LCL): Phù hợp với lô hàng nhỏ. Đơn vị forwarder sẽ gom hàng của nhiều chủ hàng vào chung một container, sau đó khai thác tại kho CFS ở cảng đích.

Vận chuyển hàng hóa từ Nhật Bản về Việt Nam đường bay

See more: Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Từ A-Z

Quy trình vận chuyển hàng từ Nhật về Việt Nam 

Một quy trình vận tải chuẩn mực giúp kiểm soát luồng hàng hóa và luồng chứng từ chặt chẽ. Dưới đây là các bước nghiệp vụ cơ bản khi nhập khẩu hàng từ Nhật Bản.

Bước 1: Tư vấn và chốt phương án vận tải: Chủ hàng cung cấp chi tiết về tên hàng, số lượng, kích thước, trọng lượng và điều kiện Incoterms. Đơn vị forwarder sẽ kiểm tra lịch tàu hoặc lịch bay, sau đó gửi báo giá chi tiết và chốt Booking với hãng vận chuyển.

Bước 2: Lấy hàng và xử lý tại kho xuất phát::Tùy theo thỏa thuận, đại lý tại Nhật Bản sẽ điều phối xe tải đến nhà máy của người bán (ví dụ tại Tokyo, Osaka, Nagoya) để lấy hàng. Hàng hóa được tập kết về kho bãi gần cảng hoặc sân bay để kiểm tra quy cách đóng gói, dán nhãn mác và cân đo lại trọng lượng thực tế.

Bước 3: Thực hiện tủ tục khai báo hải quan: Đại lý đầu Nhật Bản tiến hành nộp hồ sơ, khai báo hải quan xuất khẩu để lô hàng đủ điều kiện pháp lý rời khỏi lãnh thổ. Sau khi thông quan, hàng được xếp lên tàu biển hoặc máy bay.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa và theo dõi lịch trình: Lô hàng bắt đầu hành trình từ Nhật Bản về Việt Nam. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có thể sử dụng số vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill) trên hệ thống tracking của hãng để kiểm tra hàng gửi từ Nhật về Việt Nam, chủ động nắm bắt thời gian dự kiến cập cảng (ETA).

Bước 5: Thông quan nhập khẩu và giao hàng nội địa: Khi hàng về đến sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất hoặc cảng Hải Phòng, Cát Lái, hãng vận tải gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice). Nhân sự chứng từ truyền tờ khai hải quan, nộp thuế. Sau khi tờ khai được luồng xanh hoặc hoàn tất kiểm hóa, doanh nghiệp đổi lệnh giao hàng (D/O), điều phối xe kéo container hoặc xe tải nhỏ lấy hàng đưa về kho nhà máy.

See more: Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu 2026

Chứng Từ Cần Chuẩn Bị Khi Gửi Hàng Từ Nhật Về Việt Nam 

Việc chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ và đồng nhất là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan. Chỉ một sai lệch nhỏ giữa các chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ, kéo dài thời gian xử lý hoặc ảnh hưởng đến việc áp dụng ưu đãi thuế nhập khẩu.

Bộ chứng từ thương mại cơ bản

Đây là nhóm chứng từ xuất hiện trong hầu hết các lô hàng nhập khẩu từ Nhật Bản:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Thể hiện thông tin người mua, người bán, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và giá trị giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là căn cứ để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế và kiểm tra thông tin lô hàng.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện số kiện, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói của hàng hóa.

Chứng từ vận tải và xuất xứ

Sau khi hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp sẽ nhận được các chứng từ liên quan đến vận tải và xuất xứ hàng hóa:

• Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Sử dụng đối với hàng vận chuyển bằng đường biển.
• Vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB): Sử dụng đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo các hiệp định thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Hồ sơ chuyên ngành theo từng loại hàng hóa

Tùy thuộc vào mã HS và chính sách quản lý của từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm các hồ sơ chuyên ngành như:

• Mỹ phẩm nhập khẩu: Số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm.
• Thực phẩm chức năng: Hồ sơ công bố sản phẩm hoặc các thủ tục kiểm tra theo quy định.
• Máy móc thiết bị đã qua sử dụng: Hồ sơ kỹ thuật hoặc chứng thư giám định khi pháp luật yêu cầu.
• Hóa chất: Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) và các hồ sơ khai báo liên quan.

Gửi hàng mỹ phẩm từ Nhật về Việt Nam

Chứng từ phục vụ nhận hàng tại Việt Nam

Khi hàng cập cảng hoặc sân bay tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:

• Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): Thông báo thời gian hàng đến và các khoản phí liên quan.
• Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Chứng từ để nhận hàng từ hãng tàu hoặc hãng vận chuyển.
• Tờ khai hải quan điện tử: Căn cứ để thực hiện thủ tục thông quan và nhận hàng.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ sự thống nhất thông tin giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List, Vận đơn và C/O trước khi hàng rời Nhật Bản. Những sai lệch về tên doanh nghiệp, mô tả hàng hóa, số lượng hoặc trọng lượng có thể khiến cơ quan hải quan yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra bổ sung, làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.

Bảng giá gửi hàng từ Nhật về Việt Nam

Ngân sách logistics luôn tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán. Việc xác định phí gửi hàng từ Nhật về Việt Nam không chỉ đơn thuần dựa trên cân nặng thực tế.

Đối với đường hàng không, cước gửi hàng từ Nhật về Việt Nam được tính dựa trên khái niệm Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Hãng bay sẽ so sánh giữa Trọng lượng thực tế (Gross Weight) và Trọng lượng thể tích (Volume Weight). Số nào lớn hơn sẽ được nhân với đơn giá. Mức giá trung bình cho hàng không thường dao động từ 1.5 USD đến 3.5 USD/kg tùy mốc trọng lượng (+45kg, +100kg, +300kg).

