Thủ tục xuất khẩu thực phẩm là một trong những nghiệp vụ đòi hỏi tính chính xác cao do đặc thù sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Để đưa các mặt hàng nông sản, thực phẩm chế biến, đồ uống từ Việt Nam ra thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần đáp ứng nhiều quy định nghiêm ngặt của cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.
Bài viết này sẽ hệ thống lại toàn bộ quy trình, hồ sơ hải quan, các loại giấy phép chuyên ngành và những lưu ý thực tế để giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khâu vận hành logistics.
Thủ Tục Xuất Khẩu Thực Phẩm Là Gì?
Thủ tục xuất khẩu thực phẩm là quá trình chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, xử lý chứng từ chuyên ngành và tổ chức vận chuyển để đưa hàng thực phẩm từ Việt Nam ra nước ngoài.
Về nghiệp vụ, thủ tục này thường gồm 4 nhóm việc chính:
- Kiểm tra mã HS, chính sách xuất khẩu và yêu cầu của nước nhập khẩu.
- Chuẩn bị hồ sơ thương mại, hồ sơ hải quan và hồ sơ vận tải.
- Xin giấy chứng nhận chuyên ngành nếu mặt hàng hoặc thị trường yêu cầu.
- Truyền tờ khai hải quan điện tử, đưa hàng ra cảng hoặc sân bay và hoàn thiện bộ chứng từ gửi buyer.
Điểm cần lưu ý là thủ tục xuất khẩu thực phẩm không phải một mẫu hồ sơ cố định. Có lô hàng chỉ cần chứng từ thương mại và tờ khai hải quan. Nhưng cũng có lô hàng cần thêm kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, chứng thư an toàn thực phẩm, Health Certificate, C/O hoặc chứng từ theo yêu cầu riêng của thị trường nhập khẩu.
Thực phẩm xuất khẩu
Điều kiện cần đáp ứng để xuất khẩu thực phẩm
Để một lô hàng thực phẩm đủ điều kiện thông quan và thâm nhập vào thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần đáp ứng hai nhóm tiêu chuẩn chính.
Điều kiện tại Việt Nam
Trước khi tính đến chuyện xuất khẩu, doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại phải tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm trong nước. ùy loại hình sản xuất và mặt hàng, cơ sở có thể cần Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc hồ sơ tương ứng. Một số trường hợp không phải xin giấy chứng nhận, nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện an toàn thực phẩm theo quy định.
Nhiều trường hợp doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến như ISO 22000, HACCP, GMP. Khi có các chứng nhận này, quy trình xin cấp giấy phép xuất khẩu chuyên ngành sẽ thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn. Hàng hóa xuất khẩu cũng cần có nhãn mác rõ ràng, thành phần không chứa các chất cấm theo quy định của Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hoặc Bộ Công Thương tùy theo mặt hàng.
Điều kiện của nước nhập khẩu
Mỗi quốc gia hoặc khu vực có một hàng rào kỹ thuật riêng đối với thực phẩm nhập khẩu. Các tiêu chuẩn này thường xuyên thay đổi và yêu cầu doanh nghiệp phải cập nhật liên tục.
Ví dụ, khi xuất khẩu vào thị trường Mỹ, doanh nghiệp phải đăng ký mã số FDA (Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ) và thông báo trước (Prior Notice) cho từng lô hàng. Đối với thị trường châu Âu (EU), sản phẩm phải vượt qua các bài kiểm tra dư lượng thuốc bảo vệ thực vật khắt khe theo tiêu chuẩn EFSA. Trong khi đó, thị trường Trung Quốc hiện nay yêu cầu các nhà sản xuất thực phẩm nước ngoài phải đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống của Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC) theo Lệnh 248.
Thực phẩm xuất khẩu cần đảm bảo tiêu chuẩn nghiêm ngặt
Hồ Sơ Thủ Tục Xuất Khẩu Thực Phẩm Gồm Những Gì?
ồ sơ thủ tục xuất khẩu thực phẩm thường được chia thành 4 nhóm: hồ sơ thương mại, hồ sơ hải quan, hồ sơ vận tải và hồ sơ chuyên ngành.
