Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, việc kiểm soát các khoản phụ phí tại cảng luôn là bài toán đòi hỏi sự tỉ mỉ của nhân sự chứng từ. Sau khi rút hàng tại kho, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn trả vỏ rỗng về bãi (depot) và thường xuyên bắt gặp một khoản tiền mang tên Container Cleaning Fee trên hóa đơn. Vậy thực chất phí vệ sinh container là gì và khoản tiền này được tính toán dựa trên cơ sở nghiệp vụ nào? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ bản chất của loại phụ phí này, đồng thời hướng dẫn cách quản lý tình trạng vỏ để doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí bồi thường không đáng có. 

Phí vệ sinh container là gì?

Phí vệ sinh container (Container Cleaning Fee) là khoản chi phí phát sinh khi container cần được làm sạch trước khi tiếp tục đưa vào khai thác hoặc bàn giao cho khách hàng tiếp theo. Khoản phí này thường được áp dụng sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc dỡ hàng và trả container rỗng về depot hoặc địa điểm do hãng tàu chỉ định. Mục đích là đảm bảo container đáp ứng yêu cầu về vệ sinh trước khi được sử dụng cho lô hàng mới. Tuy nhiên, không phải mọi container khi trả đều phát sinh khoản phí này.

Sau khi hàng hóa được lấy ra khỏi container, doanh nghiệp có trách nhiệm trả container đúng thời gian và đúng tình trạng theo quy định của hãng tàu hoặc depot. Nếu bên trong container vẫn còn rác, bao bì, pallet, có mùi hoặc bám bẩn vượt quá tiêu chuẩn tiếp nhận, đơn vị quản lý có thể yêu cầu vệ sinh trước khi nhận lại container. Chi phí vệ sinh sẽ được tính theo chính sách của hãng tàu hoặc depot tại thời điểm trả container. Vì vậy, việc kiểm tra và làm sạch container trước khi trả là bước doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Vệ sinh container trước khi trả

Phí vệ sinh container viết tắt là gì?

Hiện nay, không có một ký hiệu viết tắt thống nhất cho phí vệ sinh container. Tùy theo từng hãng tàu, depot hoặc đơn vị phát hành hóa đơn, khoản phí này có thể được thể hiện dưới nhiều tên gọi khác nhau. Phổ biến nhất là Container Cleaning Fee, Cleaning Fee hoặc Cleaning Charge. Do đó, khi nhận bảng kê local charges hoặc Debit Note, doanh nghiệp nên kiểm tra nội dung từng khoản phí để xác định đúng bản chất của chi phí, thay vì chỉ dựa vào tên gọi hoặc ký hiệu.

Khi nào phát sinh phí vệ sinh container?

Phí vệ sinh container không phát sinh ngay khi doanh nghiệp trả container rỗng. Khoản phí này chỉ được áp dụng khi container không đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh theo quy định của hãng tàu hoặc depot tiếp nhận. Trước khi xác nhận hoàn tất việc trả container, depot sẽ kiểm tra tình trạng thực tế để đánh giá có cần vệ sinh hay không.

Container còn sót hàng hóa hoặc vật liệu chèn lót

Sau khi dỡ hàng, trong container có thể vẫn còn pallet, dây chằng, túi khí chèn hàng, giấy carton hoặc các vật liệu dùng để cố định hàng hóa. Nếu doanh nghiệp không dọn sạch trước khi trả container, depot có thể yêu cầu vệ sinh bổ sung. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến phát sinh phí vệ sinh container.

Container bám bụi bẩn hoặc chất lỏng

Trong quá trình vận chuyển, container có thể bị bám bụi, bùn đất, dầu mỡ hoặc chất lỏng từ hàng hóa. Nếu các vết bẩn này ảnh hưởng đến việc khai thác cho chuyến hàng tiếp theo, depot sẽ yêu cầu làm sạch trước khi tiếp nhận. Tùy mức độ bám bẩn, doanh nghiệp có thể phải thanh toán chi phí vệ sinh theo biểu phí của đơn vị quản lý container.

Container có mùi sau khi dỡ hàng

Một số mặt hàng như thủy sản đông lạnh, hóa chất, nông sản hoặc nguyên liệu có mùi đặc trưng có thể để lại mùi bên trong container sau khi dỡ hàng. Trong trường hợp mùi không thể tự hết hoặc ảnh hưởng đến việc sử dụng cho lô hàng tiếp theo, container sẽ cần được vệ sinh hoặc khử mùi. Đây cũng là trường hợp thường phát sinh thêm chi phí ngoài chi phí vệ sinh thông thường.

Container không đáp ứng tiêu chuẩn tiếp nhận của depot

Mỗi depot hoặc hãng tàu đều có tiêu chuẩn riêng đối với container rỗng trước khi tiếp nhận. Nếu container chưa đạt yêu cầu về vệ sinh, doanh nghiệp có thể được yêu cầu vệ sinh lại hoặc chấp nhận thanh toán khoản phí do depot thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra container trước khi điều xe đến điểm trả để tránh mất thêm thời gian và chi phí.

