Trong quản trị chuỗi cung ứng quốc tế, phương thức vận tải hàng không được ưu tiên sử dụng để xử lý các lô hàng cần tiến độ gấp hoặc có giá trị thương mại cao. Tuy nhiên, đi kèm với tốc độ giao hàng nhanh là cấu trúc chi phí lớn và quy trình kiểm soát an ninh khắt khe tại các nhà ga sân bay. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết khái niệm vận chuyển hàng không là gì, quy trình luân chuyển chứng từ, cách tính cước phí và những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tối ưu hóa chi phí logistics.
Vận chuyển hàng không là gì?
Để lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp, doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm và cách vận hành của vận tải hàng không.
Khái niệm vận chuyển hàng không
Vận chuyển hàng không (Air Freight) là phương thức sử dụng máy bay chở hàng chuyên dụng (Freighter) hoặc phần bụng máy bay chở khách (Passenger Aircraft) để di chuyển hàng hóa từ khu vực này sang khu vực khác. Khi tìm hiểu dịch vụ vận chuyển hàng không là gì, điểm mấu chốt nằm ở khả năng kết nối mạng lưới logistics toàn cầu thông qua các cảng hàng không. Các hãng hàng không sẽ phát hành Không vận đơn (Airway Bill) làm biên lai giao nhận và bằng chứng của hợp đồng vận tải.
Vận chuyển hàng không là gì
Đặc điểm của vận chuyển hàng không là gì?
- Phương thức vận tải này mang những đặc thù riêng biệt, phân hóa rõ rệt so với vận tải đường biển (Sea Freight) hay đường bộ.
- Tốc độ giao hàng nhanh: Thời gian vận chuyển (Transit time) thường được tính bằng giờ hoặc ngày. Từ châu Á sang châu Âu hoặc Mỹ chỉ mất khoảng 1 đến 3 ngày bay. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời các đơn hàng Just-In-Time (JIT) hoặc cung cấp linh kiện sản xuất khẩn cấp.
- Mức độ an ninh nghiêm ngặt: Hàng hóa đi đường hàng không ít chịu tác động cơ học như sóng biển hay đường xóc. Quy trình khai thác tại kho sân bay yêu cầu soi chiếu X-ray 100%, giúp hạn chế rủi ro mất cắp, hư hỏng và giảm áp lực chi phí mua bảo hiểm hàng hóa.
- Giới hạn về tải trọng và kích thước: Không gian hầm hàng máy bay có giới hạn. Hàng hóa phải được đóng vào các mâm hoặc thùng nhôm chuyên dụng (ULD – Unit Load Device) để khớp với hệ thống ray trượt. Do đó, phương thức này không phù hợp với hàng siêu trường siêu trọng (OOG) hoặc hàng có giá trị thấp nhưng cồng kềnh.
- Tuân thủ pháp lý khắt khe: Các quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) chi phối nghiêm ngặt việc phân loại hàng hóa. Các mặt hàng chứa hóa chất, pin, từ tính phải có Bảng chỉ dẫn an toàn (MSDS) và khai báo hàng nguy hiểm (DGD) rõ ràng mới đủ điều kiện lên máy bay.
See more: Dịch vụ vận tải hàng không quốc tế nhanh và chính xác
Các hình thức vận chuyển hàng không phổ biến
Tùy vào tuyến đường và tính chất lô hàng, nghiệp vụ hàng không được chia thành các nhóm chính sau.
Vận chuyển hàng không nội địa
Đây là hình thức giao nhận hàng hóa giữa các sân bay trong cùng một quốc gia. Ví dụ tuyến Nội Bài (HAN) đi Tân Sơn Nhất (SGN). Phương thức này giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian phân phối nội địa, đáp ứng các đơn hàng cần giao trong vòng 24 giờ.
Vận chuyển hàng không quốc tế
Hình thức này phục vụ trực tiếp cho hoạt động xuất nhập khẩu. Hàng hóa được vận chuyển qua biên giới, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan tại sân bay xuất phát và sân bay đích. Các lô hàng quốc tế thường được gom và xử lý qua các đại lý khai thác.
Chuyển phát nhanh
Dịch vụ Air Express thường do các hãng chuyển phát toàn cầu như DHL, FedEx, UPS khai thác. Hình thức này phù hợp với bưu phẩm nhỏ, hàng mẫu, tài liệu hoặc chứng từ xuất nhập khẩu. Hãng chuyển phát sẽ cung cấp dịch vụ giao nhận tận nơi (Door to Door) và hỗ trợ thông quan hàng hóa trị giá thấp.
Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Một lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa chủ hàng, đại lý logistics và hãng bay thông qua 6 bước nghiệp vụ chính.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin và báo giá
Nhà xuất khẩu cung cấp chi tiết lô hàng bao gồm tên hàng, số kiện, kích thước và trọng lượng dự kiến. Dựa trên thông tin này, đại lý sẽ kiểm tra lịch bay phù hợp và gửi báo giá vận chuyển hàng không cạnh tranh cho khách hàng.
Bước 2: Đặt chỗ (Booking) và đóng gói
Sau khi chốt giá, đại lý tiến hành xin tải (Booking) với hãng hàng không và gửi Booking Note cho doanh nghiệp. Khách hàng đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn an toàn bay, dán nhãn (Shipping mark) rõ ràng để tránh thất lạc tại kho hàng không.
Bước 3: Vận chuyển ra kho sân bay và hạ hàng
Lô hàng được điều xe tải chở đến các kho hàng không chỉ định (như TCS, SCSC hoặc NCTS, ALSC). Nhân viên hiện trường (Ops) sẽ làm thủ tục cân đo thực tế, dán tem nhãn hàng không và đưa hàng qua máy soi chiếu an ninh trước khi lưu bãi chờ bay.
Bước 4: Khai báo hải quan và thanh lý
Nhân sự chứng từ (Docs) truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm VNACCS dựa trên hồ sơ Invoice và Packing List. Khi có kết quả phân luồng, nhân viên hiện trường làm thủ tục thông quan và thanh lý tờ khai để hàng đủ điều kiện xuất khẩu.
Bước 5: Bay và xử lý hàng tại cảng đích
Hãng hàng không vận chuyển hàng đến sân bay đích. Tại đây, đại lý đầu nhận gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho nhà nhập khẩu để chuẩn bị thủ tục nhận hàng.
Bước 6: Thông quan nhập khẩu và giao hàng
Người mua tiến hành đóng phí vận chuyển hàng không tại kho, nhận lệnh giao hàng (D/O) và mở tờ khai nhập khẩu. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng được kéo về kho của người mua để kết thúc quy trình vận tải.
See more: Dịch vụ hỗ trợ pháp lý xuất nhập khẩu tại Hà Nội chuyên nghiệp, uy tín
Ưu thế của vận chuyển hàng không
Vận tải đường hàng không mang lại những giá trị đặc thù cho chuỗi cung ứng.
Thời gian giao hàng nhanh
Đây là lợi thế lớn nhất. Thời gian Transit time từ châu Á sang châu Âu hoặc Mỹ chỉ mất khoảng 1 đến 3 ngày. Tốc độ này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời các chiến dịch tung sản phẩm mới hoặc xử lý các sự cố đứt gãy linh kiện sản xuất.
Hạn chế rủi ro hư hỏng
Hàng hóa đi đường hàng không ít phải chịu các tác động cơ học mạnh như sóng biển hay đường xóc. Quy trình khai thác tại kho sân bay được chuẩn hóa, giúp giảm thiểu rủi ro móp méo, trầy xước, đảm bảo tình trạng hàng hóa khi đến tay đối tác.
Theo dõi hàng hóa dễ dàng
Doanh nghiệp có thể kiểm tra tình trạng lô hàng theo thời gian thực (Real-time tracking) thông qua số Không vận đơn chủ (Master Airway Bill). Các thông báo cập nhật giờ cất cánh, hạ cánh giúp người mua chủ động sắp xếp kế hoạch nhận hàng.
Phù hợp hàng giá trị cao
Đối với các mặt hàng có giá trị lớn, việc rút ngắn thời gian vận chuyển giúp doanh nghiệp đẩy nhanh vòng quay dòng tiền. Đồng thời, tỷ lệ hao hụt thấp giúp tiết kiệm chi phí bảo hiểm và chi phí đền bù thiệt hại.
Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không
Nhược điểm của vận tải hàng không
Bên cạnh tốc độ, phương thức này có những rào cản kỹ thuật và thương mại nhất định.
Chi phí vận chuyển cao
Cước vận chuyển hàng không thường cao gấp 4 đến 5 lần so với cước đường biển cho cùng một khối lượng. Điều này làm tăng giá vốn hàng bán, đòi hỏi doanh nghiệp phải cân đối bài toán lợi nhuận khi quyết định đi đường bay.
Hạn chế về trọng lượng và kích thước hàng hóa
Máy bay có tải trọng và kích thước khoang chứa cố định. Các lô hàng quá khổ, quá tải (OOG) thường bị từ chối hoặc phải thuê chuyến bay nguyên chiếc (Charter flight) với chi phí rất lớn.
Phụ thuộc thời tiết và lịch bay
Các chuyến bay dễ bị hoãn (delay) hoặc hủy do điều kiện thời tiết xấu như bão, sương mù dày đặc. Ngoài ra, vào mùa cao điểm (Peak season), tình trạng kẹt tải, rớt hàng (Offload) vẫn thường xuyên diễn ra.