Hồ sơ thương mại
Hồ sơ thương mại là nhóm chứng từ cơ bản trong hầu hết các lô hàng xuất khẩu, gồm:
- Hợp đồng ngoại thương.
- Hóa đơn thương mại.
- Phiếu đóng gói hàng hóa.
- Đơn đặt hàng hoặc xác nhận đơn hàng nếu có.
- Thông tin sản phẩm, quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng và điều kiện giao hàng.
Các thông tin trên hợp đồng, invoice, packing list và tờ khai hải quan cần khớp nhau. Nếu tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá hoặc điều kiện giao hàng không thống nhất, doanh nghiệp có thể phải sửa chứng từ hoặc giải trình.
Hồ sơ hải quan
Hồ sơ hải quan đối với hàng thực phẩm xuất khẩu thường gồm:
- Tờ khai hải quan điện tử đối với hàng xuất khẩu
- Giấy phép xuất khẩu nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép.
- Kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy xác nhận miễn kiểm tra nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
Sau khi tờ khai được tiếp nhận, hệ thống hải quan sẽ trả kết quả phân luồng để xác định hình thức kiểm tra đối với lô hàng. Với luồng xanh, tờ khai được xử lý nhanh hơn theo quy định. Với luồng vàng, doanh nghiệp cần xuất trình hồ sơ để kiểm tra. Với luồng đỏ, hàng có thể bị kiểm tra thực tế tại cảng, ICD, kho hàng không hoặc địa điểm kiểm tra được chấp thuận.
Hồ sơ vận tải
Hồ sơ vận tải phục vụ việc đưa hàng từ Việt Nam đến nước nhập khẩu. Nhóm này thường gồm:
- Booking Confirmation.
- Shipping Instruction.
- Chứng từ vận tải, gồm Bill of Lading đối với hàng đi đường biển hoặc Air Waybill đối với hàng đi đường hàng không.
- Phiếu cân hàng.
- Thông tin container nếu vận chuyển bằng đường biển.
- Biên bản giao nhận hàng tại kho, cảng hoặc sân bay.
Với hàng lạnh hoặc hàng đông lạnh, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm nhiệt độ cài đặt container lạnh, tình trạng container, thời gian đóng hàng và yêu cầu theo dõi nhiệt độ nếu buyer yêu cầu.
Hồ sơ chuyên ngành
Hồ sơ chuyên ngành phụ thuộc vào từng loại thực phẩm và thị trường nhập khẩu. y từng mặt hàng và yêu cầu của thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị các chứng từ như:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật đối với nông sản, rau củ, trái cây, hạt hoặc sản phẩm có nguồn gốc thực vật.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật đối với thịt, sữa, trứng hoặc sản phẩm có nguồn gốc động vật.
- Chứng thư an toàn thực phẩm đối với một số lô hàng thủy sản xuất khẩu theo yêu cầu thị trường.
- Health Certificate nếu nước nhập khẩu hoặc buyer yêu cầu.
- C/O để chứng minh xuất xứ hàng hóa và hỗ trợ người nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ.
- COA, chứng nhận hun trùng, chứng nhận Halal, Organic hoặc chứng nhận chất lượng theo yêu cầu hợp đồng.
Doanh nghiệp cần phân biệt rõ chứng từ phục vụ thông quan tại Việt Nam và chứng từ phục vụ nhập khẩu tại nước đến. Không phải chứng từ nào buyer yêu cầu cũng là điều kiện thông quan tại Việt Nam, nhưng thiếu chứng từ có thể khiến người nhập khẩu gặp khó khi làm thủ tục hoặc thanh toán.
4. Hồ sơ chuyên ngành
Tùy vào nguồn gốc, thành phần và yêu cầu của nước nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị một số giấy chứng nhận sau:
Thực phẩm có nguồn gốc thực vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
Ví dụ: trái cây tươi, rau củ, hạt giống, nông sản thô.
Với nhóm hàng có nguồn gốc động vật: doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về kiểm dịch động vật hoặc kiểm dịch sản phẩm động vật trước khi xuất khẩu.