Vệ sinh container khi hoàn tất việc lấy hàng và chuẩn bị trả container

Ai là người chịu phí vệ sinh container?

Thông thường, bên sử dụng container là bên có trách nhiệm trả container trong tình trạng đáp ứng yêu cầu của hãng tàu hoặc depot. Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp nhận hàng thường là đơn vị sử dụng container từ khi lấy container tại cảng đến khi trả container rỗng. Nếu container không đạt tiêu chuẩn vệ sinh khi trả, doanh nghiệp nhập khẩu có thể là bên phải thanh toán khoản phí này.

Đối với hàng xuất khẩu, trách nhiệm thanh toán sẽ phụ thuộc vào quá trình sử dụng container và thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng vận chuyển. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói của forwarder, phạm vi trách nhiệm đối với các khoản phí phát sinh sẽ được quy định trong hợp đồng hoặc báo giá dịch vụ. Vì vậy, trước khi nhận container hoặc ký hợp đồng vận chuyển, doanh nghiệp nên làm rõ trách nhiệm của từng bên để hạn chế tranh chấp về sau.

Mức phí vệ sinh container hiện nay là bao nhiêu?

Chi phí logistics luôn là yếu tố doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vậy phí vệ sinh container bao nhiêu tiền? Mức thu thực tế phụ thuộc vào biểu giá của từng hãng tàu, loại container và kích thước container. Đối với container khô thông thường (Dry container):

• Container 20 feet: Mức phí dao động từ 150.000 VNĐ đến 250.000 VNĐ ( Giá tham khảo).
• Container 40 feet / 40HC: Mức phí dao động từ 250.000 VNĐ đến 400.000 VNĐ ( Giá tham khảo).

Đối với container lạnh (Reefer container) hoặc container đặc biệt (Open Top, Flat Rack): Mức phí thường cao hơn, dao động từ 500.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ. Nguyên nhân là vỏ lạnh cần vệ sinh kỹ hệ thống xả nước, khử mùi thực phẩm hoặc hải sản để không ảnh hưởng đến lô hàng sau. Các mức giá này là phí cơ bản thu trên hóa đơn Local Charges. Nếu container quá bẩn, bãi sẽ áp dụng đơn giá rửa hóa chất thực tế tại hiện trường.

Xem thêm: Các Loại Container Và Kích Thước Tiêu Chuẩn ISO

Những trường hợp phải trả thêm chi phí ngoài phí vệ sinh

Thực tế tại bãi depot, không ít trường hợp doanh nghiệp phải móc hầu bao trả thêm tiền dù đã đóng phí vệ sinh cơ bản cho hãng tàu. Điều này xảy ra khi tình trạng container vượt quá mức vệ sinh thông thường. Các trường hợp phát sinh bao gồm:

• Lưu lại rác thải công nghiệp: Khách hàng không dọn sạch pallet gãy, vật liệu chèn lót (dunnage), dây đai nhựa, cáp chằng buộc bên trong vỏ.
• Đổ tràn hóa chất, dầu nhớt: Hàng hóa bị rò rỉ ngấm xuống sàn gỗ container. Trường hợp này bãi bắt buộc phải dùng hóa chất tẩy rửa chuyên dụng.
• Mùi hôi bám lâu ngày: Thường gặp khi nhập khẩu các loại da thuộc, phế liệu, nông sản bị ẩm mốc. Khi gặp các tình trạng này, nhân viên bãi sẽ báo giá trực tiếp cho tài xế dựa trên mức độ bẩn. Nếu tài xế không thanh toán, bãi có quyền từ chối nhận vỏ rỗng.

Quy trình kiểm tra container trước khi trả

Trước khi tiếp nhận container rỗng, depot sẽ kiểm tra tình trạng thực tế của container để xác định có đáp ứng yêu cầu bàn giao hay không. Quy trình này giúp hãng tàu đánh giá khả năng tiếp tục khai thác container và làm căn cứ nếu phát sinh chi phí vệ sinh hoặc sửa chữa. Việc nắm rõ quy trình kiểm tra cũng giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các vấn đề trước khi điều xe đến depot.

Kiểm tra bên trong container

Nhân viên depot sẽ kiểm tra sàn, vách, trần và cửa container để xác định còn sót hàng hóa, bao bì, pallet, dây chằng hoặc vật liệu chèn lót hay không. Đồng thời, họ cũng đánh giá tình trạng bụi bẩn, nước đọng, mùi hoặc các dấu vết do hàng hóa để lại. Nếu container chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể được yêu cầu vệ sinh trước khi depot chính thức tiếp nhận.