Không phù hợp hàng cồng kềnh
Với những mặt hàng có giá trị thấp nhưng chiếm diện tích lớn như vật liệu xây dựng, thức ăn chăn nuôi thô, việc đi đường hàng không sẽ khiến biên lợi nhuận bị âm. Đường biển hoặc đường bộ là giải pháp kinh tế hơn cho các nhóm hàng này.
Những loại hàng hóa thường vận chuyển bằng đường hàng không
Căn cứ vào đặc tính chi phí và tốc độ, các nhóm hàng sau thường xuyên sử dụng đường bay:
- Hàng điện tử: Điện thoại, linh kiện máy tính, vi mạch cần giao nhanh để kịp tiến độ lắp ráp của nhà máy.
- Mỹ phẩm và dược phẩm: Các mặt hàng này nhạy cảm với nhiệt độ và thời gian lưu kho. Doanh nghiệp nhập khẩu thường đi đường Air, kết hợp làm thủ tục công bố mỹ phẩm và kiểm tra chất lượng nhanh chóng để sớm đưa hàng ra thị trường.
- Hàng thời trang: Quần áo, túi xách theo mùa cần cập bến nhanh để đáp ứng xu hướng (Fast fashion).
- Tài liệu, chứng từ: Hồ sơ dự thầu, bộ chứng từ gốc thanh toán LC, hợp đồng ngoại thương.
- Hàng dễ hư hỏng: Thực phẩm tươi sống, hoa quả, hải sản cần giữ độ tươi ngon khi đến tay người tiêu dùng.
Hàng hóa vận chuyển hàng không chuyên biệt
Cách tính cước phí vận chuyển hàng không
Chi phí thực tế của một lô hàng phụ thuộc vào cách tính khối lượng và các loại phụ phí tại sân bay.
Tính theo trọng lượng thực tế
Trọng lượng thực tế (Gross Weight – GW) là số cân nặng thực của lô hàng (bao gồm cả bao bì) khi đặt lên bàn cân tại kho hàng không. Nếu hàng có tỷ trọng nặng, gọn gàng (như linh kiện sắt thép nhỏ), hãng hàng không sẽ lấy Gross Weight làm cơ sở tính cước.
Tính theo trọng lượng quy đổi
Đối với hàng cồng kềnh, chiếm nhiều thể tích khoang máy bay nhưng lại nhẹ (như bông, thùng mút xốp), hãng sẽ tính Trọng lượng quy đổi (Volume Weight – VW). Công thức tính chuẩn theo IATA là: Dài x Rộng x Cao (cm) / 6000. Đại lý sẽ so sánh GW và VW, số nào lớn hơn sẽ được chọn làm Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight).
Các phụ phí thường gặp
Bên cạnh phí vận chuyển hàng không (Ocean/Air freight base), doanh nghiệp thường phải trả thêm các khoản phụ thu:
- Phụ phí nhiên liệu (Fuel Surcharge – FSC).
- Phí an ninh soi chiếu (SSC – Security Surcharge).
- Phí xử lý hàng hóa tại nhà ga (THC – Terminal Handling Charge).
- Phí phát hành vận đơn hàng không (AWB Fee).
Kinh nghiệm lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng không uy tín
Để hàng hóa bay đúng lịch, doanh nghiệp cần tìm một công ty vận chuyển hàng không có năng lực thực chiến. Bạn nên ưu tiên chọn các đại lý vận chuyển hàng không là thành viên của IATA (Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế). Các đơn vị này có mạng lưới đại lý toàn cầu, có khả năng lấy được giá cước tốt từ hãng bay.
Ngoài ra, nên đánh giá năng lực xử lý thủ tục hải quan của họ. Một đại lý tốt không chỉ book cước rẻ mà còn có đội ngũ giao nhận thiện chiến tại kho TCS, Nội Bài, biết cách xử lý nhanh khi hàng bị vướng soi chiếu, sai tem nhãn hoặc kẹt tờ khai.
Vận tải hàng không đóng vai trò cốt lõi trong việc tăng tốc độ dòng chảy thương mại toàn cầu. Hiểu rõ vận chuyển hàng không là gì, nắm bắt cách tính cước và nghiệp vụ khai báo giúp doanh nghiệp dự trù chính xác chi phí logistics. Mặc dù cước phí cao, nhưng nếu biết cách ứng dụng đúng loại hàng hóa và đồng hành cùng một đại lý giao nhận uy tín, doanh nghiệp sẽ tối ưu được hiệu quả kinh doanh, giảm áp lực lưu kho và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