Ví dụ: thịt, sữa, trứng, sản phẩm chế biến từ động vật.
Đối với thủy sản xuất khẩu:
- Chứng thư an toàn thực phẩm
- Chứng thư theo yêu cầu của cơ quan quản lý nước nhập khẩu
Ví dụ: tôm đông lạnh, cá tra, cá ngừ, mực, bạch tuộc.
Các chứng từ bổ sung thường được yêu cầu
Ngoài các giấy tờ nêu trên, nhiều thị trường hoặc khách hàng còn yêu cầu thêm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), dùng để xác nhận nguồn gốc xuất xứ của lô hàng.
- Health Certificate – Giấy chứng nhận y tế hoặc vệ sinh thực phẩm
- Certificate of Analysis (COA) – Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm
- Chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)
- Chứng nhận chất lượng sản phẩm
- Chứng nhận Halal
- Chứng nhận Organic hoặc các chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế khác
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải tất cả các chứng từ do khách hàng yêu cầu đều là điều kiện bắt buộc để thông quan tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu thiếu các giấy tờ này, người nhập khẩu có thể không hoàn tất được thủ tục nhập khẩu tại nước sở tại hoặc từ chối nhận bộ chứng từ thanh toán. Vì vậy, cần xác nhận đầy đủ yêu cầu chứng từ với đối tác ngay từ khi ký hợp đồng xuất khẩu.
Quy Trình Thực Hiện Thủ Tục Xuất Khẩu Thực Phẩm
Quy trình xuất khẩu thực phẩm đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận chứng từ, bộ phận hiện trường và các cơ quan quản lý nhà nước. Dưới đây là các bước nghiệp vụ cơ bản.
Bước 1: Kiểm tra chính sách và chuẩn bị hàng hóa
Doanh nghiệp cần xác định rõ mã HS code của sản phẩm để biết được các chính sách quản lý chuyên ngành tương ứng. Dựa vào yêu cầu của đối tác nhập khẩu, doanh nghiệp tiến hành gửi mẫu đi kiểm nghiệm tại các trung tâm kiểm định được chỉ định để lấy kết quả làm cơ sở xin giấy phép.
Bước 2: Xin cấp các giấy phép chuyên ngành
Song song với việc sản xuất và đóng gói, bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành nộp hồ sơ xin cấp các loại giấy chứng nhận cần thiết như Health Certificate, Certificate of Free Sale hoặc Phytosanitary Certificate. Thời gian xin giấy phép thường kéo dài từ 3 đến 7 ngày làm việc tùy cơ quan tiếp nhận. Doanh nghiệp cần tính toán thời gian (lead time) hợp lý để không trễ lịch tàu.
Bước 3: Đặt chỗ (Booking) và lấy container rỗng
Doanh nghiệp làm việc với hãng tàu, hãng hàng không hoặc công ty forwarder (như Air & Sea Global) để chốt lịch vận chuyển và lấy Booking Note. Với hàng đường biển (FCL), doanh nghiệp mang lệnh cấp rỗng ra cảng/depot lấy container về kho đóng hàng. Riêng hàng thực phẩm yêu cầu bảo quản lạnh, bộ phận logistics cần kiểm tra kỹ tình trạng hoạt động và cài đặt nhiệt độ của container lạnh (Reefer container) trước khi đóng hàng.
Container lạnh sử dụng để xuất nhập khẩu thực phẩm
See more: Logistics đường biển cho doanh nghiệp – tối ưu chuỗi cung ứng
Bước 4: khai báo hải quan điện tử
Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan thực hiện khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử ( ECUS/VNACCS) để truyền dữ liệu tờ khai. Sau khi tờ khai được tiếp nhận, hệ thống sẽ trả kết quả phân luồng để xác định hình thức kiểm tra đối với lô hàng.
- Luồng xanh: Hệ thống chấp nhận thông quan, chỉ cần thanh lý tờ khai.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, chứng từ của lô hàng.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa tại địa điểm kiểm tra phù hợp.