Kiểm tra bên ngoài container

Bên cạnh yếu tố vệ sinh, depot cũng kiểm tra tình trạng kỹ thuật của container như vết móp, thủng, biến dạng, hư hỏng cửa, khóa hoặc các bộ phận khác. Đây là bước nhằm xác định container có đủ điều kiện tiếp tục khai thác hay cần sửa chữa trước khi đưa vào sử dụng. Nếu phát hiện hư hỏng, depot sẽ ghi nhận hiện trạng và thông báo để các bên liên quan xử lý theo quy định.

Xác nhận hoàn tất việc trả container

Sau khi container đáp ứng yêu cầu về vệ sinh và tình trạng kỹ thuật, depot sẽ xác nhận đã nhận container rỗng. Doanh nghiệp nên lưu lại EIR (Equipment Interchange Receipt) hoặc các chứng từ xác nhận trả container để làm căn cứ đối chiếu nếu phát sinh khiếu nại về sau.

Quy trình vệ sinh container

Cách hạn chế phát sinh phí vệ sinh container

• Lưu ý từ khâu đóng gói xuất khẩu: Yêu cầu đối tác nước ngoài đóng gói hàng hóa bằng bao bì chắc chắn, quấn màng co pallet cẩn thận để tránh rách vỡ và rò rỉ dung dịch.
• Trách nhiệm tại kho đích: Bộ phận kho cần chủ động dọn dẹp vỏ container, không nên phó mặc hoàn toàn cho tài xế kéo vỏ.
• Kiểm tra phiếu hạ rỗng (EIR): Nhắc nhở tài xế kiểm tra kỹ EIR xem có bị ghi chú ‘vỏ bẩn, có mùi’ không để báo ngay cho bộ phận chứng từ xử lý kịp thời.

Phân biệt phí vệ sinh container với các loại phí khác

Nhiều người mới làm ngành xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn phí vệ sinh với một số phụ phí liên quan đến vỏ container. Việc hiểu đúng bản chất giúp nhân sự kiểm tra hóa đơn chính xác hơn.

• Phí sửa chữa container (Repair fee): Áp dụng khi vỏ bị móp méo, rách vách, thủng nóc hoặc gãy đà. Phí này dùng để khôi phục cấu trúc vật lý của vỏ, khác hoàn toàn với việc làm sạch.
• Phí nâng hạ (Lift on / Lift off – LOLO): Là phí trả cho cảng hoặc bãi để dùng cẩu gắp container lên xe đầu kéo hoặc hạ từ xe xuống bãi.
• Phí lưu vỏ (DET – Detention): Áp dụng khi doanh nghiệp mượn vỏ rỗng về kho quá số ngày miễn phí quy định của hãng tàu.

Những lưu ý quan trọng khi thanh toán phí vệ sinh container

Trước khi thanh toán, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ bảng kê chi phí do hãng tàu hoặc depot cung cấp. Nếu phát sinh phí vệ sinh container, cần xác định rõ nguyên nhân và đối chiếu với tình trạng thực tế của container tại thời điểm trả. Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp có thể đề nghị depot cung cấp hình ảnh hoặc biên bản kiểm tra để làm căn cứ đối chiếu.

Doanh nghiệp cũng nên lưu giữ đầy đủ các chứng từ như EIR (Equipment Interchange Receipt), phiếu xác nhận trả container và hình ảnh container trước khi bàn giao. Đây là những tài liệu quan trọng nếu phát sinh khiếu nại hoặc cần làm rõ trách nhiệm giữa các bên. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xử lý diễn ra nhanh hơn và hạn chế những tranh chấp không cần thiết.

Nếu sử dụng dịch vụ của forwarder, doanh nghiệp nên trao đổi trước về các khoản chi phí có thể phát sinh khi trả container rỗng. Việc hiểu rõ phạm vi dịch vụ và trách nhiệm của từng bên sẽ giúp chủ động hơn trong việc kiểm soát ngân sách và tránh những chi phí ngoài kế hoạch.

Kết luận

Phí vệ sinh container là khoản chi phí có thể phát sinh khi container không đáp ứng yêu cầu về vệ sinh tại thời điểm trả về depot hoặc hãng tàu. Mặc dù không phải lô hàng nào cũng bị thu khoản phí này, doanh nghiệp vẫn nên nắm rõ nguyên nhân phát sinh, quy trình kiểm tra container và trách nhiệm của các bên để chủ động kiểm soát chi phí.

Bên cạnh việc vệ sinh container sau khi rút hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ tình trạng container trước khi bàn giao và lưu lại các chứng từ liên quan như EIR hoặc biên bản trả container. Những bước chuẩn bị này giúp hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến và thuận lợi hơn khi đối chiếu nếu có tranh chấp.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, Air & Sea Global hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn phương án vận chuyển, theo dõi quá trình giao nhận và kiểm soát các khoản Local Charges phát sinh trong từng lô hàng. Đồng hành cùng một đơn vị logistics am hiểu nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc lập kế hoạch chi phí, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.