Đối với vận tải đường biển hàng lẻ (LCL), giá gửi hàng từ Nhật về Việt Nam được tính theo số khối (CBM). Cước phí vận tải chính (Ocean Freight) từ các cảng chính của Nhật (như Yokohama, Kobe, Osaka) về Việt Nam thường khá rẻ, đôi khi có cước âm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đến các khoản phụ phí nội địa (Local Charges) tại cảng đích như phí THC, phí chứng từ, phí vệ sinh container, hoặc phí dỡ hàng khỏi kho CFS.

Lưu ý: Bảng giá dưới đây chỉ mang tính chất dự toán định hướng. Cước phí thực tế thay đổi liên tục theo phụ phí nhiên liệu và sự điều tiết cung cầu chỗ (space) của các hãng tàu, hãng bay.

Thời gian gửi hàng từ Nhật về Việt Nam mất bao lâu?

Yếu tố thời gian quyết định trực tiếp đến kế hoạch sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp. Việc xác định gửi hàng từ Nhật về Việt Nam bao lâu phụ thuộc vào phương thức vận tải và điểm xuất phát.

Với đường hàng không, các chuyến bay thẳng từ Narita (NRT) hoặc Kansai (KIX) về Nội Bài (HAN) hay Tân Sơn Nhất (SGN) thường diễn ra trong ngày. Tính cả thời gian chờ tại kho và xử lý thủ tục hải quan hai đầu, tổng thời gian Door-to-Door thường mất khoảng từ 2 đến 4 ngày làm việc.

Với đường biển, thời gian vận chuyển (Transit Time) từ các cảng Nhật Bản về Việt Nam dao động từ 7 đến 14 ngày. Cụ thể, tuyến từ Yokohama về Hải Phòng mất khoảng 7-9 ngày, tuyến từ Osaka về Cát Lái mất khoảng 8-11 ngày. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cộng thêm từ 1 đến 3 ngày cho khâu xử lý thủ tục thông quan nhập khẩu và đưa hàng về kho bãi nội địa.

Kinh nghiệm gửi hàng từ Nhật về Việt Nam an toàn

Để hạn chế rủi ro hỏng hóc hàng hóa và tránh phát sinh chi phí lưu bãi, chủ hàng cần trang bị một số kinh nghiệm nghiệp vụ thực tế.

• Chú trọng quy cách đóng gói bao bì: Hàng hóa đi đường biển dài ngày cần được đóng trên pallet chắc chắn, quấn màng co và chằng buộc cẩn thận để tránh xô lệch khi sóng lớn. Đối với hàng không, nên thiết kế thùng carton gọn nhẹ, cắt giảm khoảng trống thừa để tối ưu Trọng lượng thể tích (VW), giúp giảm áp lực chi phí cước bay.
• Tối ưu hóa thuế nhập khẩu thông qua Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Việt Nam và Nhật Bản là thành viên của nhiều hiệp định thương mại tự do. Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác Nhật Bản cung cấp C/O Form VJ hoặc Form AJ hợp lệ. Việc này giúp lô hàng được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, tiết kiệm đáng kể ngân sách.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ trước khi hàng cập cảng: Nhân viên chứng từ cần rà soát kỹ sự đồng nhất dữ liệu giữa Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói và Vận đơn. Mọi sai sót nhỏ về số lượng, trọng lượng hay mô tả hàng hóa đều có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu kiểm hóa, làm chậm trễ tiến độ giao hàng.

Tiêu chí lựa chọn đơn vị gửi hàng Nhật Việt uy tín

Một đối tác logistics có năng lực không chỉ hỗ trợ vận chuyển mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chứng từ, tiến độ giao hàng và các thủ tục xuất nhập khẩu phát sinh trong quá trình vận hành. Tiêu chí đầu tiên để đánh giá là mạng lưới đại lý tại nước sở tại. Đơn vị forwarder cần có hợp đồng tải cứng với hãng tàu, hãng bay và có kho bãi tập kết hàng tiện lợi tại các trung tâm công nghiệp lớn của Nhật Bản.

Tiêu chí thứ hai là năng lực xử lý hải quan đầu Việt Nam. Một đơn vị cung cấp dịch vụ tốt phải có đội ngũ nhân sự hiện trường am hiểu chính sách mặt hàng. Họ có khả năng tư vấn trước các thủ tục giấy phép, kiểm tra chất lượng và xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh tại chi cục hải quan.

Cuối cùng là sự minh bạch trong cấu trúc báo giá. Đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ cung cấp chi tiết các hạng mục cước vận tải quốc tế, phụ phí xếp dỡ, phí thủ tục hải quan và cước xe tải nội địa. Sự rõ ràng này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, tránh bị tính thêm các khoản phụ phí ẩn sau khi lô hàng đã lên tàu.

Kết luận

Mỗi lô hàng từ Nhật Bản sẽ có những yêu cầu khác nhau về chứng từ, phương thức vận chuyển và thời gian giao nhận. Việc hiểu rõ quy trình nhập khẩu ngay từ đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn chi phí logistics, chủ động kế hoạch kinh doanh và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải quốc tế và xuất nhập khẩu, Air and Sea Global hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án vận chuyển phù hợp, xử lý thủ tục hải quan và theo dõi tiến độ hàng hóa từ Nhật Bản về Việt Nam một cách hiệu quả.