See more: Quy trình khai báo hải quan hàng xuất nhập khẩu chuẩn xác, dễ thông quan
Bước 5: Thanh lý hải quan và hạ bãi chờ xuất
Sau khi tờ khai được thông quan, nhân viên giao nhận tiến hành đóng dấu thanh lý tờ khai, hạ container tại bãi chờ xuất (hàng FCL) hoặc giao hàng vào kho CFS (hàng LCL). Lô hàng sau đó sẽ được xếp lên phương tiện vận tải quốc tế để giao đến cảng đích.
Các Loại Giấy Chứng Nhận Thường Gặp Khi Xuất Khẩu Thực Phẩm
Khi làm thủ tục xuất khẩu thực phẩm, doanh nghiệp thường gặp các loại giấy chứng nhận sau:
- Health Certificate: Giấy chứng nhận y tế hoặc chứng nhận vệ sinh thực phẩm, thường được yêu cầu khi nước nhập khẩu hoặc buyer cần xác nhận sản phẩm phù hợp cho người tiêu dùng.
- Phytosanitary Certificate: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, áp dụng với nông sản, rau củ, trái cây, hạt và các sản phẩm có nguồn gốc thực vật.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật: Thường áp dụng với thịt, sữa, trứng hoặc sản phẩm chế biến từ động vật thuộc diện kiểm dịch.
- Chứng thư an toàn thực phẩm thủy sản: Thường sử dụng cho các lô hàng thủy sản xuất khẩu vào thị trường có yêu cầu kiểm tra và chứng nhận.
- C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giúp chứng minh xuất xứ và hỗ trợ người nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế quan nếu đáp ứng quy tắc xuất xứ.
- COA (Certificate of Analysis): Phiếu kết quả phân tích hoặc kiểm nghiệm sản phẩm, thể hiện các chỉ tiêu như vi sinh, kim loại nặng, dư lượng, thành phần dinh dưỡng hoặc các tiêu chí chất lượng khác.
Ngoài các chứng từ trên, một số khách hàng có thể yêu cầu thêm các chứng nhận như Halal, Kosher, Organic, HACCP, ISO 22000, BRC hoặc FSSC 22000. Đây thường là các yêu cầu thương mại hoặc tiêu chuẩn thị trường, không phải giấy tờ hải quan bắt buộc cho mọi lô hàng.
Chi Phí Thực Hiện Thủ Tục Xuất Khẩu Thực Phẩm
Để tính toán giá bán FOB hoặc CIF, doanh nghiệp cần nắm rõ cấu thành chi phí trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu thực phẩm. Tùy từng lô hàng, doanh nghiệp thường cần dự tính các khoản phí như:
- Lệ phí hải quan nộp cho ngân sách nhà nước theo quy định.
- Chi phí kiểm nghiệm sản phẩm tại đơn vị kiểm nghiệm phù hợp, nếu mặt hàng hoặc buyer yêu cầu.
- Lệ phí xin cấp giấy phép chuyên ngành (HC, CFS, Kiểm dịch).
- Chi phí vận tải nội địa (Trucking) từ kho ra cảng hoặc sân bay.
- Các khoản phụ phí tại cảng (Local charges) như THC, Bill fee, Seal, Terminal Handling Charge.
- Cước vận tải biển (Ocean Freight) hoặc cước hàng không (Air Freight) nếu xuất khẩu theo điều kiện nhóm C hoặc D.
- Phí dịch vụ đại lý hải quan nếu doanh nghiệp thuê đơn vị ngoài hỗ trợ.
Việc kiểm soát tốt hồ sơ từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro phát sinh phí lưu kho bãi (DEM/DET) do chậm trễ thông quan.
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Xuất Khẩu Thực Phẩm
Trước khi thực hiện xuất khẩu thực phẩm, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây để hạn chế rủi ro và đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra thuận lợi:
- Không nên chốt hợp đồng chỉ dựa trên giá bán và cước vận chuyển. Với thực phẩm, yêu cầu chứng nhận, kiểm nghiệm, nhãn hàng và điều kiện nhập khẩu tại nước đến có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng. Doanh nghiệp nên kiểm tra những yêu cầu này trước khi cam kết ngày giao hàng với buyer.
- Cần thống nhất tên hàng trên toàn bộ chứng từ. Tên hàng trên invoice, packing list, tờ khai hải quan, C/O, Health Certificate, phiếu kiểm nghiệm, nhãn hàng và vận đơn nên được rà soát kỹ. Nếu cùng một sản phẩm nhưng mỗi chứng từ ghi một cách khác nhau, cơ quan chức năng hoặc buyer có thể yêu cầu giải trình.
- Cần kiểm soát số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Đây là nhóm thông tin rất nhạy với thực phẩm. Nếu phiếu kiểm nghiệm thể hiện một số lô nhưng hàng xuất thực tế là số lô khác, giấy chứng nhận có thể không còn phù hợp với lô hàng.
- Không nên xem C/O là thủ tục đơn giản chỉ để “xin form”. Với hàng thực phẩm có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu hoặc nhiều nguồn nguyên liệu trong nước, doanh nghiệp cần có hồ sơ chứng minh xuất xứ rõ ràng. Hồ sơ này có thể gồm định mức sản xuất, hóa đơn mua nguyên liệu, tờ khai nhập khẩu nguyên liệu, quy trình sản xuất và bảng kê khai xuất xứ.
- Cần chọn phương thức vận chuyển phù hợp với đặc tính hàng. Hàng có hạn sử dụng ngắn, cần giữ lạnh hoặc buyer cần gấp có thể phải đi air freight. Hàng khối lượng lớn, hạn sử dụng dài và đóng container ổn định thường phù hợp với sea freight. Với hàng lạnh đi biển, việc kiểm tra container rỗng, nhiệt độ cài đặt và thời gian chờ tại cảng cần được theo dõi sát.
- Cần lưu trữ hồ sơ sau xuất khẩu. Bộ chứng từ xuất khẩu không chỉ phục vụ việc giao hàng cho buyer mà còn cần cho quyết toán thuế, kiểm tra sau thông quan, đối chiếu thanh toán và xử lý khi có khiếu nại chất lượng. Doanh nghiệp nên lưu cả bản mềm và bản giấy theo quy trình nội bộ.
Dịch Vụ Thủ Tục Xuất Khẩu Thực Phẩm Trọn Gói
Quá trình chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục xuất khẩu thực phẩm liên quan đến nhiều cơ quan ban ngành, đòi hỏi nhân sự thực hiện phải có kinh nghiệm nghiệp vụ vững vàng. Việc sai sót chứng từ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về tài chính và uy tín đối với đối tác quốc tế.
Air & Sea Global (ASG) là đơn vị cung cấp dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu chuyên sâu với hơn 17 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi hiểu rõ bản chất nghiệp vụ của từng nhóm hàng hóa, đặc biệt là thủ tục đối với các mặt hàng thực phẩm, mỹ phẩm và hàng bảo quản lạnh.
Dịch vụ của ASG hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình từ khâu tư vấn xin cấp phép (HC, CFS, C/O), khai báo hải quan, vận tải nội địa đến cước vận chuyển quốc tế. Đội ngũ ASG trực tiếp xử lý vấn đề tại chi cục hải quan và điều phối xe, giúp quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí lưu bãi.
See more: Dịch vụ vận tải hàng không quốc tế nhanh và chính xác
Kết Luận
Thủ tục xuất khẩu thực phẩm đòi hỏi sự chuẩn xác từ khâu chứng từ pháp lý đến vận hành logistics thực tế. Để lô hàng thông quan thuận lợi và giảm áp lực chi phí lưu kho bãi, doanh nghiệp cần bám sát yêu cầu kiểm dịch, vệ sinh an toàn của từng thị trường.
Với kinh nghiệm xử lý thực chiến, Air & Sea Global luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp tháo gỡ các vướng mắc về hồ sơ chuyên ngành, xin giấy phép và truyền tờ khai hải quan. Lựa chọn một đối tác am hiểu nghiệp vụ như Air & Sea Global sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong chuỗi cung ứng, tối ưu thời gian giao hàng và đảm bảo tiến độ cam kết với đối tác quốc tế.
